Der Wirtschaftsplan und die Hausgeldabrechnung sind jährliche Aufgaben des Hausverwalters, die dieser für eine Wohnungseigentümergemeinschaft übernimmt. Anhand der Abrechnungen und Kalkulation werden die Vorauszahlungen der Eigentümer bestimmt.

Hausgeldabrechnung

Die Hausgeldabrechnung ist die Ist-Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben eines Kalenderjahres für eine Wohnungseigentümergemeinschaft. Nach Ablauf des Kalenderjahres ist die Hausgeldabrechnung fällig und muss an die Eigentümer versendet werden. Die Eigentümer prüfen die Abrechnungen und beschließen auf einer Eigentümerversammlung, ob diese vom Hausverwalter korrekt erstellt wurde. Zum Inhalt der Dokumente für die Hausgeldabrechnung (auch Jahresabrechnung genannt) gehören:

• Gesamtabrechnung
• Einzelabrechnung für die Einheit (Wohnung/Gewerbe, Garage, etc.)
• Darstellung der Zahlungen des Abrechnungsjahres aufgeteilt nach:
  • Umlagefähige Kosten
  • Individualkosten
  • Nicht umlagefähige Kosten
• Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklagen
• Darstellung der Entwicklung des Hausgeldes
• Darstellung der haushaltsnahen Dienstleistungen §35a EStG

Für die Erstellung der Unterlagen müssen folgende Punkte gegeben sein, damit eine Abrechnung gültig ist:

• Nachvollziehbarkeit der Abrechnung ohne Dritte wie Buchhalter oder Sachverständige.
• Erläuterung der Verteilungsschlüssel.
• Aufstellung der geflossenen Gesamtausgaben und Gesamteinnahmen in einer übersichtlich und inhaltlich korrekten Darstellung. Die geflossenen Ausgaben und Einnahmen beziehen sich auf die tatsächliche Abbuchung vom Bankkonto und bilden damit einen Unterschied zur Bilanz/GuV eines Unternehmens.
• Aufstellung und Entwicklung der Instandhaltungsrücklagen aufgeteilt nach den entsprechenden Wohnungseigentümern.
• Korrekte Berechnung des Anteils des jeweiligen Eigentümers abzüglich seiner Vorauszahlung, um die Abrechnungsspitze auszugeben

Nach Ablauf des Kalenderjahres werden die Istkosten den Vorauszahlungen gegenübergestellt und daraus ergibt sich, dass entweder zu viel oder zu wenig gezahlt wurde. Die Differenz zwischen Wohngeld soll und der Abrechnungssumme wird Abrechnungsspitze genannt.

Beispiele für eine Hausgeldabrechnung

Positive Abrechnungsspitze

Ein Eigentümer zahlt 300,- € monatlich als Hausgeld, insgesamt 3.600,- € im Jahr als Vorauszahlung (300,- € x 12 Monate). An anteiligen Kosten für ihn entstehen 3.000,- €. Damit bleibt eine positive Abrechnungsspitze von 600,- €, die der Eigentümer zurückerhält.

Negative Abrechnungsspitze

Ein Eigentümer zahlt 300,- € monatlich als Hausgeld, insgesamt 3.600,- € im Jahr als Vorauszahlung (300,- € x 12 Monate). An anteiligen Kosten für ihn entstehen 4.000,- €. Damit bleibt eine negative Abrechnungsspitze von 400,- €, die der Eigentümer nachzahlen muss.

Eigentümerwechsel – zu wenig Hausgeld bezahlt

Der alte Eigentümer zahlt 300,- € für 6 Monate als Hausgeld, insgesamt 1.800,- € als Vorauszahlung (300,- € x 6 Monate). Der neue Eigentümer zahlt 300,- € für 4 Monate als Hausgeld, insgesamt 1.200,- € als Vorauszahlung (300,- € x 4 Monate). Beide Eigentümer zusammen haben 3.000,- € eingezahlt (1.800,- € + 1.200,- €). An anteiligen Kosten für ihn entstehen 4.000,- €. Es fehlen 600,- € als Vorauszahlung und um 400,- € sind die Kosten höher als die geplanten Vorauszahlungen. Damit bleibt eine negative Abrechnungsspitze von 1.000,- €, die der neue Eigentümer nachzahlen muss. Beim Kauf übernimmt der neue Eigentümer die Schulden des vorherigen Eigentümers, sofern die Teilungserklärung nichts anderes besagt.

Steuerlich absetzen

Aus der Hausgeldabrechnung können die Eigentümer einige der Kosten steuerlich absetzen und in ihrer Einkommenssteuererklärung angeben, sofern sie selbst darin wohnen und den Auftrag bezahlt haben. Darunter zählen die Handwerkerleistungen und die Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen.

Die haushaltsnahen Dienstleistungen werde nach §35a EStG ausgewiesen. In der Regel erstellt der Hausverwalter mit der Hausgeldabrechnung ein separates Dokument, in dem diese Kosten aufgeführt sind. Unter den haushaltsnahen Dienstleistungen zählen:

• Gartenpflege
• Treppenhausreinigung
• Wachdienst
• Winterdienst

Als Eigentümer können Sie 20 % von den Gesamtkosten für haushaltsnahe Dienstleistungen in Ihrer Steuererklärung angeben. Der Betrag ist auf 4.000 € pro Jahr begrenzt.

Weiter können Sie die Handwerkerleistungen für Modernisierung, Reparatur und Wartung aus der Hausgeldabrechnung ebenfalls steuerlich absetzen. Wie bei den anderen Kosten können nur 20 % der Kosten für Handwerkerleistungen abgesetzt werden. Der Betrag ist auf 1.200,- € pro Jahr begrenzt.

Der Eigentümer kann in seiner Steuererklärung nur die Kosten angeben, wenn er/sie selbst darin wohnt und die Kosten bezahlt hat. Ist die Wohnung vermietet, werden die Nebenkosten auf den Mieter umgelegt. In dem Fall kann der Mieter die Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen in seiner Steuererklärung angeben und nicht mehr der Eigentümer, weil am Ende der Mieter die Kosten trägt.

Wirtschaftsplan

Der Wirtschaftsplan ist die Kalkulation aller Einnahmen und Ausgaben für das zukünftige Kalenderjahr. Aus Basis des Wirtschaftsplans werden die monatlich zu zahlenden Hausgelder als Vorauszahlung festgelegt. Die Einnahmen und Ausgaben beziehen sich nur auf das Gemeinschaftseigentum und sind lediglich eine Schätzung.

Die Erstellung des Wirtschaftsplans ist nach § 28 Abs. 1 WEG Pflicht und muss von der Hausverwaltung erstellt werden. In der Regel enthält ein Wirtschaftsplan folgende Positionen:

Kosten

• Wasser & Abwasser
• Müll
• Hausmeister
• Straßen- und Treppenhausreinigung
• Gartenpflege & Winterdienst
• Schornsteinfeger
• Heizkosten
• Verwaltungskosten vom Hausverwalter
• Instandhaltungskosten
• Versicherungen
• Bankgebühren

Einnahmen

• Hausgeld der Eigentümer
• Zinserträge auf den Eigentümerkonten
• Mieterträge (z. B. für Vermietung von Stellplätzen im Gemeinschaftseigentum)
• Entnahme aus Instandhaltungsrücklage

Der Wirtschaftsplan wird in der Regel mit der Hausgeldabrechnung erstellt und auf einer Eigentümerversammlung beschlossen. Die Wohnungseigentümer können die Unterlagen prüfen, bevor sie diese beschließen. Erst danach erhalten die Jahresabrechnung als auch der Wirtschaftsplan ihre Gültigkeit. Die WEG kann einen oder mehrere Eigentümer als Belegprüfer beauftragen, die jährlich die Unterlagen prüfen.

Für die Schätzungen im Wirtschaftsplan werden die durchschnittlichen Einnahmen und Ausgaben aus den letzten Jahresabrechnungen berücksichtigt. Je mehr Jahre berücksichtigt werden, desto genauer werden die Werte. Weiter werden geplante Instandhaltungsmaßnahmen und Dienstverträge berücksichtigt. Daraus ergibt sich eine Kalkulation für die Zukunft, die immer von den tatsächlichen Werten abweichen wird. Es ist nahezu unmöglich eine Vorschau zu planen, die centgenau so eintritt.

Kein neuer Wirtschaftsplan erstellt?

Solange kein neuer Wirtschaftsplan erstellt wurde, gilt der letzte Wirtschaftsplan solange, bis ein neuer Wirtschaftsplan beschlossen wurde.

Die Wohnungseigentümer können aber nicht beschließen, dass ein Wirtschaftsplan endlos läuft. Es muss laut Gesetz jedes Jahr ein neues Wirtschaftsplan beschlossen werden, um die Zahlungen den aktuellen Gegebenheiten anzupassen.

Probleme beim Wirtschaftsplan

Falsche Angaben

• Wenn der Wirtschaftsplan falsche Angaben enthält, haben die Wohnungseigentümer die Möglichkeit diesen innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung anzufechten. Unter falsche Angaben werden zu starken Abweichungen von den voraussichtlichen Kosten oder nicht schlüssige Gesamtkosten gezählt. Da es sich um eine Schätzung handelt, sind minimale Abweichungen zu akzeptieren. Genauso wird ein fehlerhafter Verteilerschlüssel nicht als Anfechtungsgrund akzeptiert.

Zu spät erstellt

• Gesetzlich gibt es keine Frist, bis wann der Wirtschaftsplan erstellt werden muss. Die Wohnungseigentümer können eine Vereinbarung für den Verwaltervertrag oder die Gemeinschaftsordnung beschließen bis wann die Erstellung zu erfolgen hat. Hat der Hausverwalter seine Pflicht nicht erfüllt, kann einer der Eigentümer ihn in Verzug setzen und mahnen.

Kosten zu hoch bzw. niedrig angesetzt

• Wurden die Kosten zu hoch oder zu niedrig einkalkuliert, erhalten die Eigentümer die zu viel gezahlten Beiträge zurück oder müssen eine Nachzahlung leisten. Für das Folgejahr kann das Hausgeld angepasst, um dem sowie einer Sonderumlage vorzubeugen.

Anfechtung oder kein Beschluss

• Solange der neue Wirtschaftsplan nicht beschlossen oder in der Anfechtung ist, müssen die Eigentümer das Hausgeld weiterzahlen. Die Pflicht zur Weiterzahlung besteht solange bis der Wirtschaftsplan beschlossen oder durch das Gericht entschieden wurde.