Checkliste zur Hausverwaltersuche

Worauf sollte bei der Suche nach einer Hausverwaltung geachtet werden? Die richtige Wahl der Hausverwaltung ist entscheidend, um eine professionelle Verwaltung der Immobilie zu gewährleisten und sich den Ärger mit einem Wechsel zu ersparen.

Gerade die Suche nach einer guten Hausverwaltung gestaltet sich als schwierig, wenn man wenig Erfahrung in dem Bereich hat und die lokalen Hausverwaltungen noch nicht kennt. Nachfolgend finden Sie einige Punkte auf die Sie achten können, um sich leichter für einen potentielle Hausverwaltung zu entscheiden.

Seriosität

Das erste was geprüft werden sollte, ist, ob der Hausverwalter seriös ist und die Hausverwaltung hauptberuflich ausübt. Nichts ist schlimmer als einen Verwalter zu bestellen, der nicht täglich erreichbar ist oder sich nicht um die Mieteranliegen kümmert, weil er anders beschäftigt ist und nur nebenberuflich als Hausverwalter tätig ist. Auch sollte der Verwalter die Tätigkeiten nicht an Dritte auslagern.

Organisation & Struktur

Das A und O jedes Unternehmens ist eine gute Organisation und Struktur. Wenn die Hausverwaltung sich aktiv um die Aufgaben kümmert und nichts über Wochen oder sogar Monate liegen lässt, sind auch die Eigentümer und Mieter zufrieden. Dies erspart Ihnen später Nerven, wenn Sie Belege anfordern möchten oder die WEG-Buchhaltung prüfen.

Sitz

Der Sitz der Hausverwaltung ist entscheidend, um die Nähe zum Objekt zu gewährleisten. Wenn die Hausverwaltung in der Nähe ist, kann diese leichter zum Objekt fahren, um Begehungen zu machen, Schäden zu prüfen oder Wohnungsübergaben zu machen. Je nach Größe der Immobilie macht es Sinn, wenn die Hausverwaltung einen Hausmeister beauftragt, der sich zuverlässig um alles vor Ort kümmert. Der Verwalter sollte gewährleisten, dass mindestens einmal jährliche eine Objektbegehung mit Protokoll durchgeführt wird, um potentielle Mängel frühzeitig festzustellen.

Berufserfahrung & Fachwissen

Die Hausverwaltung sollte ein gewisses Alter erreicht haben und existieren. Je länger ein Unternehmen existiert, desto mehr Erfahrung hat es in dem Bereich Verwaltung von Immobilien, um eine professionelle Verwaltung zu gewährleisten. Weiter sollten die Mitarbeiter der Hausverwaltung ein gutes Fachwissen und Verständnis dafür haben, wie zum Beispiel ordnungsgemäß die WEG-Buchhaltung inklusive jährlicher Abrechnungen geführt und erstellt wird.

Auch ist es vom Vorteil, wenn der Verwalter sich mit dem Immobilienrecht und -gesetzen auskennt. Gerade in Wohnungseigentümergemeinschaften kommt es häufig vor, dass die Eigentümer sich nicht immer verstehen und der Verwalter einschreiten muss, um Klagen vorzubeugen.

Bestand

Eine Hausverwaltung mit vielen Einheiten (z. B. über 5.000 Einheiten) wird nicht so viel Zeit für einen einzelnen Eigentümer haben, der nur 10 Einheiten besitzt. In dem Fall könnte eine kleine Hausverwaltung mit 500 Einheiten interessanter sein, weil diese mehr Zeit für den einzelnen Eigentümer aufwenden und einen besseren Service liefern kann.

Bei allerdings zu kleinen Hausverwaltungen besteht die Gefahr, dass diese in einer schlechten Wirtschaftslage insolvent gehen könnten. Große Hausverwaltungen haben hingegen den Vorteil, dass die schon lange existieren und wie beim vorherigen Punkt erwähnt aus ihrer Erfahrung schöpfen können.

Bewertung & Referenzen

Im Internet kann man in der Regel Referenzen auf der Website der Hausverwaltung oder Bewertungen bei Google finden, um zu sehen wie zufrieden die bisherigen Kunden mit dem Service und den Leistungen sind. Eventuell gibt es die Möglichkeit, direkt den Kunden zu sprechen, wenn man entsprechende Kontakte hat. Bei WEG-Objekten könnten Sie mit anderen Eigentümern oder den Miteigentümern sprechen, um mehr Einblick über die Arbeit der Hausverwaltung zu erhalten.

Software

Der Hausverwalter nutzt eine aktuelle Software zur Verwaltung und bietet ein Kundenportal für Mieter und Eigentümer an. Zudem sollte die Website einen modernen Eindruck vermitteln. Dadurch wissen Sie, dass der Verwalter mit der Zeit geht und nicht mit verstaubter Software arbeitet, die die Prozesse verlangsamen. Auch das Portal bietet für die Kommunikation mit den Mietern und Eigentümern als auch für die Bereitstellung von Dokumenten einen großen Vorteil.

Mitglied im Verband

Kein allzu wichtiges Kriterium, aber für die Mitgliedschaft in einem Verband wie dem VDIV gibt es Voraussetzungen, die die Hausverwaltung erfüllen muss. Damit werden Mindeststandards für den Kunden gewährleistet. Häufige Voraussetzungen sind, dass die Hausverwaltung eine Vermögenschadenhaftpflichtversicherung (Haftsumme ca. 200.000,- €) abgeschlossen hat und mind. 400 Einheiten verwaltet. Weiter sollte der Verwalter eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer 1 Millionen Haftsumme für jeweils Personenschäden und Sachschäden abgeschlossen haben.

Preis

Der Preis kann sehr unterschiedlich pro Stadt ausfallen. Daher sollten Sie sich an dem durchschnittlichen lokalen Preis von Hausverwaltungen orientieren. In der Regel werden in Deutschland Preise von 14 € bis zu 50 € verlangt. Hier sollten Sie darauf achten, welche Leistungen in dem Preis inklusive sind und welche extra kosten. Gerade bei aufwendigen Objekten wird die Hausverwaltung mehr verlangen. Daher ist es ratsam sich mehrere Angebote von unterschiedlichen Hausverwaltungen einzuholen und diese zu vergleichen.

Beim Kleingedruckten sollten Sie genauer lesen: Mit einem zu günstigen Preis möchte die Hausverwaltung Sie nur als Kunden gewinnen, aber auf Dauer kann Sie den Preis nicht halten, um alle Kosten abzudecken und sehr wahrscheinlich werden viele Leistungen separat berechnet. Die Entscheidung sollte sich nach dem richtigen Preis-Leistungs-Verhältnis richten. Preise unter 17,- € sollten Sie kritisch hinterfragen, da für Sie zu billig sehr teuer werden kann.

Erstgespräch

In einem Erstgespräch können Sie prüfen, wie gut der Verwalter auf Fragen antworten oder wie Ihr/e Ansprechpartner*in reagiert. Sie können hier nicht nur das Fachwissen prüfen, sondern auch auf Mimik und Gestik achten. Wenn das Gespräch beim Hausverwalter vor Ort stattfindet, können Sie zugleich sehen, wie gearbeitet wird und ihre Dokumente später aufbewahrt werden.