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Wie läuft eine Eigentümerversammlung ab?

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft hat der Hausverwalter die Pflicht jährlich mindestens eine Eigentümerversammlung einzuberufen, bei der die Eigentümer die Möglichkeit haben ihre Wünsche zu Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zu beschließen.

Wohnungseigentümergemeinschaft

Eigentümer einer oder mehrerer Wohnungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft müssen sich für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums mit den anderen Eigentümern austauschen und über Änderungen abstimmen. Alleine dürfen die Eigentümer nur in ihrem Sondereigentum entscheiden. Vorab der Eigentümersammlung können die Eigentümer dem Verwalter Wünsche und Themen äußern, die dann auf der Versammlung diskutiert werden.

Wenn es keinen WEG-Verwalter gibt, kann der Beirat der WEG die Versammlung einberufen. Gibt es auch keinen Beirat, dann kann ein Eigentümer durch eine gerichtliche Entscheidung die Versammlung einberufen.

Inhalt

Die Eigentümerversammlung wird genutzt, um geplante Maßnahmen für das gemeinsame Wohneigentum entscheiden zu können. Typischer Inhalt von Eigentümerversammlung sind unter anderem folgende Punkte:

  • Wirtschaftsplan
  • Hausgeldabrechnung und Heizkostenabrechnung
  • Hausordnung
  • Renovierungen und Sanierungen
  • Bauliche Veränderungen
  • Instandhaltung

Einladung

Die Einladung hat gemäß § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG eine Einberufungsfrist von drei Wochen (seit 01.12.2020; davor waren es zwei Wochen). Die Pflichtangaben in einer Einladung sind:

  • vollständige Angaben zu Namen und Anschrift des Adressaten
  • vollständige Angaben des Namens und der Anschrift des Verwalters
  • genaue Bezeichnung der Gemeinschaft, für die die Versammlung einberufen wird (Ort und Straße)
  • Ort der Versammlung (genaue Bezeichnung)
  • Datum der Versammlung
  • Uhrzeit der Versammlung
  • Tagesordnung

Die Tagesordnung enthält alle Punkte, die während der Versammlung besprochen werden und worüber abgestimmt wird. Während der Frist von drei Wochen können die Eigentümer Punkte ergänzen lassen, sofern sie dem WEG-Verwalter rechtzeitig Bescheid geben. Während der Versammlung können keine neuen Tagesordnungspunkte aufgenommen werden, sondern werden erst auf der nächsten Versammlung besprochen.

Viele WEG-Verwalter versenden eine Vollmacht für einen Vertreter mit der Einladung, da viele Eigentümer häufig verhindert sind und nicht teilnehmen können. In der Vollmacht kann der Wohnungseigentümer eine Person bestimmen, die für ihn an der Versammlung teilnimmt und seine Meinung vertritt. Alternativ kann der Eigentümer auf der Vollmacht vorab für die Tagesordnungspunkte abstimmen und dem Verwalter zukommen lassen.

Beschlussfähigkeit

Seit dem 1. Dezember 2020 ist eine Eigentümerversammlung immer beschlussfähig, unabhängig von der Anzahl der erschienenen Eigentümern. Davor musste bei jeder Versammlung stets geprüft, ob die Beschlussfähigkeit gegeben werden. Zur Reduzierung von unnötigen Versammlungen, weil die Beschlussfähigkeit nicht gegeben war, wurde dies mit der WEG-Reform im Dezember 2020 geändert.

Abstimmung

Jeder Eigentümer ist berechtigt abzustimmen und das Abstimmungsprinzip ist laut Wohnungseigentumsgesetz das Kopfprinzip. Allerdings kann die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung ein anderes Abstimmungsprinzip vorsehen, weswegen der Verwalter vor der Versammlung diese prüfen sollte.

  • Kopfprinzip
    Jeder Eigentümer hat eine Stimme, unabhängig davon wie viele Einheiten bzw. Wohnungen der Eigentümer besitzt. Eine Einheit bzw. Wohnung mit zwei oder mehr Eigentümern haben nur eine Stimme.
  • Objektprinzip
    Jede Einheit bzw. Wohnung wird eine Stimme zugeordnet, das heißt dass ein Eigentümer mit mehreren Einheiten mehrere Stimmen hat.
  • Wertprinzip
    Die Einheiten bzw. Wohnungen einer Gemeinschaft wurden in Miteigentumsanteile aufgeteilt, um Wert, Lage, Schnitt und Größe einfacher nutzen zu können. Die Miteigentumsanteile der Eigentümer bestimmen die Stimmanteile. Damit kann z. B. ein Eigentümer mit einer Einheit in guter Lage mehr Miteigentumsanteile haben, als ein Eigentümer mit mehreren Einheiten in schlechter Lage.

Bei der Abstimmung gilt das Mehrheitsprinzip. Ein Beschluss gilt damit als angenommen, wenn mindestens über 50 % aller Stimmen dafür sind. Sind genau 50 % der Stimmen dafür und dagegen, gilt der Beschluss als abgelehnt, weil keine einfache Mehrheit zu Stande gekommen ist.

Protokoll

Nach Abschluss einer Eigentümerversammlung hat der WEG-Verwalter die Pflicht ein Protokoll zu erstellen und dem Beirat zur Unterzeichnung vorzulegen. Hat der Verwalter das Protokoll während der Versammlung erstellt, kann es direkt vor Ort unterzeichnet werden. Eine gesetzliche Frist zu Erstellung gibt es nicht, aber es sollte vor Ablauf der Anfechtungsfrist für Beschlüsse den Eigentümern zur Verfügung gestellt werden. Hat der Beirat nichts zu beanstanden und unterzeichnet das Protokoll, wird das Protokoll an alle Eigentümer versendet. Ist kein Beirat bestellt, unterzeichnet es ein Wohnungseigentümer. Das Protokoll enthält folgende Punkte:

  • Datum, Uhrzeit und Versammlungsort,
  • Versammlungsart (ordentlich, außerordentlich)
  • Wohnungseigentümergemeinschaft (Bezeichnung, Adresse),
  • anwesende und abwesende Teilnehmer mit Miteigentumsanteile,
  • ggfs. anwesende Gäste,
  • alle Tagesordnungspunkte der Versammlung mit dem Abstimmungsergebnis und dem resultierendem Beschluss,
  • Unterschriften vom Verwalter, Beirat und einem Eigentümer.

Nach Versammlungsende bzw. Beschlussverkündung haben die Eigentümer vier Wochen Zeit einzelne Punkte im Protokoll anzufechten. In dieser Zeit sollte der Verwalter den Eigentümern das Protokoll zur Verfügung stellen. Wird in der Zeit nichts angefochten, gelten die Beschlüsse als bestandskräftig und werden in die Beschlusssammlung aufgenommen.

Ablauf einer Eigentümerversammlung

  1. Versendung der Einladung
    Die Eigentümer werden zur Eigentümerversammlung eingeladen. Mit der Einladung erhält der Eigentümer die Tagesordnung und kann innerhalb der Frist von zwei Wochen weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen lassen. In der Regel erhält der Eigentümer eine Vollmacht für einen Vertreter. Falls der Eigentümer nicht teilnehmen kann, kann ein Vertreter stattdessen teilnehmen.
  2. Prüfung der Anwesenheit
    Bei Ankunft zum Versammlungsort wird geprüft, ob die erschienene Person berechtigt zur Teilnahme ist (Eigentümer oder Vertreter mit Vollmacht). Vor dem 01.12.2020 wurde geprüft, ob die Versammlung beschlussfähig ist. Seit der WEG Reform ist jede Eigentümerversammlung beschlussfähig.
  3. Eröffnung der Versammlung
    Der WEG-Verwalter eröffnet die Versammlung offiziell und leitet diese anhand der Tagesordnung.
  4. Vorstellung der Tagesordnungspunkte und Leitung der Diskussion
    Der Verwalter stellt die Tagesordnungspunkte wie in der Einladung angegeben vor und achtet bei der Diskussion darauf, dass jeder Eigentümer zu Wort kommen kann. Streitsituationen sollten vermieden werden, sodass faire eine Diskussion unter den Eigentümern entstehen kann.
  5. Durchführung der Abstimmung
    Nach jedem Tagesordnungspunkt wird eine Abstimmung durchgeführt. Der Verwalter gibt anschließend bekannt, ob der Beschluss angenommen oder abgelehnt wurde.
  6. Schließung der Versammlung
    Wurden alle Tagesordnungspunkte besprochen, wird die Versammlung offiziell geschlossen.
  7. Erstellung des Protokolls
    Abschließend werden alle Beschlüsse protokolliert und an einen Eigentümer oder dem Beirat zur Unterschrift versendet oder direkt vor Ort unterzeichnet. Gibt es keine Beanstandung, wird das unterzeichnete Protokoll an alle Eigentümer versendet. Die Eigentümer können die Beschlüsse 4 Wochen lang nach Beschlussverkündung anfechten. Danach sind die Beschlüsse bestandskräftig.
  8. Beschlusssammlung
    Die Beschlüsse werden vom Verwalter in die Beschlusssammlung eingetragen und sind für alle Eigentümer der Gemeinschaft sichtbar.

Anfechtung von Beschlüssen

Generell können alle Beschlüsse innerhalb von vier Wochen nach Beschlussverkündung auf der Eigentümerversammlung angefochten werden. In dem Fall entscheidet je ein Gericht, ob bestimmte Beschlüsse nichtig oder rechtskräftig sind sowie eventuell aufgehoben werden müssen.

Weiter lassen sich Beschlüsse anfechten, wenn durch den Verwalter Fehler entstanden sind, z. B. wurden nicht alle Eigentümer zur Versammlung eingeladen oder die drei Wochen Frist zur Einladung wurde nicht beachtet. Diese Fehler müssen allerdings größere Auswirkungen auf die Beschlüsse haben, sodass die getroffenen Entscheidungen beeinflusst werden. Ansonsten wird die Klage vor Gericht keinen Erfolg haben.