Wenn man sich in Immobilienverwaltungen umschaut, findet man noch viel Zettelwirtschaft und analoge Prozesse, die ganzheitliche Auswertungen extrem schwierig, wenn nicht sogar unmöglich, gestalten. Die Branche kommt in der Digitalisierung leider nur schleppend voran, was unterschiedliche Gründe haben kann.

Gründe gegen eine voranschreitende Digitalisierung

Einerseits herrscht Unsicherheit bei den Verwaltern, ob die Veränderung ins digitale und automatisierte Zeitalter wirklich alles besser macht. Ängste, dass Eigentümer- und Bewohneranliegen nicht mehr individuell genug bearbeitet oder gar zufriedenstellend erledigt werden können, treten auf. Eben weil individuelles „Menscheln“ gegen vollautomatisierte Prozesse ausgetauscht werden. Dennoch ist klar, dass es ohne Software nicht geht. Es stellt sich daher, trotz aller Ablehnung, schnell die Frage auf welche Software in Zukunft gesetzt werden soll. Viele Verwalter wollen tunlichst vermeiden, auf das „falsche Pferd“ zu setzen und unter Umständen eine neue Software einzuführen, die nicht das bietet, was sie verspricht.

Dies würde im Ergebnis, neben der Unzufriedenheit, einen erneuten Softwarewechsel mit all dem Migrationsaufwand mit sich bringen. Diese Unsicherheiten und zu wenige „Vorbilder“ in der Branche sorgen für Planungsschwierigkeiten den richtigen Zeitpunkt zu finden, wann komplett auf eine neue Software gewechselt werden sollte. Im ohnehin schon sehr stressigen Tagesgeschäft passt es meist nie, so dass das Problem meist auf später verschoben wird.

Weiter wissen viele Hausverwalter nicht, wie viel Potenzial in der Automatisierung durch die richtige Software steckt. Es fällt ihnen schwer sich von alten Prozessen zu lösen, die seit Jahren vermeintlich „gut“ funktionieren, aber unter der wachsenden Herausforderung gestiegener Anforderungen durch die Eigentümer und Mieter sowie schlichtweg einer viel höheren Schlagzahl organisatorischer Aufgaben stehen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss eine Hausverwaltung früher oder später den Sprung ins digitale Zeitalter schaffen.

Die Mitarbeiter in der Immobilienverwaltung müssen sich durch die Automatisierung keine Sorgen um ihren Job machen, denn dieser fällt nicht weg, sondern die Tätigkeiten ändern sich stattdessen. Statt vieler wiederholender und analoger Tätigkeiten, bleibt mehr Zeit für einzelne, komplexe Objekte und Eigentümer bzw. kann eine höhere Anzahl pro Bearbeiter verwaltet werden und dem Fachkräftemangel damit aktiv entgegengewirkt werden. Im Ergebnis führt dies zu mehr Kundenzufriedenheit und erhöhter Profitabilität, sofern die richtigen Weichen gestellt wurden.

Die Vorzüge einer nachhaltigen, digitalen Transformation

Eine moderne, intuitive All-in-One Software, wie easimo, hilft dabei die Daten zentral an einer Stelle zu sammeln, da alle Prozesse abgebildet werden. Von der Verwaltung von Tickets und Aufträgen über die Planung von Eigentümerversammlungen bis hin zur automatischen Buchung der Bankumsätze inklusive Erstellung der Abrechnungen. Eine intuitivere Oberfläche macht die Nutzung deutlich einfacher und senkt in bestimmten Prozessen das benötigte Fachwissen der Mitarbeiter. Durch entsprechende Vorgaben und einer Hilfe können neue Mitarbeiter mit wenig Fachwissen durch den Prozess geführt werden. Dies hilft Immobilienverwaltungen besonders neue, junge Mitarbeiter zu finden und für sich zu gewinnen, denn auch die Immobilienbranche ist von einem starken Personalmangel betroffen und muss in neue Mitarbeiter investieren, um langfristig wachsen zu können.

Die digitale Transformation aller Prozesse fördert die Nachhaltigkeit, indem Ressourcen wie Papier, Energie als auch Zeit gespart werden. Ein Versandprozess, bei dem vorher viele Seiten Papier gedruckt, sortiert und kuvertiert werden mussten, fällt durch den Klick auf einen Button weg. Stattdessen werden die Inhalte per E-Mail oder ein Kommunikationsportal bereitgestellt. Eigentümerversammlungen können online oder zumindest hybrid veranstaltet werden, um so die Reisezeit inklusive Kosten und ökologischem Fußabdruck für alle Beteiligten zu verbessern.

Das ortsunabhängige Arbeiten ermöglicht es von überall auf die Daten zuzugreifen und die Prozesse digital durchzuführen. Dadurch müssen Mitarbeiter zum Beispiel nach einer Wohnungsübergabe oder Objektbegehung nicht extra ins Büro, um das Protokoll zu erstellen, sondern können dies vor Ort erstellen und versenden. Dies führt nicht nur zu mehr Effizienz, sondern ermöglicht auch Mitarbeiter an Bord zu holen, die aus unterschiedlichen Gründen stärker aus dem Home- Office arbeiten müssen. Auch Büroräume können damit effizienter als in der Vergangenheit (aus-)genutzt und Kosten gespart werden.

Fazit

Die Gründe gegen die Digitalisierung des eigenen Unternehmens können vielfältig sein. Häufig fehlt den Entscheidern als letzten Stoß nur die Dringlichkeit zur Handlung, um die Digitalisierung voranzubringen. Die Vorteile können ein Unternehmen enorm voranbringen und durch die erhöhte Transparenz, Effizienzsteigerungen sowie Optimierungen wachsen lassen. Wer für die Zukunft gut aufgestellt, wettbewerbsfähig bleiben und den Erfolg seines Unternehmens voranbringen möchte, sollte nicht mehr warten, sondern seinen eigenen Wandel und den der Branche aktiv mitgestalten. Andere tun es sicherlich. Und mit zunehmendem Vorsprung wird es irgendwann schwer aufzuschließen, gar Vorreiter zu werden.