Der Hausverwalter ist verpflichtet die Beschlusssammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zu führen. Die Pflicht zur Führung kann nicht auf Wohnungseigentümer oder Dritte übertragen werden.

Zweck

Im Grunde dient die Beschlusssammlung zur übersichtlichen Dokumentation aller gefassten Beschlüsse einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Damit können sich Wohnungseigentümer als auch Kaufinteressenten jederzeit über die Beschlüsse und Gerichtsverfahren der Immobilie informieren. Gerade vor dem Kauf einer Wohnung lassen sich hier viele Daten herauslesen, um sich für oder gegen den Kauf entscheiden zu können.

Folgende Angaben muss die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 Satz WEG enthalten:

• Gefasste Beschlüsse auf ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlungen mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung
• Schriftliche Beschlüsse (Umlaufbeschlüsse) mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung
• Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit nach § 43 WEG mit Angabe des Datums, des Gerichts und der Parteien

Alle Beschlüsse müssen fortlaufend nummeriert werden und dürfen keine Lücken aufweisen. Die Führung kann in Papierform als auch elektronisch erfolgen. Der Verwalter hat hier freie Wahl die Beschlusssammlung handschriftlich auf Papier oder mit einer Software wie easimo zu führen. Aufgrund von Effizienz und Fehlervermeidung ist eine elektronische Führung über eine Software zu empfehlen. Die Eintragungen in der Beschlusssammlung sind unverzüglich zu erledigen, welches in der Regel innerhalb einer Woche heißt. Selbes gilt für gerichtliche Entscheidungen zu Beschlüssen.

Beschlüsse

Ein Beschluss kann wie folgt lauten:

Beispiel: „Die Jahresgesamtabrechnung für das 2021 insgesamt sowie die jeweiligen Einzeljahresabrechnungen 2021 werden genehmigt.“

Damit ist der korrekte Wortlaut wichtig. Es reicht nicht aus nur „Der Beschluss wurde angenommen.“ zu schreiben. Anhänge wie die Abrechnungen müssen nicht beigefügt werden. Die Eigentümer haben nach Erhalt des Protokolls vier Wochen Zeit diese anzufechten. Werden Beschlüsse angefochten oder durch gerichtliche Entscheidungen aufgehoben, so ist dies anzumerken. Abgelehnte Beschlüsse werden als Negativbeschlüsse der Sammlung hinzugefügt, da sie wie die Positivbeschlüsse angefochten werden können.

Bei angefochtenen Beschlüssen müssen die Gerichtsentscheidungen mit dem Gericht, das Datum, das Aktenzeichen des Urteils und den beteiligten Parteien vermerkt werden. Klagen, die abgewiesen wurden, müssen ebenfalls eingetragen werden.

Geschäftsordnungsbeschlüsse werden nicht in der Beschlusssammlung aufgenommen.

Vorlage

Einsicht

Die Beschlusssammlung dürfen alle Eigentümer der Gemeinschaft jederzeit ohne besonderen Grund sehen. Dritte dürfen die Beschlusssammlung nur mit einer Vollmacht für berechtigtes Interesse sehen. Dies ist z. B. der Fall für neue Käufer einer Wohnung.

Fehler & Abberufung des Verwalters

Wird die Beschlusssammlung fehlerhaft oder nicht ordnungsgemäß geführt, liegt ein Grund für die Abberufung des Verwalters vor. Doch wie genau können die Fehler aussehen? Es reicht, wenn der Verwalter überhaupt keine Beschlusssammlung führt oder wenn der Verwalter mehrere der folgenden Fehler macht:

• Gefasste Beschlüsse wurden nicht eingetragen
• Angefochtene oder aufgehobene Beschlüsse durch Gerichtsentscheidungen wurde nicht eingetragen
• Abstimmergebnisse ist bei mehreren Beschlüsse falsch

In dem Fall können die Wohnungseigentümer entscheiden, ob ihnen eine Korrektur reicht oder ob sie den Verwalter vorzeitig abberufen. Anzumerken ist das folgende Fehler nicht für eine Abberufung ausreichen:

• Schreibfehler, die leicht zu berichtigen sind
• Ein kleiner Fehler von den oben genannten, wenn sonst die Beschlusssammlung ordnungsgemäß geführt wurde
• Einen Beschluss von dem der Verwalter keine Kenntnis hatte

Verwalterwechsel

Bei einem Verwalterwechsel in der Wohnungseigentümergemeinschaft hat der frühere Verwalter die Pflicht alle Unterlagen im Original, also auch die Beschlusssammlung, unverzüglich an den neuen Verwalter herauszugeben. Dies gilt für Unterlagen in Papierform als auch in elektronsicher Form. Die Herausgabe der Unterlagen muss unentgeltlich erfolgen. Bei Fehlern steht der frühere Verwalter weiterhin in der Pflicht die Berichtigungen und Ergänzungen in der Beschlusssammlung durchzuführen.