Die Instandhaltungsrücklage oder auch Erhaltungsrücklage genannt ist ein wichtiges Thema in der WEG und muss korrekt vom Verwalter geführt und dargestellt werden, damit es hier keine Probleme gibt.

Notwendige Angaben in der Jahresabrechnung

• Die Jahresabrechnung muss die Entwicklung des Rücklagenkontos ausweisen. Dabei muss klar erkenntlich sein, wie hoch die Soll-Rücklage und wie hoch die Ist-Rücklage sind.
• Die Entnahmen aus der Rücklagen müssen kenntlich gemacht werden, damit die Eigentümer einfach erkennen können, wofür diese genutzt wurden.
• Insgesamt muss die Abrechnung so gestaltet sein, dass ein Wohnungseigentümer diese ohne einen Sachverständigen verstehen kann. In Bezug auf die Rücklage heißt das, dass der Eigentümer leicht sieht, ob die Rücklage zweckwidrig oder für andere Zwecke wie Liquiditätsengpässe verwendet wurde.

Soll-Rücklage und Ist-Rücklage

Die Soll-Rücklage bezeichnet die Rücklage, die von allen Wohnungseigentümern gezahlt werden müsste. Diese wird mit dem Wirtschaftsplan beschlossen.

Die Ist-Rücklage bezeichnet die Rücklage, die von allen Wohnungseigentümern tatsächlich gezahlt wurde. Diese wird monatlich mit dem Hausgeld an den Verwalter gezahlt, der es in Bewirtschaftungskosten und Instandhaltungsrücklage aufteilt.

Wenn eine Differenz besteht, müssen die Nichtzahlungen nach Einheit und Eigentümer aufgelistet werden und werden mit der Abrechnungsspitze in der Jahresabrechnung verrechnet.

Entwicklung der Instandhaltungsrücklage

In der Übersicht wird der Anfangsbestand der Rücklage sowie Zuführungen und Entnahmen dargestellt, um den Endbestand zu ermitteln. Hier muss im Detail deutlich werden, wofür die Rücklage genutzt wurde. Auch muss hier angegeben werden, wenn das Geld aus der Rücklage genutzt wurde, um die laufenden Kosten zu decken. Die Gemeinschaft kann eine Liquiditätsrücklage beschließen, die in der Entwicklung dargestellt werden muss.

Separates Bankkonto ist optional?

Die Erhaltungsrücklage muss laut einem Gerichtsurteil nicht auf einem separaten Bankkonto geführt werden. Es reicht die Rücklage buchhalterisch umzubuchen und die Entwicklung so darzustellen. Dafür ist kein separates Bankkonto erforderlich. Empfehlenswert ist trotzdem, dass der Verwalter ein zweites Bankkonto führt, um die Liquidität sauber zu trennen.

Abrechnungszeitraum

Die gebuchten Werte für die Instandhaltungsrücklage kann sich vom Stand auf dem Bankkonto zum Ende des Abrechnungszeitraumes unterscheiden, denn die Zahlungen für die Rücklagen können auch erst nach Abschluss des Zeitraumes erfolgen. Beispiel: Endet der Abrechnungszeitraum zum 31. Dezember 2024 und geht die Zahlung für die Rücklage erst am 2. Januar 2025 ein, unterscheidet sich der gebuchte Stand von dem Stand auf dem Bankkonto.