Eine jährliche Eigentümerversammlung ist Pflicht bei jeder WEG-Verwaltung und bis letztes Jahr war die physische Anwesenheit Pflicht. Doch durch die Corona-Kontaktbeschränkungen ist es nicht immer möglich geeignete Versammlungsorte zu finden. Weiter sind Eigentümer quer durch Deutschland unterwegs, haben einen vollen Terminkalender oder befinden sich im Urlaub. Im schlimmsten Fall stehen Hausverwalter vor leeren Versammlungsräumen.

Seit dem 01.12.2020 trat das neue Wohnungseigentumsgesetz in Kraft durch welches es nun möglich ist online an einer Eigentümerversammlung teilzunehmen. Damit wird nicht nur Zeit und Geld gespart, sondern macht den ganzen Prozess flexibler. Was heißt das im Detail für Sie?

Gesetzliche Anforderungen

Laut § 23 Abs. 1 WEG heißt es: „Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.“.

Bevor die Online-Teilnahme durchgeführt werden kann, muss in einer Eigentümerversammlung ein Beschluss gefasst werden, dass die Eigentümer an einer Versammlung online teilnehmen dürfen. Erst mit der Folgeversammlung ist die Online-Teilnahme möglich. Die Hausverwaltung muss allerdings weiterhin die Möglichkeit bieten, dass die Eigentümer persönlich vor Ort teilnehmen können. Die Wohnungseigentümer können also persönlich als auch online teilnehmen. Die digitale Versammlung darf demnach nicht zum Zwang werden und ersetzt nicht die Präsenzversammlung vor Ort.

Eine Empfehlung ist es, die Versammlung immer hybrid (vor Ort und digital) stattfinden zu lassen, damit den Wohnungseigentümer beide Optionen geboten werden. Als Hausverwaltung fragen Sie die Eigentümer im Vorfeld, wie sie teilnehmen wollen. Die Vorbereitung der Technik ist nicht erforderlich, wenn zum Beispiel alle Eigentümer vor Ort teilnehmen. Im anderen Fall ist kein Versammlungsort nötig, wenn alle Eigentümer digital teilnehmen.

Die Hausverwaltung hat zu Beginn der Versammlung zu prüfen, dass die Versammlung nicht-öffentlich ist und alle teilnehmenden Personen berechtigt sind. Bei einer digitalen oder hybriden Versammlung gestaltet sich dieser Prozess schwieriger. Der Hausverwalter muss prüfen, dass die Eigentümer, die per Video zugeschaltet sind, alleine im Raum sitzen und es keine Beeinflussung durch andere Personen gibt. Weiter darf ein Eigentümer sich nicht aus einem öffentlichen Ort wie ein Café dazu schalten. Hier besteht die Gefahr, dass im Café nicht berechtigte Personen die Versammlung mitbekommen und der Hausverwalter muss die Person aus der Versammlung rauswerfen. Im Vorfeld sollte mit der Wohnungsgemeinschaft geklärt werden, dass solche Verhaltensweisen nicht geduldet werden.

Technische Möglichkeiten

Eigentümer nehmen über ihren PC oder Smartphone teil, indem sie einer Videokonferenz beitreten. Dort haben sie die Möglichkeit, sich an der Diskussion zu beteiligen, Fragen einzubringen und ihre Stimme abzugeben. Die Beschlussanträge werden auf dem Bildschirm mit den Eigentümern geteilt, zu denen dann jeder seine Stimme abgibt.

Es gibt folgende Möglichkeit die Versammlung durchzuführen:

• Digitale Eigentümerversammlung, das heißt alle Eigentümer nehmen online per Videokonferenz teil.
• Hybride Eigentümerversammlung, das heißt einige Eigentümer können online per Videokonferenz teilnehmen, während die anderen Eigentümer physisch vor Ort sind.

Für die Videokonferenz können diverse Anbieter wie Microsoft Teams, Google Hangouts, Webex oder Zoom genutzt werden. Unser Produkt easimo sendet an die Eigentümer mit der Einladung einen Microsoft Teams Link, mit dem sie bequem an der Versammlung teilnehmen.

Neben der Software sollte die Hardware nicht außer Acht gelassen werden. Als Hausverwaltung sollten Sie für eine hybride Versammlung folgende Sachen nicht vergessen:

• Notebook oder Tablet zum Präsentieren
• Beamer
• Ladekabel
• Kamera – am besten zentral platzieren, damit alle Teilnehmer hören und sehen können
• stabile Internetverbindung beim Versammlungsort (nicht immer gegeben oder der WLAN-Empfang ist schlecht). Notfalls den WLAN-Hotspot über das Smartphone nutzen.

Eigentümer*innen möchten nicht gefilmt werden

Im Streitfall können Eigentümer auf Versammlungen der Videoübertragung nicht widersprechen, weil die Versammlungen immer nicht-öffentlich sind und es ein begründetes Interesse zur Übertragung gibt. Um natürlich für keine schlechte Stimmung bei den Eigentümern zu sorgen, kann die Kamera bei der virtuellen Teilnahme von Eigentümern, die es wünschen, ausgeschaltet bleiben. Die Eigentümer sitzen außerhalb des Kamerabereichs, wenn sie nicht über die Kamera gezeigt werden wollen. Allerdings besteht hier auch kein Problem und Eigentümer müssen sich nämlich nicht sorgen. Die Videoübertragung ist nur live und es wird keine Aufzeichnung der Versammlung gemacht. In der Regel sollten die Teilnehmer darüber vor der Versammlung informiert werden, dass Bild- und Tonmitschnitte nicht gestattet sind.

Digitale Teilnahme von externen Gäste

Externe Gäste wie Gutachter, Anwälte oder Handwerker können über eine WEG Software genau wie die Eigentümer digital an der Versammlung teilnehmen. Der externe Gast erhält in dem Fall eine E-Mail mit dem Zugang zur Versammlung. Bei einer hybriden Versammlung besteht die Möglichkeit, dass ein Teil der Gäste vor Ort teilnimmt, während die anderen Gäste digital über den Zugang teilnehmen.

Kosten

Die zusätzliche Kosten für eine Software für die digitale oder hybride Versammlung können auf die Eigentümer umgelegt werden. Dabei müssen diese konkret für die Versammlung entstanden sein. Als WEG-Verwalter können Sie dafür eine niedrige Pauschale auf einer Eigentümerversammlung beschließen lassen, um die Kosten an die Eigentümer weiterreichen zu können. Ohne den Beschluss können Sie die Kosten nicht einfach umlegen. Die Kosten für die Hardware wie Beamer oder Videokamera hat der Hausverwalter selbst zu tragen.

Vorteile

Vorteile einer digitalen Eigentümerversammlung sind zum Beispiel:

• kleinere Versammlungsräume statt große Räume sind günstiger und leichter zu organisieren, womit auch der Aufwand für die Hygienemaßnahmen als auch Verpflegung sinkt.
• mehr Teilnehmer können sich online zuschalten, die sonst wegen der Entfernung oder einem vollen Terminkalender nicht dabei sein konnten.
• die Terminfindung ist einfacher, weil sie nicht vom Versammlungsort abhängt, wenn viele oder alle Eigentümer digital teilnehmen.
• Einsparung von Reisekosten, da die Anfahrtswege entfallen.
• Kurzfristige Versammlungen für wichtige Entscheidungen können schneller abgehalten werden.
• WEG Hausverwaltungen, die diesen Schritt gehen und anbieten, sind anderen einen Schritt voraus und haben einen Wettbewerbsvorteil.

Fazit

Durch das neue WEG-Gesetz sind die Grundvoraussetzungen geschaffen Eigentümerversammlungen digital abzuhalten. In Zukunft wird es immer mehr Hybridversammlungen geben, die Hausverwaltungen vor neuen Herausforderungen stellen wird. Noch sind nicht alle Eigentümer einer Online-Teilnahme aufgeschlossen, aber mit der Zeit wird die Nachfrage steigen und sich die Demografie wandeln.