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Wie läuft eine Eigentümerversammlung ab?

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft hat der Hausverwalter die Pflicht jährlich mindestens eine Eigentümerversammlung einzuberufen, bei der die Eigentümer die Möglichkeit haben ihre Wünsche zu Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zu beschließen.

Wohnungseigentümergemeinschaft

Eigentümer einer oder mehrerer Wohnungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft müssen sich für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums mit den anderen Eigentümern austauschen und über Änderungen abstimmen. Alleine dürfen die Eigentümer nur in ihrem Sondereigentum entscheiden. Vorab der Eigentümersammlung können die Eigentümer dem Verwalter Wünsche und Themen äußern, die dann auf der Versammlung diskutiert werden.

Wenn es keinen WEG-Verwalter gibt, kann der Beirat der WEG die Versammlung einberufen. Gibt es auch keinen Beirat, dann kann ein Eigentümer durch eine gerichtliche Entscheidung die Versammlung einberufen.

Einladung

Die Einladung hat gemäß § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG eine Einberufungsfrist von drei Wochen (seit 01.12.2020; davor waren es zwei Wochen). Die Pflichtangaben in einer Einladung sind:

  • vollständige Angaben zu Namen und Anschrift des Adressaten
  • vollständige Angaben des Namens und der Anschrift des Verwalters
  • genaue Bezeichnung der Gemeinschaft, für die die Versammlung einberufen wird (Ort und Straße)
  • Ort der Versammlung (genaue Bezeichnung)
  • Datum der Versammlung
  • Uhrzeit der Versammlung
  • Tagesordnung

Die Tagesordnung enthält alle Punkte, die während der Versammlung besprochen werden und worüber abgestimmt wird. Während der Frist von drei Wochen können die Eigentümer Punkte ergänzen lassen, sofern sie dem WEG-Verwalter rechtzeitig Bescheid geben. Während der Versammlung können keine neuen Tagesordnungspunkte aufgenommen werden, sondern werden erst auf der nächsten Versammlung besprochen.

Viele WEG-Verwalter versenden eine Vollmacht für einen Vertreter mit der Einladung, da viele Eigentümer häufig verhindert sind und nicht teilnehmen können. In der Vollmacht kann der Wohnungseigentümer eine Person bestimmen, die für ihn an der Versammlung teilnimmt und seine Meinung vertritt. Alternativ kann der Eigentümer auf der Vollmacht vorab für die Tagesordnungspunkte abstimmen und dem Verwalter zukommen lassen.

Protokoll

Nach Abschluss einer Eigentümerversammlung hat der WEG-Verwalter die Pflicht innerhalb von drei Wochen ein Protokoll zu erstellen und dem Beirat zur Unterzeichnung vorzulegen. Das Protokoll enthält alle Tagesordnungspunkte der Versammlung mit dem Ergebnis der Abstimmung und dem resultierendem Beschluss. Hat der Beirat nichts zu beanstanden und unterzeichnet das Protokoll, wird das Protokoll an alle Eigentümer versendet. Ist kein Beirat bestellt, unterzeichnet es ein Wohnungseigentümer.

Nach Erhalt des Protokolls haben die Eigentümer vier Wochen Zeit einzelne Punkte im Protokoll anzufechten. Wird in der Zeit nichts angefochten, gelten die Beschlüsse als bestandskräftig und werden in die Beschlusssammlung aufgenommen.

Ablauf

  • Die Eigentümer werden zur Eigentümerversammlung eingeladen.
    • Mit der Einladung erhält der Eigentümer die Tagesordnung und kann innerhalb der Frist weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen lassen.
    • In der Regel erhält der Eigentümer eine Vollmacht für einen Vertreter. Falls der Eigentümer nicht teilnehmen kann, kann ein Vertreter stattdessen teilnehmen.
  • Bei Ankunft zum Versammlungsort wird geprüft, ob die erschienene Person berechtigt zur Teilnahme ist (Eigentümer oder Vertreter mit Vollmacht).
    • Vor dem 01.12.2020 wurde geprüft, ob die Versammlung beschlussfähig ist. Seit der WEG Reform ist jede Eigentümerversammlung beschlussfähig.
  • Der WEG-Verwalter eröffnet die Versammlung offiziell und leitet diese anhand der Tagesordnung.
    • Der Verwalter führt die Abstimmung pro Tagesordnungspunkt durch und gibt das Beschlussergebnis bekannt
  • Abschließend werden alle Beschlüsse protokolliert und an einen Eigentümer oder dem Beirat zur Unterschrift versendet.
  • Gibt es keine Beanstandung, wird das unterzeichnete Protokoll an alle Eigentümer versendet. Die Eigentümer können die Beschlüsse 4 Wochen lang anfechten, danach sind die Beschlüsse bestandskräftig.
  • Die Beschlüsse werden in die Beschlusssammlung eingetragen und sind für alle Eigentümer der Gemeinschaft sichtbar.