In der Vergangenheit mussten Eigentümerversammlungen (ETVs) physisch vor Ort stattfinden, was logistische Herausforderungen und hohe Kosten mit sich brachte. Aufgrund der Pandemie wurden 2020 viele Versammlungen verschoben, was den Weg für hybride ETVs ebnete, bei denen Eigentümer online teilnehmen konnten. Dies bietet Flexibilität, bringt jedoch zusätzliche technische Anforderungen mit sich.

Eine digitale Transformation automatisierter Prozesse ruft!

Der Bundestag diskutiert über eine vollständige Digitalisierung der ETVs, bei dem physischen Treffen entfallen könnten. Vorteile sind flexible Terminwahl, reduzierte Reisezeiten und geringere Umweltauswirkungen. Herausforderungen sind technische Barrieren und die Notwendigkeit einer 3/4-Mehrheit zur Zustimmung.

Aktuell berät der Bundestag über eine weitere Modernisierung der ETVs. Im Gespräch ist dabei die Einführung der digitalen bzw. virtuellen ETV. Diese würden die Versammlungen vollständig in das Internet hineintragen und die Relevanz einer physischen Anwesenheit würde wegfallen. Alle Teilnehmer könnten sich von ihrem Standort aus einloggen – eine große Entlastung für die Verwaltung! So müssen keine Räumlichkeiten mehr organisiert werden und ebenso kann ein Zeitpunkt flexibler gewählt werden, da lange Anfahrtszeiten wegfallen. Alle Teilnehmer begegnen sich auf der gleichen Ebene.

Transparente Kommunikation und digitale Dokumentation

Was gibt es zu bedenken?

Über das Thema wird viel gesprochen und diskutiert. Interessenvertreter und Politiker tragen seit Monaten ihre Argumente vor. Der häufigste Einwand dreht sich dabei um die Sorge, dass einige Eigentümer kategorisch ausgeschlossen werden könnten. Zum Beispiel, wenn die technische Affinität oder die technischen Voraussetzungen fehlen. Um eine digitale Eigentümerversammlung durchzuführen, müssten zuvor aber 3/4 der Eigentümer einer solchen zugestimmt haben. Dies scheint eine große Hürde zu sein. Nicht einmal im Falle einer baulichen Veränderung müssen sich so Eigentümer einig sein. Hier würden also die Interessen jener Eigentümer, welche gegen eine digitale ETV stimmen, besonders geschützt werden. Die Möglichkeit, digitale ETVs abzuhalten, bedeutet also mitnichten, dass sie fortan die einzige Form wäre. Viel mehr wäre zu erwarten, dass alle drei Formen nebeneinander existieren würden.

Auch wird des Öfteren angeführt, dass eine reine Online-Veranstaltung anfällig für technische Probleme sei. Das ist richtig! Eine wackelige Internetverbindung, ein defekter Beamer oder Probleme mit der Übertragung könnten den Ablauf einer digitalen ETV erschweren. Doch wenn wir eines in den Jahren der Pandemie gelernt haben, dann ist es, dass Präsenzveranstaltungen keinesfalls sicher vor äußeren Einflüssen sind. Der Unterschied ist, dass sich eine digitale Versammlung wesentlich einfacher verschieben ließe. Die Eigentümer müssten ohnehin wenig Planungsaufwand aufbringen und ein neuer Termin wäre schnell gefunden. Bei einer Präsenzveranstaltung, welche ausfällt, weil das Gasthaus spontan schließen muss, ein Unwetter die Reise zu gefährlich macht oder oder oder, ist eine Verschiebung mit großem Aufwand und nicht zuletzt mit hohen Kosten verbunden. Etwa wenn einige Eigentümer schon angereist sind und nun ihre Rechnungen für das Hotelzimmer vorlegen. Wir sehen also, dass digitale ETVs die Herausforderungen der Organisation nicht vergrößern, sondern verändern würde. Und dies in eine für den Verwalter besser zu bewältigende Richtung.

Ab und an wird auch darüber gesprochen, ob eine digitale ETV nicht zu ungesellig sei. Auch wenn einige Eigentümer die jährliche Anreise zur ETV als zusätzliche Arbeit und damit als lästig wahrnehmen, so gibt es doch einige, die sich auf den persönlichen Austausch mit ihren Miteigentümern und dem Verwalter freuen. Doch hier können wir klar sagen: Der Austausch würde niemandem weggenommen werden. Er würde bloß modernisiert, wie wahrscheinlich viele andere Aspekte des Lebens auch. Hauptversammlungen und Vereinstreffen finden heute mittlerweile auch schon online statt. Sowohl in anderen Branchen als auch in der Freizeit sind virtuelle Treffen längst allgegenwärtig und haben sich bereits bewährt.

Auch wenn der hybride Weg heute noch eine Belastung darstellt, kann sich auch dies durch ganzheitliche Software ändern. In dem Moment, wo zum Beispiel die Stimmauszählung gebündelt, ob präsent oder virtuell einheitlich durch Software verarbeitet wird, kann die Veranstaltung ebenso flüssig vonstatten gehen. Hier muss Software die Weichen stellen.

Zoomen wir etwas weiter heraus und betrachten den Einfluss auf die Region, das Land, die ganze Welt, dann sehen wir, dass die Immobilienverwaltung mit einer digitalen ETV ihren eigenen Beitrag zum Klimaschutz leisten könnte. Denn wo etwas digital stattfindet, wird kein Auto, kein Flugzeug benötigt. Wenn wir uns vor Augen führen, dass jede WEG mindestens einmal im Jahr zusammenkommt und dass einige WEGs aus hunderten Personen bestehen, dann kann hier doch ordentlich CO2 gespart werden. Selbst bei kleinen WEGs wohnen Eigentümer, die Wohnungen als Kapitalanlage besitzen, nicht selten am anderen Ende des Landes und sind es aus ihrem Geschäftsalltag längst gewohnt laufend virtuelle Termine abzuhalten. Im Sinne der Umwelt ist die digitale ETV also ohne Frage die beste Lösung.

Ein Blick in die Zukunft: Einsatzbereiche von KI in der ETV

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bei Eigentümerversammlungen kann die Effizienz, Transparenz und Zufriedenheit der Teilnehmer erheblich steigern. Es gibt zahlreiche Einsatzgebiete, wie KI in verschiedenen Szenarien (präsent, hybrid oder digital) genutzt werden kann.

Automatisierte Protokollierung und Zusammenfassung: KI-gestützte Sprachverarbeitungstools können während der Versammlung Protokolle automatisch erfassen und zusammenfassen. Diese Protokolle können sofort nach der Sitzung zur Verfügung gestellt werden, wodurch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht wird.

Agenda-Management: KI kann helfen, die Tagesordnung effizient zu planen und zu verwalten, indem sie Themen priorisiert, basierend auf ihrer Relevanz und Dringlichkeit. Sie kann auch Feedback von Teilnehmern einholen und analysieren, um zukünftige Sitzungen besser zu gestalten.

Virtuelle Assistenten: Virtuelle Assistenten können während der Versammlung Fragen beantworten, Informationen bereitstellen und Teilnehmer durch den Prozess führen. Dies kann besonders in digitalen oder hybriden Versammlungen hilfreich sein.

Stimmabgabe und Abstimmungssysteme: KI kann in Abstimmungssysteme integriert werden, um die Stimmen in Echtzeit zu erfassen und auszuwerten. Dies kann die Effizienz und Genauigkeit bei der Entscheidungsfindung erhöhen. Auch kann sie dabei helfen, Manipulationen zu verhindern und sicherstellen, dass nur berechtigte Teilnehmer abstimmen.

Analyse und Berichterstattung: Nach der Versammlung kann KI verwendet werden, um die Diskussionen und Entscheidungen zu analysieren und detaillierte Berichte zu erstellen. Diese Berichte können Trends und Muster aufzeigen, die bei der zukünftigen Planung hilfreich sind.

Sprach- und Übersetzungsdienste: In Eigentümerversammlungen mit Eigentümern deren Muttersprache nicht Deutsch ist, können KI-gestützte Übersetzungsdienste Sprachbarrieren überwinden und eine reibungslose Kommunikation sicherstellen. Dies ist besonders bei hybriden und digitalen Versammlungen nützlich.

Teilnehmeranalyse und Engagement: KI kann das Engagement der Teilnehmer während der Versammlung analysieren und Feedback in Echtzeit geben. Sie kann auch personalisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen senden, um die Teilnahme zu fördern.

Sicherheits- und Zugangsmanagement: KI kann verwendet werden, um den Zugang zu digitalen oder hybriden Versammlungen zu verwalten und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen teilnehmen. Gesichtserkennung und andere biometrische Verfahren können dabei helfen.

Simulation und Szenario-Planung: KI kann verschiedene Szenarien simulieren, die während einer Versammlung diskutiert werden könnten, und die möglichen Auswirkungen von Entscheidungen vorhersagen. Dies kann den Eigentümern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und dem Verwalter auf Diskussionen vorbereitet zu sein.

Automatisierte Follow-up-Aktionen: Nach der Versammlung kann KI automatisierte Follow-up-Aktionen durchführen, wie das Versenden von E-Mails, das Planen von Folgeterminen und das Verfolgen der Umsetzung von Beschlüssen.

Viele Immobilienverwalter fürchten sich vor dem Aufwand einer hybriden Versammlung, weil sie beide Welten parallel „managen“ müssen. KI kann auch hier viel Erleichterung bringen.

Live-Transkription und Übersetzung: Während der Diskussionen werden diese in Echtzeit transkribiert und für internationale Teilnehmer übersetzt.

Interaktive Q&A-Sitzungen: KI-basierte Chatbots können während der Sitzung Fragen sammeln und Antworten bereitstellen, während ein Moderator die wichtigsten Fragen an die Gruppe weiterleitet.

Stimmabgabe: Teilnehmer können über eine sichere, KI-gestützte Plattform abstimmen, die die Ergebnisse in Echtzeit anzeigt und analysiert.

Auch wenn die Anwendungsbeispiele bei easimo heute noch nicht alle im Einsatz sind, zeigt es auf, welches große Potential sehr kurzfristig abrufbar sein wird und welche Quantensprünge der Arbeitsalltag erfahren wird. Ja, wie viel heute besetzte Kapazität auf einmal frei wird.

Wir begleiten Sie auf dem Weg zur ETV-Innovation

easimo unterstützt diese Transformation, indem es den gesamten Prozess von A-Z in den Blick nimmt und ihren Kunden zur Verfügung stellt. Von der Erstellung der Tagesordnung, über die Einladung, Bereitstellung von Unterlagen, Feststellung der Beschlussfähigkeit, Abstimmungen und Beschlussfassung, Protokollierung, Umsetzung der Beschlüsse und Archivierung relevanter Unterlagen und Informationen für zukünftige Referenz und Erfüllung rechtlicher Anforderungen bis hin zur kontinuierlichen Kommunikation. easimo möchte als All-in-One Lösung nicht nur Funktionsbereiche miteinander vernetzten, sondern auch innerhalb der einzelnen Funktionen, hier der ETV, ihren Kunden ganzheitliche Exzellenz bieten.

Die Politik entscheidet. Wir bieten unseren Kunden das dazu passende Rüstzeug und begleiten Sie vor allem dabei technologische Änderungen und Gesetzeskonformität unter einen Hut zu bringen. Dabei schauen wir stets auf das, was möglich ist, um unseren Kunden ihren Alltag zu vereinfachen.

Mit easimo können Sie schon jetzt die gesamte ETV von Anfang bis Ende durchführen. Unsere Software begleitet Sie durch den gesamten Prozess. Und da hybride ETVs bereits seit einigen Jahren relevant sind, werden diese selbstverständlich bereits seit längerer Zeit von unseren Kunden in easimo in der Praxis genutzt.

Jede Einladung, welche an eine WEG versendet wird, die sich zuvor für eine hybride ETV entschieden hat, enthält einen Microsoft Teams Link. Auch andere Anbieter sind denkbar. Die Versammlung wird somit automatisch mit dem eigenen Kalender verknüpft. Sofern die Regierung für die digitale ETV stimmt, steht Ihnen die vollentwickelte Funktion sofort mit easimo zur Verfügung. Niemand muss also darauf warten, dass digitale ETVs technisch ermöglicht werden. Sie sind bereits heute ein wichtiger Teil von easimo. Und wenn die Regierung dagegen stimmt? Dann finden Sie dennoch einen sehr automatisierten Prozess mit viel Erleichterung im Hintergrund vor, der sehr viel Zeit bei persönlichen oder hybriden Versammlungen einspart.

Zukunftssicherheit durch digitale Innovation

Digitale, moderne, ganzheitliche Lösungen, wie easimo, bieten Effizienz, Transparenz und Benutzerfreundlichkeit. Automatisierte Prozesse und Dokumentation erleichtern die Arbeit um ein Vielfaches und fördern das Gemeinschaftsgefühl innerhalb der Eigentümergemeinschaften. Gleichzeitig bieten sie auch eine Antwort auf den schwerwiegenden Fachkräftemangel. Denn die Arbeit des WEG-Verwalters wird damit sicherlich sehr viel attraktiver.

Fazit

Die Zukunft der ETV ist digital. Mit Anbietern wie easimo wird die Durchführung moderner, komfortabler und nachhaltiger. Egal wie die politischen Entscheidungen ausfallen, easimo ist bereit, die Zukunft der ETV zu gestalten.