WEG

Was macht der Verwaltungsbeirat?

In vielen Wohnungseigentümergemeinschaften wird ein Verwaltungsbeirat gewählt, der Aufgaben übernimmt und zwischen Verwalter und Eigentümer vermittelt.

Aufgaben

Der Beirat übernimmt in der Regel folgende Aufgaben:

  • Prüfung der Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne, die vom Hausverwalter erstellt werden
  • Einladung zur Eigentümerversammlung, falls ein Verwalter fehlen sollte oder seiner Pflicht nicht nachkommt
  • Unterschreiben des Protokolls der Eigentümerversammlung mit den gefassten Beschlüssen
  • Weitere Tätigkeiten, um den Verwalter zu unterstützen, wie z. B. Angebote prüfen, Hausordnung überwachen, zwischen unzufriedenen/schwierigen Eigentümern vermitteln etc.

Ist ein Beirat Pflicht?

Nein, es gibt keine gesetzliche Anforderung, einen Beirat zu bestellen. Eine Eigentümergemeinschaft kann auch ohne Beirat tätig sein und verwaltet werden.

Allerdings kann es in der Teilungserklärung vorgeschrieben sein, dass ein Beirat bestellt wird. In dem Fall können die Eigentümer sogar die Bestellung eines Beirats einklagen. Es gibt seit der WEG Reform 2020 keine Mindestanzahl an Beiratsmitglieder.

Bei kleinen Gemeinschaften mit weniger 8 Einheiten ist der Einsatz eines Beirats nicht sehr sinnvoll. Häufig fallen hier nicht viele Aufgaben an und die Eigentümer können auch direkt mit dem Verwalter kommunizieren. Bei größeren Eigentümergemeinschaften macht die Bestellung eines Beirats durchaus Sinn, um Konflikte zwischen Eigentümern vorbeugen zu können als auch Aufgaben mit dem Verwalter zu teilen.

Aufwandsentschädigung

Der Verwaltungsbeirat arbeitet in der Regel ehrenamtlich und erhält für seine Tätigkeit keine gesonderte Vergütung. In dem Fall können die Beiratsmitglieder einen Ersatz für ihre Auslagen erhalten, die für die Tätigkeiten angefallen sind. Die Aufwendungen sind in der Regel Kosten für Telefon, Porto, Fahrten sowie Kopieren.

Je nach Umstand können Kosten für Fachliteratur und Fachseminar erstattet werden, sofern dies für die Ausübung der Aufgaben erforderlich ist. Alle angefallen Auslagen müssen mit einem Beleg nachgewiesen werden.

Die Eigentümergemeinschaft kann in einem Beschluss festhalten, wie die Auslagen zu zahlen ist. Entweder können die Belege centgenau abgerechnet werden oder man spart sich die Mühe, die einzelnen Belege zu prüfen und zahlt einen pauschalen Betrag jährlich an den Beitrag aus.

Die erhaltene Entschädigung ist für den Beirat nicht steuerpflichtig. Die Höhe ist im Gesetz nicht festgelegt, sollte sich aber im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung bleiben. Für pauschale Beträge wird in der Regel mit 100,- € pro Beiratsmitglied und Jahr gerechnet.

Vergütung

Alternativ kann dem Beiratsmitglied eine Vergütung gezahlt werden, die in einem Beschluss gefasst wird. Eine Vergütung macht für den Verwaltungsbeirat Sinn, wenn die Aufgaben des Beirats wegen der Größe der Eigentümergemeinschaft oder wegen zusätzlicher Arbeiten wie eine Großsanierung besonders viel Zeit in Anspruch nehmen.

Weiter könnte der Beirat weitere Aufgaben wie Besorgungen oder die Vertretung der Gemeinschaft nach Außen übernommen. Die Vergütung und die daher gehenden Rechte und Pflichten müssen in einem Vertrag zwischen dem Beiratsmitglied und der Eigentümergemeinschaft geregelt werden.

Die Vergütung ist für das einzelne Beiratsmitglied steuerpflichtig. Die Höhe hängt vom Zeitaufwand und den Aufgaben des Beirats ab. In einem Fall haben drei Beiratsmitglieder zusammen 3.579,04 € pro Jahr erhalten (WEG mit 340 Einheiten).