In der heutigen Zeit stehen Immobilienverwalter vor zahlreichen komplexen Herausforderungen. Eine der gravierendsten ist der Fachkräftemangel, der zu erheblichen Engpässen führt. Oft müssen neue Liegenschaften abgelehnt und das Unternehmenswachstum zurückgestellt werden.

Im Juli 2023 berichteten 43,1% der Unternehmen in Deutschland über einen Fachkräftemangel (ifo Institut). Die Vakanzzeiten für Stellen in der WEG-Verwaltung sind lang. Durchschnittlich dauert es bis zu sechs Monate, eine offene Stelle zu besetzen, was die Verwaltungsunternehmen vor große Herausforderungen stellt und zu Überlastung des bestehenden Personals führt (Arbeitsagentur für Arbeit).

Die Vermeidung ineffizienter Datensilos ist entscheidend, um nachhaltig rentabel zu sein. easimo, als intelligentes Cloud-ERP+CRM zur modernen Immobilienverwaltung, strukturiert und automatisiert alle Kernprozesse, die in der täglichen Arbeit einer Hausverwaltung anfallen und bietet diese in einer ganzheitlichen Lösung. Wiederkehrende Aufgaben können an easimo delegiert werden, was essenziell ist, um die steigende Arbeitslast zu bewältigen – insbesondere bei knappen, fehlenden Personalressourcen.

Anstatt zahlreiche Einzelanwendungen zu kombinieren und technisch miteinander verknüpfen zu müssen, die oft mehr Zeitverluste als -gewinne bringen, setzt easimo auf eine ganzheitliche, vernetzte und einfach bedienbare Software. Anwender müssen weder technisch affin noch Jahrzehnte Immobilienverwalter gewesen sein.

Der Fokus liegt auf der Verbesserung der Kommunikation zwischen allen Beteiligten und der Bereitstellung relevanter Daten ohne zusätzlichen Aufwand. easimo bietet ein Cloud-ERP+CRM, das Nutzer in allen Bereichen intelligent unterstützt, Schwächen ausgleicht und mehr Zeit für „zwischenmenschliche“ Themen gibt. Durch eine einfache und intuitive Nutzung, von überall, zu jeder Zeit kann dem Fachkräftemangel effektiv entgegengewirkt werden, indem nicht nur Effizienz und Produktivität gesteigert werden, sondern die Arbeit auch schlichtweg mehr Spaß macht.

Verbessern Sie Ihre Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit

Eine positive Arbeitsumgebung und die Nutzung moderner Softwarelösungen sind entscheidend, um Mitarbeiter zu halten und neue Talente anzuziehen. Verständliche, intuitive Onboarding-Programme und kontinuierliche Schulungen können dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und ihre Fähigkeiten weiterentwickeln können. easimo ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller relevanten Daten und Prozesse, was die alltäglichen Aufgaben eines Mitarbeitenden erleichtert und vor allem Zufriedenheit und Produktivität erhöht. Der Wegfall unübersichtlicher Datensilos und die Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Teams tragen erheblich zur Zufriedenheit bei.

Technologische Innovation zur Bekämpfung des Fachkräftemangels in der Immobilienverwaltung: Die Entstehung von easimo

easimos vier-köpfiges Gründerteam erkannte 2019 einen akuten Bedarf an technologischer Unterstützung in der Immobilienverwaltung, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Viele Verwaltungen, unabhängig von ihrer Größe, waren damals wie heute unsicher, welche Maßnahmen notwendig sind, um sich technologisch nachhaltig und effektiv digital zu erneuern.

Bei der Gründung konnte das komplementäre Gründerteam auf umfangreiche Expertise zurückgreifen. Zwei Berater, die sich jahrelang mit Strategien und der Umsetzung komplexer IT-Projekte in großen und kleinen Unternehmen beschäftigt hatten, waren dabei. Ein zentraler Erfolgsfaktor war stets das Change-Management, das innerhalb der nachhaltigen Digitalisierung der Immobilienverwaltung eine entscheidende Rolle spielt. Vervollständigt wurde das Team durch einen erfahrenen Entwickler, der zuvor Chefentwickler bei einem führenden QR-Code Anbieter war, sowie einen Finanzer, der die Bereiche Tech und Business in einer Person vereint.

Gemeinsam war das Team überzeugt, dass sie die Immobilienverwaltung revolutionieren und somit auch eine Lösung auf den schwerwiegenden Fachkräftemangel bieten können. Um keine halbfertigen Lösungen anzubieten, konzentrierten sie sich auf die Produktentwicklung, testeten und verfeinerten die Prozesse von Anfang an mit Pilotkunden, die easimo in der Praxis einsetzten. Statt isoliert zu arbeiten, entwickelten sie Lösungen für die vielfältigen Herausforderungen des Alltags direkt aus dem Markt heraus. Diese Philosophie der marktnahen Produktentwicklung wird bis heute aktiv gelebt und Feedback eingefordert.

Mit KI-Integration intelligent Zeit sparen

Künstliche Intelligenz ist nicht nur die Zukunft, sondern spielt auch bereits in der Gegenwart der Immobilienverwaltung eine entscheidende Rolle. Bei easimo setzen wir auf eine effiziente Integration von KI, um Arbeitsabläufe zu optimieren, zu vereinfachen und innovative Lösungen anzubieten. Dank dieser Technologie können mit easimo Dokumente erfasst, Rechnungen eingelesen und E-Mails korrekt und automatisch zugeordnet werden. Diese Integration bietet Immobilienverwaltern große Vorteile in Bezug auf die Zeitersparnis und Arbeitserleichterung im Tagesgeschäft. Indem wir uns von den mühsamen Routinetätigkeiten lösen, eröffnen sich Möglichkeiten, um neue Geschäftsbereiche, wie zum Beispiel Kleine WEGs, zu erschließen.

Neues Kernsystem ohne lästige Datenmigration

Die Einführung neuer Software wird oft von der Angst einer nicht schaffbaren Datenmigration zurückgehalten. Auf einen ohnehin bereits völlig überlasteten Alltag addieren sich Datenexport aus Altsystemen, Datenimport, Qualitätssicherung und das generelle „warm werden“ mit der neuen Umgebung.

Dies soll nicht länger so sein. easimo bietet daher ihren Kunden an die Migration vollständig zu übernehmen oder zumindest zu begleiten. So wie es die Bedürfnisse des einzelnen erfordern. Dazu gehören ebenfalls das Onboarding und Training. Der eine benötigt weniger, der andere mehr. Jeder soll sich aber am Ende in der neuen Umgebung wohl und sicher fühlen.

Alle Prozesse und Daten intelligent vernetzt an einem Ort

Buchhaltung

easimo bucht die Belege für ihre Nutzer, basierend auf Buchungsvorschlägen durch Texterkennung. Die Belege werden über X-Rechnungen oder OCR ausgelesen und im System als Buchungsvorschlag angelegt. Rechnungen werden, dank integriertem Zahlungsverkehr, automatisiert bezahlt. Über EBICS und HBCI läuft der Zahlungsverkehr und muss nicht extra mit einer Zahlungsdatei in Programmen wie Sfirm eingelesen werden. Im besten Fall prüft der Buchhalter monatlich die Zahlungen auf Differenzen und bucht zum Schluss nur die Rücklagen der WEG ein. Mit easimo können alle Abrechnungen einfacher und schneller erstellt, verarbeitet und versendet werden. Von der Mietverwaltung bis zur WEG.

Eigentümerversammlung

Angefangen von der Planung der Tagesordnung bis zur Durchführung und Nachbereitung einschließlich der Erstellung des Protokolls. Eigentümerversammlungen können online, vor Ort oder im Mix durchgeführt werden. Einladungen, Vollmachten, Tagesordnungen, Protokolle und Umlaufbeschlüsse können automatisiert per E-Mail, E-Post oder physischer Post versendet werden. easimo begleitet ihre Nutzer bei ihrer persönlichen digitalen Transformation – wo auch immer diese stehen.

Auftragsverwaltung

Alle Aufträge für Schadensfälle bleiben übersichtlich im Blick und binden transparent und effizient Dienstleister, Eigentümer, Mieter und Versicherer ein. Durch strukturierte Kommunikation wird nachhaltig das Anrufaufkommen und die Anzahl eingehender schriftlicher Anfragen reduziert. Gleiche Tickets werden intelligent zusammengefasst und der Status Quo ist jederzeit ersichtlich.

Kommunikationsportal

Bewohner erfassen für Anliegen Tickets im Kommunikationsportal, was die zeitliche Bearbeitung stark beschleunigt. Daten werden von Eigentümer oder Mieter selbst gepflegt, so dass regelmäßige Abfragen entfallen. Auf wichtige Dokumente kann jederzeit online in der digitalen Postbox zugegriffen werden, die per Texterkennung die richtigen Briefe den entsprechenden Eigentümern und Mietern zuordnet. Wartezeiten und Abhängigkeiten entfallen. Durch die angeschlossene Telefonanlage werden Informationen sowie die Kommunikation zentral erfasst und auswertbar gemacht.

Dokumentenverwaltung

Personal- und Portokosten werden nachweislich reduziert und die Umwelt geschützt. Durch die intelligente Dokumentenverwaltung werden Briefe und Dokumente den richtigen Adressaten digital, pünktlich und nachvollziehbar zugestellt.

Mietverwaltung

Dank des einfachen Übergabemanagers wird der Bearbeiter bei der Vor- und Nachbereitung seiner Wohnungsübergaben und Objektbegehungen Schritt für Schritt begleitet. Mit dem Tablet werden direkt vor Ort Protokolle erstellt und digital unterschrieben. Weiter können Mieterhöhungen für Vergleichsmieten oder Indexmieten über einen Prozess schnell und einfach gesteuert werden.

Analytics

Ein Unternehmen erfolgreich steuern kann nur wer die wichtigsten Kennzahlen kennt, täglich zur Steuerung nutzt und darauf basierend Entscheidungen trifft. Transparenz ist der Schlüssel zum Erfolg. Ob Rendite und Profitabilität je Liegenschaft oder für das gesamte Portfolio. Als Export können sämtliche Sichten und gängigen Berichte, wie offene Posten, heruntergeladen werden. Darüber hinaus wird vieles, auch nach individuellen Bedürfnissen, ermöglicht.

EINE Cloud-Lösung als Effizienzhebel statt Defokussierung durch viele Spezialanbieter

Der wirkliche Effizienzhebel kommt erst zum Tragen, wenn Prozesse übergreifend und durchgängig miteinander verzahnt und automatisiert durchlaufen werden. Der moderne Immobilienverwalter benötigt ein zentrales Kernsystem, aus einer Hand ohne unnötige Schnittstellen und eine Vielzahl von Anbietern. Denn Letzteres führt zu unterschiedlichen Oberflächen, mehreren Support-Kontaktpunkten und Verträgen, die ebenfalls verwaltet werden müssen. Der Schlüssel zum Erfolg ist die eigenen Prozesse möglichst strukturiert und automatisiert ablaufen zu lassen, sich dabei aber nicht in organisatorisches Geflecht aus Migration, vielen Verträgen und Ansprechpartnern mit unterschiedlichen Sprechzeiten in ein Korsett zwingen zu lassen, das neue Ineffizienzen hervorbringt. Dann kann aus der Digitalisierung nur gestärkt hervorgegangen werden.