Nach § 23 Abs. 3 WEG kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft einen Beschluss per Umlaufverfahren fassen, ohne eine Eigentümerversammlung einberufen zu müssen.

Was ist ein Umlaufbeschluss?

Beschlüsse von Wohnungseigentümergemeinschaften werden in der Regel auf Eigentümerversammlungen diskutiert, abgestimmt und beschlossen. Mit einem Umlaufbeschluss haben die Eigentümer der Gemeinschaft die Möglichkeit, einen Beschlussantrag zu akzeptieren, ohne eine Versammlung abhalten zu müssen.

Wie funktioniert das Umlaufverfahren?

Dank der WEG-Reform 2020 wurde das Umlaufverfahren deutlich vereinfacht und damit attraktiver zur Durchführung gemacht.

Das Umlaufverfahren kann der Verwalter als auch ein Eigentümer einleiten und für das Umlaufverfahren müssen alle Eigentümer per Textform (E-Mail, Whatsapp o. Ä.) kontaktiert werden. Früher war nur die Schriftform (Brief) erlaubt. Das heißt, heute ist es erlaubt über Whatsapp oder anderen Apps ein Umlaufverfahren durchzuführen.

Die Eigentümer erhalten ein Anschreiben mit dem Beschlussantrag und müssen diesen unterschreiben und zurücksenden. Dabei gibt es zwei Formen:

• Der Hausverwalter versendet nur ein Schreiben, welches von Eigentümer zu Eigentümer weitergereicht und unterzeichnet wird. Der Nachteil ist, dass es lange dauert, bis der Verwalter das Schreiben zurückerhält und eventuell fühlen Eigentümer sich gezwungen, auch zu unterzeichnen, damit sie nicht als einzige nicht unterzeichnen.
• Der Hausverwalter versendet separate Schreiben an jeden Eigentümer. Die Antwortschreiben werden von den Eigentümern akzeptiert oder abgelehnt und zurückgesendet. Der Vorteil ist, dass es deutlich schneller geht, als die andere Variante und Eigentümer ohne Gruppenzwang ihre Entscheidung in Ruhe fällen können.

Nachdem der Hausverwalter das Antwortschreiben zurückerhalten hat, versendet er die Verkündung des Beschlusses an die Wohnungseigentümer und trägt den Beschluss in die Beschlusssammlung ein.

Abstimmung und Mehrheit

Bei der Abstimmung gilt die Allstimmigkeit der kompletten WEG. Im Detail heißt das, dass alle Wohnungseigentümer, die im Grundbuch stehen, dem Beschluss zustimmen müssen, ansonsten kommt der Beschluss nicht zustande. Daher funktionieren Umlaufbeschlüsse besonders bei kleinen Gemeinschaften gut, während bei großen Gemeinschaften die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass jemand gegen den Beschluss sein wird.

Dank der WEG-Reform 2020 ist es möglich, die Mehrheit zu senken, sodass per einfache Mehrheit abgestimmt werden kann. Dazu müssen die Eigentümer auf einer Versammlung beschließen, dass ein Beschlussantrag später per Umlaufbeschluss nachgeholt werden kann, wenn z. B. Angebote zur Entscheidung oder anderes fehlen sollte. Die einfache Mehrheit gilt in dem Fall nur für den einen Beschlussantrag und nicht für alle zukünftigen Umlaufbeschlüsse.

Wer leitet einen Umlaufbeschluss ein?

Der Umlaufbeschluss kann vom Hausverwalter, Verwaltungsbeirat als auch einem Wohnungseigentümer eingeleitet werden. Alle diese Personen sind dazu berechtigt.

Was passiert bei einer Stimmenthaltung?

Reagiert ein Eigentümer nicht auf das Schreiben vom Umlaufbeschluss, ist seine fehlende Reaktion nicht als Enthaltung, sondern als Ablehnung zu werten. In dem Fall bleibt bei Allstimmigkeit dann nur noch der Weg über die Eigentümerversammlung, um den Beschluss fassen zu können.

Wurde auf der Eigentümerversammlung die einfache Mehrheit beschlossen, kann der Beschluss auch ohne den einzelnen Eigentümer gefasst werden.

Wirksamkeit und Verkündung

Der Umlaufbeschluss ist erst nach Verkündung des Abstimmergebnisses wirksam. Die Verkündung erfolgt durch den Verwalter, sobald er alle Ergebnisse zurückerhalten hat oder das Ergebnis durch Stimmenthaltungen nicht beeinflusst würde.

Für die Veröffentlichung der Verkündung kann der Verwalter die Textform (E-Mail, Post, etc.) wählen, um es den Eigentümer mitzuteilen. Alternativ kann das Ergebnis auch am schwarzen Brett oder im Treppenhaus ausgehängt werden.

Anfechtung des Beschlusses

Nach §45 WEG gilt: Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate nach der Beschlussfassung begründet werden.

Für eine gerichtliche Anfechtung kann eine Klage beim zuständigen Amtsgericht eingereicht werden. Das Amtsgericht ist zuständig, in welchem Bezirk das Grundstück liegt. Liegt das Grundstück zum Beispiel in Hamburg ist das Amtsgericht Hamburg zuständig.

WEG Reform 2020

Durch die WEG Reform 2020 gab es folgende Änderungen:

• Textform statt Schriftform ist möglich. Dadurch ist der Umlaufbeschluss per E-Mail, Post, Whatsapp etc. möglich. Bei der Schriftform war ein ausgedrucktes Dokument mit allen Unterschriften der Eigentümer erforderlich.
• Einfache Mehrheit ist möglich. Dadurch müssen nicht alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer für den Beschluss stimmen. Es reicht, wenn mehr als 50 % der Eigentümer für den Beschluss stimmen. Vorher galt beim Umlaufbeschluss strikte Allstimmigkeit.

Zusammenfassung

• Der Umlaufbeschluss erfordert Allstimmigkeit und scheitert bei einer Nein-Stimme.
• Eine Stimmenthaltung wird als Ablehnung gewertet.
• Wurde die Mehrheit auf einer Eigentümerversammlung geändert, kann beim Umlaufbeschluss über die einfache Mehrheit abgestimmt werden.
• Der Umlaufbeschluss kann über E-Mail, Whatsapp, SMS oder anderen Apps digital durchgeführt werden.
• Der Umlaufbeschluss kann auch vom Eigentümer eingeleitet werden.
• Eine Anfechtung muss innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung erhoben werden.