Finanzen

Nebenkostenabrechnung: Was muss beachtet werden?

Für viele ist die Nebenkostenabrechnung ein leidiges Thema. Die Vermieter stecken viel Zeit rein und doch lassen sich häufig Fehler finden. Doch woran liegt das und was sollte bei der Betriebskostenabrechnung beachtet werden?

Vorauszahlung

Die Vermieter stehen in der gesetzlichen Pflicht jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen an ihre Mieter zu versenden. Die Mieter leisten monatlich eine Vorauszahlung, die in der Abrechnung berücksichtigt wird. Die Differenz der Vorauszahlung und der tatsächlichen Kosten ergibt eine Nachzahlung oder Guthaben für den Mieter.

Im Mietvertrag kann allerdings auch vereinbart werden, dass der Mieter eine Betriebskostenpauschale bezahlt. Hierbei ist es für die Mieter nicht wichtig wie hoch die tatsächlichen Kosten wirklich sind, da die Pauschale sämtlich Kosten abdeckt. Für den Vermieter wird es zum Nachteil, sobald die tatsächlichen Kosten höher als die vereinbarte Pauschale sein sollten.

Abrechnungszeitraum

Die Nebenkostenabrechnung umfasst eine Periode von maximal 12 Monaten. Wird eine längere Periode als 12 Monate gewählt, wäre dies formal inkorrekt. Bei vielen Vermietern ist die Periode identisch mit dem Kalenderjahr (Januar bis Dezember).

Abgabe & Verjährung

Der Mieter muss die Nebenkostenabrechnung bis zum Ende des Folgejahres erhalten haben. Das heißt für das Jahr 2021 muss der Mieter die Abrechnung spätestens im Dezember 2022 erhalten. Allerdings sollte der Vermieter nicht so lange mit der Erstellung warten, weil eventuelle Fehler in der Frist korrigiert werden müssen, damit diese wirksam wird. Für die Zahlungen gibt es eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Das heißt der Vermieter muss innerhalb der Zeit die Nachzahlung erhalten, ansonsten verfällt sein Anspruch. Gleiches gilt für den Mieter, wenn er Guthaben ausgezahlt haben will.

Anfechtung

Der Mieter hat nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB zwölf Monate nach Erhalt Zeit die Nebenkostenabrechnung anzufechten. Selbst wenn der Mieter jahrelang falsche Abrechnungen erhalten hat, kann dieser nur die aktuelle Nebenkostenabrechnung anfechten. Eine Ausnahme wird nur gemacht, wenn der Mieter wegen unverschuldeter Verhinderung die Abrechnung nicht früher prüfen konnte. Die Ausnahmen betreffen dabei nur Einzelfälle, wie z. B. bei schwerer Krankheit.

Pflichtangaben

Folgende Angaben müssen auf einer Nebenkostenabrechnung stehen, damit diese formal korrekt erstellt ist:

  • gemietete Wohnung bzw. Einheit
  • Name vom Mieter
  • Name vom Vermieter
  • Abrechnungszeitraum
  • Liste der Gesamtkosten
  • Verteilerschlüssel und Anteil des Mieters an Gesamtkosten
  • Vorauszahlungen des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlung vom Anteil des Mieters an Gesamtkosten (Nachzahlung oder Guthaben)

Umlagefähigkeit von Kosten

Nach § 1 und § 2 BetrKV ist genauestens geregelt welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen und welche Kosten der Vermieter selbst tragen muss.

Zu den umlagefähigen Kosten auf den Mieter zählen:

  • Aufzug
  • Entwässerung
  • Gartenpflege
  • Gebäudereinigung
  • Grundsteuer
  • Hausmeister
  • Hausstrom für Flur, Keller, Beleuchtung, etc.
  • Heizung / Warmwasser
  • Kabelanschluss
  • Müllbeseitigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Sonstige Betriebskosten, z. B.
    • Reinigung von Glasdächer, Dachrinnen, Müllbehälter, Rollladen, etc.
    • Wartungskosten für Alarmanlagen, Feuerlöscher, Lüftungsanlagen, etc.
    • Überprüfung von Abflussrohren und Gasleitungen
  • Straßenreinigung
  • Waschraum

Die sonstigen Betriebskosten sind nur dann umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag pro Position bezeichnet werden. Nur die Angabe von „sonstige Betriebskosten“ reicht nicht aus.

Folgende Kosten gehören nicht zu den Betriebskosten und sind nicht umlagefähig:

  • Gebäudeversicherung
  • Kosten für Instandhaltung
  • Kosten für Steuerberater
  • Kosten für Verwaltung
  • Mietausfallversicherung
  • Reparaturen am Dach
  • Reparaturen an Heizungsanlagen

Häufige Fehler

Zu den häufigsten Fehlerursachen für eine Nebenkostenabrechnung gehören:

  • Nichteinhalten von Fristen – Beispiel: Der Vermieter versendet die Abrechnung zu spät.
  • Mindestangaben fehlen – Beispiel: Der Vermieter hat nicht alle Pflichtangaben angegeben.
  • Falscher Verteilerschlüssel – Beispiel: Kosten werden auf falsche Mieter verteilt.
  • Falscher Abrechnungszeitraum – Beispiel: Der Vermieter rechnet die falsche Monate bzw. das falsche Jahr ab.
  • Berechnungsfehler – Beispiel: Die Formel zur Berechnung der Summen ist falsch. Nachrechnen lohnt sich.
  • Falsche umgelegte Kosten – Beispiel: Der Vermieter legt nicht umlagefähige Kosten um. Als Mieter können Sie im Mietvertrag prüfen, was umgelegt werden darf.