Für viele ist die Nebenkostenabrechnung ein leidiges Thema. Die Vermieter stecken viel Zeit rein und doch lassen sich häufig Fehler finden. Doch woran liegt das und was sollte bei der Betriebskostenabrechnung beachtet werden?

Vorauszahlung

Die Vermieter stehen in der gesetzlichen Pflicht jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und an ihre Mieter zu versenden. Die Mieter leisten monatlich eine Vorauszahlung, die in der Abrechnung berücksichtigt wird. Die Differenz der Vorauszahlung und der tatsächlichen Kosten ergibt eine Nachzahlung oder Guthaben für den Mieter.

Im Mietvertrag kann allerdings vereinbart werden, dass der Mieter eine Betriebskostenpauschale bezahlt. Hierbei ist es für die Mieter nicht wichtig wie hoch die tatsächlichen Kosten wirklich sind, da die Pauschale sämtliche Kosten abdeckt. Für den Vermieter wird es zum Nachteil, sobald die tatsächlichen Kosten höher als die vereinbarte Pauschale sein sollten.

Abrechnungszeitraum

Die Nebenkostenabrechnung umfasst eine Periode von maximal 12 Monaten. Wird eine längere Periode als 12 Monate gewählt, wäre dies formal inkorrekt. Bei vielen Vermietern ist die Periode identisch mit dem Kalenderjahr (Januar bis Dezember). Der Mieter darf bei längeren Abrechnungsperioden die Nachzahlung verweigern.

Abgabe & Verjährung

Der Mieter muss die Nebenkostenabrechnung bis zum Ende des Folgejahres erhalten haben. Das heißt für das Jahr 2022 muss der Mieter die Abrechnung spätestens im Dezember 2023 erhalten. Allerdings sollte der Vermieter nicht so lange mit der Erstellung warten, weil eventuelle Fehler in der Frist korrigiert werden müssen, damit diese wirksam wird. Für die Zahlungen gibt es eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Das heißt der Vermieter muss innerhalb der Zeit die Nachzahlung erhalten, ansonsten verfällt sein Anspruch. Gleiches gilt für den Mieter, wenn er Guthaben ausgezahlt haben will.

Anfechtung und Widerspruch

Der Mieter hat nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB zwölf Monate nach Erhalt Zeit die Nebenkostenabrechnung anzufechten. Selbst wenn der Mieter jahrelang falsche Abrechnungen erhalten hat, kann dieser nur die aktuelle Nebenkostenabrechnung anfechten. Eine Ausnahme wird nur gemacht, wenn der Mieter wegen unverschuldeter Verhinderung die Abrechnung nicht früher prüfen konnte. Die Ausnahmen betreffen dabei nur Einzelfälle, wie z. B. bei schwerer Krankheit.

Pflichtangaben

Folgende Angaben müssen auf einer Nebenkostenabrechnung stehen, damit diese formal korrekt erstellt ist:

• gemietete Wohnung bzw. Einheit mit Lage (z. B. 1. OG rechts)
• Name von allen Mietern
• Name vom Vermieter oder Hausverwaltung
• Abrechnungszeitraum mit Nutzungszeitraum
• Liste der Gesamtkosten (dürfen nicht zusammengefasst werden)
• Verteilerschlüssel und Anteil des Mieters an Gesamtkosten
• Vorauszahlungen des Mieters
• Abzug der Vorauszahlung vom Anteil des Mieters an Gesamtkosten (Nachzahlung oder Guthaben)

Die Nebenkostenabrechnung gilt als unwirksam, wenn Pflichtangaben fehlen, da sie so nicht nachvollziehbar und nicht transparent genug ist.

Umlagefähigkeit von Kosten

Nach § 1 und § 2 BetrKV ist genauestens geregelt welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen und welche Kosten der Vermieter selbst tragen muss.

Zu den umlagefähigen Kosten auf den Mieter zählen:

• Aufzug
• Entwässerung
• Gartenpflege
• Gebäudereinigung
• Grundsteuer
• Hausmeister
• Hausstrom für Flur, Keller, Beleuchtung, etc.
• Heizung / Warmwasser
• Kabelanschluss (nur bis Ende 2023)
• Müllbeseitigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Sonstige Betriebskosten, z. B.
  • Reinigung von Glasdächer, Dachrinnen, Müllbehälter, Rollladen, etc.
  • Wartungskosten für Alarmanlagen, Feuerlöscher, Lüftungsanlagen, etc.
  • Überprüfung von Abflussrohren und Gasleitungen
• Straßenreinigung
• Waschraum

Die sonstigen Betriebskosten sind nur dann umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag pro Position bezeichnet werden. Nur die Angabe von „sonstige Betriebskosten“ reicht nicht aus. Eine Nebenkostenabrechnung kann unwirksam sein, wenn diese die Position sonstige Betriebskosten ohne weiter Erläuterung enthält.

Anmerkung zum Kabelanschluss: Aufgrund einer Gesetzesänderung ist es Vermietern nur noch bis Ende 2023 möglich, die Kosten für den Kabelanschluss auf die Mieter umzulegen. Der Bedarf der Mieter an einem Kabelanschluss sinkt seit Jahren, wofür die Nutzung über das Internet steigt. Um der Doppelbelastung entgegen zu wirken, dürfen die Kosten ab dem 01.01.2024 nicht mehr umgelegt werden. Es gibt eine Übergangsfrist bis zum 30.06.2024, in der die Kosten in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden können, wenn der Mietvertrag davor abgeschlossen wurde (vor Ende Juni 2024). Als Vermieter sollten Sie die Sammelverträge rechtzeitig kündigen.

Glasfaseranschluss: Als Alternative zum Kabelanschluss können Sie fünf Jahre lang pro Wohnung und Jahr 60,- € auf die Mieter umlegen, um die Investitionskosten auszugleichen. In einigen Fällen ist es möglich, den Zeitraum auf neun Jahre zu strecken, falls die Kosten noch nicht ausgeglichen sein sollten.

Nicht umlagefähige Kosten

Folgende Kosten gehören nicht zu den Betriebskosten und sind nicht umlagefähig:

• Gebäudeversicherung
• Kosten für Instandhaltung
• Kosten für Steuerberater
• Kosten für Verwaltung
• Mietausfallversicherung
• Reparaturen am Dach
• Reparaturen an Heizungsanlagen

Häufige Fehler

Zu den häufigsten Fehlerursachen für eine Nebenkostenabrechnung gehören:

• Nichteinhalten von Fristen – Beispiel: Der Vermieter versendet die Abrechnung zu spät.
• Mindestangaben fehlen – Beispiel: Der Vermieter hat nicht alle Pflichtangaben angegeben. Auf der Abrechnung fehlt der Name des Mieters oder die Verteilerschlüssel wurden nicht angegeben.
• Falscher Verteilerschlüssel – Beispiel: Kosten werden auf falsche Mieter verteilt oder es werden 140 % der Kosten statt 100 % verteilt.
• Falscher Abrechnungszeitraum – Beispiel: Der Vermieter rechnet die falschen Monate bzw. das falsche Jahr ab. Der Mieter hat zum 30.09 gekündigt, bekommt aber eine Abrechnung für das gesamte Jahr.
• Berechnungsfehler – Beispiel: Die Formel zur Berechnung der Summen und Steuern ist falsch. Als Mieter lohnt sich das Nachrechnen. Vermieter sollten auf eine professionelle Software setzen, um sowas zu vermeiden.
• Falsche umgelegte Kosten – Beispiel: Der Vermieter legt nicht umlagefähige Kosten wie den Steuerberater oder die Gebäudeversicherung um. Als Mieter können Sie im Mietvertrag prüfen, was umgelegt werden darf.

Korrekturen

Hat der Vermieter einen Fehler gemacht und zum Beispiel eine Kostenposition vergessen oder den Verteilerschlüssel falsch berechnet, kann dieser innerhalb der Frist eine korrigierte Version an den Mieter versenden. Die Frist läuft bis zum Ende des Folgejahres. Innerhalb der Frist muss der Mieter die Differenz nachzahlen oder bekommt diese erstattet.

Wurde die Korrektur nach Ablauf der Frist durchgeführt, muss der Mieter nicht mehr nachzahlen. Im umgekehrten Fall bekommt der Mieter aber ein Guthaben ausgezahlt, obwohl die Frist abgelaufen ist.

Wenn der Vermieter die Frist unverschuldet überschreitet, darf er nach Ende der Frist die Korrektur der Nebenkostenabrechnung durchführen und der Mieter muss der Zahlung nachkommen. Ein unverschuldetes Überschreiten entsteht durch:

• Der Mieter hat keine Nachsendeadresse mitgeteilt, nachdem dieser umgezogen ist.
• Die Hausverwaltung hat die Nebenkostenabrechnung zu spät versendet.
• Einige Unterlagen kamen erst verspätet an, obwohl der Vermieter alles pünktlich abgegeben, z. B. für den Bescheid der Grundsteuer.
• Längerfristige Krankheit des Vermieters durch Attest nachgewiesen.

Beispiel 1

Der Vermieter hat die Nebenkostenrechnungen versendet und das Guthaben dem Mieter ausgezahlt. Jetzt findet der Vermieter Rechnungen, die er vergessen hat in der Nebenkostenabrechnung zu berücksichtigen und daraus ergibt sich eine Nachzahlung statt ein Guthaben.

Innerhalb der Frist (Ende des Folgejahres) kann der Vermieter eine Korrektur durchführen und der Mieter muss die Differenz zurückzahlen.

Fällt der Fehler erst nach Ende des Folgejahres auf (z. B. erst in 2024 für die Abrechnung 2022), dann muss der Mieter nichts nachzahlen und auch nicht das Guthaben erstatten. Der Vermieter darf keine Nebenkostenabrechnung mehr stellen, die den Mieter benachteiligt.

Beispiel 2

Der Vermieter hat die Nebenkostenrechnungen versendet und das Guthaben dem Mieter ausgezahlt. Jetzt findet der Vermieter einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung und daraus ergibt sich ein höheres Guthaben.

Die Frist (Ende des Folgejahres) spielt in diesem Fall keine Rolle. Der Vermieter kann eine Korrektur durchführen und der Mieter erhält die Differenz zum vorherigen Guthaben ausgezahlt, da es ihn nicht benachteiligt.

Rechte des Mieters

Als Vermieter sollten Sie über folgende Rechte des Mieters Bescheid wissen:

• Überprüfung der Nebenkostenabrechnung – Der Mieter hat 12. Monate nach Zugang Zeit die Abrechnung zu prüfen und Widerspruch einzulegen
• Klage bei Nichterstellung der Nebenkostenabrechnung – Der Mieter kann Sie verklagen, wenn Sie Ihrer Verpflichtung die Abrechnung zu erstellen nicht nachkommen.
  • Der Mieter kann die monatlichen Vorauszahlungen der Nebenkosten einstellen, bis der Vermieter die Abrechnung versendet. Danach muss der Mieter alle eingestellten Zahlungen wieder zahlen.
• Einsicht in Belege und Rechnungen – Wenn der Mieter es verlangt, müssen Sie ihm alle Rechnungen und Belege für die Abrechnung zur Einsicht zur Verfügung stellen.
• Einstellung der Nebenkostenvorauszahlungen – Wenn die Frist zur Abrechnung abgelaufen ist, darf der Mieter die Vorauszahlungen einstellen, bis Sie die Abrechnung erstellt und versendet haben.
• Rückforderung der Nebenkostenvorauszahlung – Wenn das Mietverhältnis gekündigt wurde und Sie als Vermieter nicht rechtzeitig abrechnen, darf der Mieter die Vorauszahlungen zurückfordern.
• Auszahlung eines Guthabens bei der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen.
  • Kommt der Vermieter der Auszahlung eines Guthabens nicht nach, darf der Mieter die nächste Miete um den Betrag kürzen.

Um vorsorglich Probleme mit den Mietern aus dem Weg zu gehen, empfiehlt es sich folgende Punkte zu beachten:

• Ehrliche und transparente Kommunikation mit dem Mietern. Klingt einfach, aber viele Vermieter vergessen wie wichtig das ist, damit die Mieter die Kostenhintergründe versteht.
• ordnungsgemäße Erstellung der Nebenkostenabrechnung ohne Fehler. Wenn die rechtlichen und inhaltlichen Rahmenbedingungen passen, wird der Mieter wenig Grund für Probleme haben.
• fachkompetente Beratung von Interessenverbänden wie Haus und Grund oder Steuerberatern. Wenn der Mieter kritische Anliegen hat, ist es ratsam mit den richtigen Fachleuten zu sprechen, bevor es zu Missverständnissen und Unwissen führt.

Leerstand

Eine leerstehende Wohnung wird für die Abrechnung wie eine Wohnung mit einer Person für den Zeitraum gehandhabt. Der Vermieter legt die Kosten auf die eine fiktive Person in der leerstehenden Wohnung um und trägt diese selbst. Für eine faire Berechnung wird bei größeren Wohnungen die durchschnittliche Anzahl der Personen pro Wohnung in dem Gebäude angenommen.

Die Kosten für einen Leerstand müssen berücksichtigt werden und dürfen nicht auf die anderen Mieter verteilt werden, aber diese Kosten kann der Vermieter steuerlich geltend machen.

Verteilerschlüssel

In der Nebenkostenabrechnung werden häufig die Kosten nach Wohnfläche oder Anzahl an Personen in der Wohnung verteilt. Der Vermieter hat die Option weitere Verteilerschlüssel (auch in Kombination) zu nutzen, solange diese für die Abrechnung sinnvoll sind.

• Wohnfläche in m²
• Anzahl an Personen in der Wohnung
• Wohneinheiten (solange die Einheiten ähnlich vergleichbar sind)
• tatsächlicher Verbrauch (bei z. B. Strom, Wasser, etc.)
• Eigentumsanteile
• weitere individuelle Verteilerschlüssel, z. B. für bestimmte Heizanlagen

Unterschiedliche Nutzung in Betriebskosten berücksichtigen

Befinden sich in einem Gebäude private als auch gewerbliche Mieter, sollten die Betriebskosten unterschiedlich berücksichtigt werden, damit die privaten Mieter durch die erhöhten Kosten keine Nachteile haben.

Beispielsweise hat ein gewerblicher Mieter Mitarbeiter und Kundschaft, die häufiger den Aufzug nutzen und dadurch mehr Strom verbrauchen. Weiter kann die Prämie für die Gebäudeversicherung steigen, weil gewerbliche Mieter im Objekt sind.

In der Regel wird bei so einer gemischten Nutzung ein Vorwegabzug für Gewerbe gemacht. Das heißt, nachdem die Gesamtkosten aller Mieter ermittelt werden, werden die Gewerbekosten von den Kosten für Wohneinheiten abgezogen.

Beispiel: Die Gebäudeversicherung kostet 3.000,- € im Jahr. Die Versicherung teilt mit, dass davon 60 % auf das Gewerbe und 40 % auf die Wohneinheiten entfallen. Damit zahlt der gewerbliche Mieter 1.800,- €, während die restlichen 1.200,- € auf die privaten Mieter nach dem Umlageschlüssel verteilt werden.

Bei gewerblicher Nutzung ist allerdings zu prüfen, inwieweit höhere Kosten entstehen. Hat ein Mieter nur ein Gewerbe angemeldet und nutzt es alleine als Büro, ist nicht mit höheren Kosten zu rechnen. Wenn ein Mieter hingegen durch sein Gewerbe viel Kundschaft vor Ort erhält, kann mit höheren Kosten für Strom und Wasser gerechnet werden.

Die Gerichte haben hier bisher unterschiedlich entschieden und bei bis zu 15 % Mehrkosten, muss der Vermieter keinen Vorwegabzug für gewerbliche Mieter vornehmen, womit er sich die Arbeit spart. Der Vermieter sollte sich die Fragen stellen, ob die Betriebskosten signifikant niedriger wären, wenn es eine Wohnung wäre und ob die Mehrkosten stark ins Gewicht fallen.

Unterjähriger Mieterwechsel

Es ist eher die Regel, dass ein Mieter mitten im Jahr auszieht, als dass er bis zum Jahresende wartet. Bei einem Mieterwechsel ist zwingend erforderlich die Nebenkostenabrechnung zeitanteilig zu erstellen. Dafür müssen die Energieverbräuche zum Auszug und Einzug erfasst werden.

Bei zeitanteiligen Berechnungen wird mit 365 Tagen pro Jahr (kein Schaltjahr) gerechnet.

Beispiel 1

Zieht ein Mieter zum 30.04 aus, erhält dieser für die ersten vier Monate (Januar bis April) eine Nebenkostenrechnung. Der neue Mieter zieht am 01.05 ein und erhält dann die Nebenkostenrechnung für acht Monate (Mai bis Dezember).

Der alte Mieter wird in dem Beispiel bis zum 30.04 eine Abrechnung über 120 Tage erhalten, während bei dem neuen Mieter 245 Tage abgerechnet werden.

Beispiel 2

Zieht ein Mieter zum 30.06 aus, erhält dieser für die ersten sechs Monate (Januar bis Juni) eine Nebenkostenrechnung. Der neue Mieter zieht am 01.08 ein und erhält dann die Nebenkostenrechnung für fünf Monate (August bis Dezember).

Der alte Mieter wird in dem Beispiel bis zum 30.06 eine Abrechnung über 181 Tage erhalten, während bei dem neuen Mieter 153 Tage abgerechnet werden. Für den Leerstand im Juli werden 31 Tage angesetzt und die Kosten trägt der Vermieter selbst.