Ab 2025 wird die Pflicht zur Verwendung der E-Rechnung auf alle Unternehmen ausgeweitet. Dabei müssen E-Rechnungen zunächst empfangen und ab 2027 auch erstellt werden können. Doch was ist eine E-Rechnung überhaupt und welche Vorteile bringt sie uns?

Was ist die E-Rechnung?

„E-Rechnung“ steht ganz einfach für „Elektronische Rechnung“. Gemeint ist damit aber nicht bloß eine Rechnung, welche zum Beispiel durch einen Scan oder ein Foto digitalisiert wurde. Es handelt sich stattdessen um ein eigenes Format, welches hoch standardisiert ist und dadurch vor allem im Hinblick auf Kosten- und Zeitersparnis große Vorteile bringt. Die E-Rechnung besteht aus einer XML-Datei, welche alle relevanten Informationen beinhaltet. So sind etwa der Rechnungsempfänger und -aussteller, sowie die Rechnungspositionen inklusive der Kosten und Steuern in der Datei enthalten. Die Daten sind dabei in einem festgeschriebenen Muster angelegt, sodass eine E-Rechnung schnell und unkompliziert sowohl generiert als auch ausgelesen werden kann. Das bedeutet auch, dass die Datei selbst für einen menschlichen Betrachter nicht auf einen Blick nachzuvollziehen ist. Eine E-Rechnung muss also immer mit einem Programm ausgelesen werden, welches die Datei für uns visualisiert. Übrigens: Neben dem Begriff „E-Rechnung“ wird des Öfteren auch „XRechnung“ verwendet. Dabei handelt es sich lediglich um ein bestimmtes Format der E-Rechnung.

Welche Vorteile ergeben sich aus der E-Rechnung?

Wie bei vielen anderen Vorgängen in der Digitalisierung gilt auch bei der E-Rechnung, dass sie nach einer ersten Eingewöhnungsphase dafür sorgen wird, dass Prozesse beschleunigt und vereinfacht werden. Durch die immer weiter um sich greifende Automatisierung werden so Ressourcen bei Ihren Mitarbeitern frei, sodass sie sich anderen Themen widmen können.

Zeitersparnis

E-Rechnungen sind medienbruchfrei. Das bedeutet, dass nicht von einem Medium zu einem anderen gewechselt wird, während damit gearbeitet wird- zum Beispiel vom Papier zum Computer. Doch auch bei bereits digitalisierten Rechnungen, etwa bei PDF-Dokumenten, kann es sein, dass Zeit dadurch verloren wird, dass Angaben in der Rechnung erst gesucht und geprüft werden müssen, weil es keine Vorgaben gibt, wie genau eine Rechnung aufgebaut sein muss. So steht bei einem Lieferanten die Kundennummer über der Rechnungsnummer und der nächste Lieferant macht es genau anders herum. Wir alle kennen den Moment, in dem man sich erst einmal in einem ungewohnten Layout zurecht finden muss und auch, wenn dies nur einige Sekunden dauert, so summieren diese Sekunden sich doch auf. Diese Probleme treten bei E-Rechnungen gar nicht erst auf. Weil dort alle Angaben an einem fest vorgeschriebenen Platz sind, werden die Rechnungen mit einem Klick ausgelesen und fachgerecht in Ihre Buchhaltung eingepflegt. Natürlich gilt beim Erstellen einer E-Rechnung dasselbe: Sofern alle relevanten Daten im System vorhanden sind, wird die E-Rechnung schnell und ohne Aufwand generiert.

Kostenersparnis

Natürlich fallen die Kosten von Papier und Druck vollkommen weg, wenn mit der E-Rechnung gearbeitet wird. Auch Mitarbeiterkosten werden durch die Zeitersparnis reduziert, weil niemand mehr Rechnungen nach den nötigen Angaben durchsuchen und einpflegen muss.

Weitere Vorteile

Durch den Wegfall von Papier und Druckerschwärze bei der Erstellung sind E-Rechnungen besonders umweltfreundlich. Auch die Umweltbelastung durch den Transport von Papierrechnungen entfällt. Eine klimafreundliche Alternative kommt uns allen zugute, ob im Arbeitsalltag oder im Privaten. Außerdem wird der Austausch mit den Finanzbehörden durch die E-Rechnung deutlich vereinfacht. Die Finanzämter können den Steuerfluss einfacher im Blick behalten, was dazu führt, dass weniger Kommunikation zu den verschiedenen Unternehmen nötig ist und die Finanzbehörden mehr Zeit haben, um sich zum Beispiel um die Anliegen einzelner Firmen zu kümmern. Von einer Entlastung der Behörden profitieren wir schließlich alle.

Sind wir auf die neue E-Rechnungspflicht vorbereitet?

Selbstverständlich sind wir das- und zwar über die gesetzlichen Vorgaben hinaus! Schon bald werden Sie auch mit easimo E-Rechnungen nicht nur auslesen, sondern auch erstellen können. Wir setzen also in einem Zuge um, was vom Gesetzgeber erst ab 2027 verpflichtend wird. Das heißt für Sie, dass Sie bereits Erfahrungen mit dem Erstellen von E-Rechnungen sammeln können, bevor es bei in anderen Hausverwaltungen erst richtig losgeht. Wir freuen uns bereits darauf, Ihnen die neue Funktion zur Verfügung zu stellen- und das nicht nur, weil die Nutzung verpflichtend wird. Ein Prozess, der dazu führt, dass unsere Kunden Kosten sparen und dass Sie mehr Ihrer wertvollen Zeit zur Verfügung haben, passt schließlich genau zu unseren Ansprüchen. Gemeinsam begrüßen wir also eine weitere Methode, Ihren Alltag zu vereinfachen- Rechnungsmanagement, ganz easy!

Fazit:

• Ab 2025 wird es für alle Unternehmen verpflichtend sein, E-Rechnungen auslesen zu können.
• Ab 2027 wird es zusätzlich verpflichtend sein, E-Rechnungen erstellen zu können.
  • easimo setzt sowohl den Empfang als auch das Erstellen schon vor 2025 um.
• Es handelt sich bei der E-Rechnung um eine XML-Datei, welche Rechnungsdaten in einem festgelegten Muster enthält.
• Durch die Standardisierung werden E-Rechnungen sehr schnell ausgelesen und verarbeitet, was viel Zeit spart.
• Papierrechnungen können durch die Verwendung von E-Rechnungen komplett entfallen.