ETV

Moderne Eigentümerversammlungen mit easimo – digital, zeitsparend und umweltfreundlich

Veröffentlicht am 11. Juni 2024 von Nathalia Brüseke

Moderne Eigentümerversammlungen mit easimo – digital, zeitsparend und umweltfreundlich

In der Vergangenheit mussten Eigentümerversammlungen (ETVs) physisch vor Ort stattfinden, was logistische Herausforderungen und hohe Kosten mit sich brachte. Aufgrund der Pandemie wurden 2020 viele Versammlungen verschoben, was den Weg für hybride ETVs ebnete, bei denen Eigentümer online teilnehmen konnten. Dies bietet Flexibilität, bringt jedoch zusätzliche technische Anforderungen mit sich.

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Allgemein

Mit easimos Cloud-ERP lösen Sie den Fachkräftemangel

Veröffentlicht am 11. Juni 2024 von Maria Luziara Dubbel

Mit easimos Cloud-ERP lösen Sie den Fachkräftemangel

In der heutigen Zeit stehen Immobilienverwalter vor zahlreichen komplexen Herausforderungen. Eine der gravierendsten ist der Fachkräftemangel, der zu erheblichen Engpässen führt. Oft müssen neue Liegenschaften abgelehnt und das Unternehmenswachstum zurückgestellt werden.

Im Juli 2023 berichteten 43,1% der Unternehmen in Deutschland über einen Fachkräftemangel (ifo Institut). Die Vakanzzeiten für Stellen in der WEG-Verwaltung sind lang. Durchschnittlich dauert es bis zu sechs Monate, eine offene Stelle zu besetzen, was die Verwaltungsunternehmen vor große Herausforderungen stellt und zu Überlastung des bestehenden Personals führt (Arbeitsagentur für Arbeit).

Die Vermeidung ineffizienter Datensilos ist entscheidend, um nachhaltig rentabel zu sein. easimo, als intelligentes Cloud-ERP+CRM zur modernen Immobilienverwaltung, strukturiert und automatisiert alle Kernprozesse, die in der täglichen Arbeit einer Hausverwaltung anfallen und bietet diese in einer ganzheitlichen Lösung. Wiederkehrende Aufgaben können an easimo delegiert werden, was essenziell ist, um die steigende Arbeitslast zu bewältigen – insbesondere bei knappen, fehlenden Personalressourcen.

Anstatt zahlreiche Einzelanwendungen zu kombinieren und technisch miteinander verknüpfen zu müssen, die oft mehr Zeitverluste als -gewinne bringen, setzt easimo auf eine ganzheitliche, vernetzte und einfach bedienbare Software. Anwender müssen weder technisch affin noch Jahrzehnte Immobilienverwalter gewesen sein.

Der Fokus liegt auf der Verbesserung der Kommunikation zwischen allen Beteiligten und der Bereitstellung relevanter Daten ohne zusätzlichen Aufwand. easimo bietet ein Cloud-ERP+CRM, das Nutzer in allen Bereichen intelligent unterstützt, Schwächen ausgleicht und mehr Zeit für „zwischenmenschliche“ Themen gibt. Durch eine einfache und intuitive Nutzung, von überall, zu jeder Zeit kann dem Fachkräftemangel effektiv entgegengewirkt werden, indem nicht nur Effizienz und Produktivität gesteigert werden, sondern die Arbeit auch schlichtweg mehr Spaß macht.

Verbessern Sie Ihre Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit

Eine positive Arbeitsumgebung und die Nutzung moderner Softwarelösungen sind entscheidend, um Mitarbeiter zu halten und neue Talente anzuziehen. Verständliche, intuitive Onboarding-Programme und kontinuierliche Schulungen können dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und ihre Fähigkeiten weiterentwickeln können. easimo ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller relevanten Daten und Prozesse, was die alltäglichen Aufgaben eines Mitarbeitenden erleichtert und vor allem Zufriedenheit und Produktivität erhöht. Der Wegfall unübersichtlicher Datensilos und die Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Teams tragen erheblich zur Zufriedenheit bei.

Technologische Innovation zur Bekämpfung des Fachkräftemangels in der Immobilienverwaltung: Die Entstehung von easimo

easimos vier-köpfiges Gründerteam erkannte 2019 einen akuten Bedarf an technologischer Unterstützung in der Immobilienverwaltung, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Viele Verwaltungen, unabhängig von ihrer Größe, waren damals wie heute unsicher, welche Maßnahmen notwendig sind, um sich technologisch nachhaltig und effektiv digital zu erneuern.

Bei der Gründung konnte das komplementäre Gründerteam auf umfangreiche Expertise zurückgreifen. Zwei Berater, die sich jahrelang mit Strategien und der Umsetzung komplexer IT-Projekte in großen und kleinen Unternehmen beschäftigt hatten, waren dabei. Ein zentraler Erfolgsfaktor war stets das Change-Management, das innerhalb der nachhaltigen Digitalisierung der Immobilienverwaltung eine entscheidende Rolle spielt. Vervollständigt wurde das Team durch einen erfahrenen Entwickler, der zuvor Chefentwickler bei einem führenden QR-Code Anbieter war, sowie einen Finanzer, der die Bereiche Tech und Business in einer Person vereint.

Gemeinsam war das Team überzeugt, dass sie die Immobilienverwaltung revolutionieren und somit auch eine Lösung auf den schwerwiegenden Fachkräftemangel bieten können. Um keine halbfertigen Lösungen anzubieten, konzentrierten sie sich auf die Produktentwicklung, testeten und verfeinerten die Prozesse von Anfang an mit Pilotkunden, die easimo in der Praxis einsetzten. Statt isoliert zu arbeiten, entwickelten sie Lösungen für die vielfältigen Herausforderungen des Alltags direkt aus dem Markt heraus. Diese Philosophie der marktnahen Produktentwicklung wird bis heute aktiv gelebt und Feedback eingefordert.

Mit KI-Integration intelligent Zeit sparen

Künstliche Intelligenz ist nicht nur die Zukunft, sondern spielt auch bereits in der Gegenwart der Immobilienverwaltung eine entscheidende Rolle. Bei easimo setzen wir auf eine effiziente Integration von KI, um Arbeitsabläufe zu optimieren, zu vereinfachen und innovative Lösungen anzubieten. Dank dieser Technologie können mit easimo Dokumente erfasst, Rechnungen eingelesen und E-Mails korrekt und automatisch zugeordnet werden. Diese Integration bietet Immobilienverwaltern große Vorteile in Bezug auf die Zeitersparnis und Arbeitserleichterung im Tagesgeschäft. Indem wir uns von den mühsamen Routinetätigkeiten lösen, eröffnen sich Möglichkeiten, um neue Geschäftsbereiche, wie zum Beispiel Kleine WEGs, zu erschließen.

Neues Kernsystem ohne lästige Datenmigration

Die Einführung neuer Software wird oft von der Angst einer nicht schaffbaren Datenmigration zurückgehalten. Auf einen ohnehin bereits völlig überlasteten Alltag addieren sich Datenexport aus Altsystemen, Datenimport, Qualitätssicherung und das generelle „warm werden“ mit der neuen Umgebung.

Dies soll nicht länger so sein. easimo bietet daher ihren Kunden an die Migration vollständig zu übernehmen oder zumindest zu begleiten. So wie es die Bedürfnisse des einzelnen erfordern. Dazu gehören ebenfalls das Onboarding und Training. Der eine benötigt weniger, der andere mehr. Jeder soll sich aber am Ende in der neuen Umgebung wohl und sicher fühlen.

Alle Prozesse und Daten intelligent vernetzt an einem Ort

Buchhaltung

easimo bucht die Belege für ihre Nutzer, basierend auf Buchungsvorschlägen durch Texterkennung. Die Belege werden über X-Rechnungen oder OCR ausgelesen und im System als Buchungsvorschlag angelegt. Rechnungen werden, dank integriertem Zahlungsverkehr, automatisiert bezahlt. Über EBICS und HBCI läuft der Zahlungsverkehr und muss nicht extra mit einer Zahlungsdatei in Programmen wie Sfirm eingelesen werden. Im besten Fall prüft der Buchhalter monatlich die Zahlungen auf Differenzen und bucht zum Schluss nur die Rücklagen der WEG ein. Mit easimo können alle Abrechnungen einfacher und schneller erstellt, verarbeitet und versendet werden. Von der Mietverwaltung bis zur WEG.

Eigentümerversammlung

Angefangen von der Planung der Tagesordnung bis zur Durchführung und Nachbereitung einschließlich der Erstellung des Protokolls. Eigentümerversammlungen können online, vor Ort oder im Mix durchgeführt werden. Einladungen, Vollmachten, Tagesordnungen, Protokolle und Umlaufbeschlüsse können automatisiert per E-Mail, E-Post oder physischer Post versendet werden. easimo begleitet ihre Nutzer bei ihrer persönlichen digitalen Transformation – wo auch immer diese stehen.

Auftragsverwaltung

Alle Aufträge für Schadensfälle bleiben übersichtlich im Blick und binden transparent und effizient Dienstleister, Eigentümer, Mieter und Versicherer ein. Durch strukturierte Kommunikation wird nachhaltig das Anrufaufkommen und die Anzahl eingehender schriftlicher Anfragen reduziert. Gleiche Tickets werden intelligent zusammengefasst und der Status Quo ist jederzeit ersichtlich.

Kommunikationsportal

Bewohner erfassen für Anliegen Tickets im Kommunikationsportal, was die zeitliche Bearbeitung stark beschleunigt. Daten werden von Eigentümer oder Mieter selbst gepflegt, so dass regelmäßige Abfragen entfallen. Auf wichtige Dokumente kann jederzeit online in der digitalen Postbox zugegriffen werden, die per Texterkennung die richtigen Briefe den entsprechenden Eigentümern und Mietern zuordnet. Wartezeiten und Abhängigkeiten entfallen. Durch die angeschlossene Telefonanlage werden Informationen sowie die Kommunikation zentral erfasst und auswertbar gemacht.

Dokumentenverwaltung

Personal- und Portokosten werden nachweislich reduziert und die Umwelt geschützt. Durch die intelligente Dokumentenverwaltung werden Briefe und Dokumente den richtigen Adressaten digital, pünktlich und nachvollziehbar zugestellt.

Mietverwaltung

Dank des einfachen Übergabemanagers wird der Bearbeiter bei der Vor- und Nachbereitung seiner Wohnungsübergaben und Objektbegehungen Schritt für Schritt begleitet. Mit dem Tablet werden direkt vor Ort Protokolle erstellt und digital unterschrieben. Weiter können Mieterhöhungen für Vergleichsmieten oder Indexmieten über einen Prozess schnell und einfach gesteuert werden.

Analytics

Ein Unternehmen erfolgreich steuern kann nur wer die wichtigsten Kennzahlen kennt, täglich zur Steuerung nutzt und darauf basierend Entscheidungen trifft. Transparenz ist der Schlüssel zum Erfolg. Ob Rendite und Profitabilität je Liegenschaft oder für das gesamte Portfolio. Als Export können sämtliche Sichten und gängigen Berichte, wie offene Posten, heruntergeladen werden. Darüber hinaus wird vieles, auch nach individuellen Bedürfnissen, ermöglicht.

EINE Cloud-Lösung als Effizienzhebel statt Defokussierung durch viele Spezialanbieter

Der wirkliche Effizienzhebel kommt erst zum Tragen, wenn Prozesse übergreifend und durchgängig miteinander verzahnt und automatisiert durchlaufen werden. Der moderne Immobilienverwalter benötigt ein zentrales Kernsystem, aus einer Hand ohne unnötige Schnittstellen und eine Vielzahl von Anbietern. Denn Letzteres führt zu unterschiedlichen Oberflächen, mehreren Support-Kontaktpunkten und Verträgen, die ebenfalls verwaltet werden müssen. Der Schlüssel zum Erfolg ist die eigenen Prozesse möglichst strukturiert und automatisiert ablaufen zu lassen, sich dabei aber nicht in organisatorisches Geflecht aus Migration, vielen Verträgen und Ansprechpartnern mit unterschiedlichen Sprechzeiten in ein Korsett zwingen zu lassen, das neue Ineffizienzen hervorbringt. Dann kann aus der Digitalisierung nur gestärkt hervorgegangen werden.

Lernen Sie unsere easimo Software kennen.

KI

KI-Integration bei easimo: Willkommen in der Zukunft der Immobilienverwaltung

Veröffentlicht am 11. Juni 2024 von Nathalia Brüseke

Von Vision zu Realität: easimo gestaltet die Zukunft der Immobilienverwaltung mit KI

Über Jahrzehnte hinweg wurden wir in Science-Fiction-Thrillern sowohl auf der Kinoleinwand als auch im Bücherregal auf sie vorbereitet – die Rede ist von der künstlichen Intelligenz, kurz KI oder auch AI (vom englischen Artificial Intelligence).

Schon seit einiger Zeit ist die KI kein Zukunftsmärchen mehr, sondern längst Bestandteil unseres Alltags. Und das oft, ohne dass uns bewusst ist, dass wir sie bereits nutzen. Doch was steckt hinter der KI und warum sollten wir uns mit ihr befassen – und das lieber gestern als morgen?

,,KI wird die Art und Weise wie wir arbeiten maßgeblich beeinflussen. So sehr und in gar nicht allzu weiter Ferne, dass es heute nur schwer vorstellbar ist. Als Techniker beschäftige ich mich schon sehr lange mit den Möglichkeiten, von denen wir nun mehr und mehr Anwendungsbeispiele sehen.’’ Bernd Zelba, CTO & Co-Founder, easimo GmbH

Das ist auch schon der Knackpunkt: Die Arbeit wird anders werden. Die Entwicklung geht in riesigen Schritten voran. Es herrscht eine Aufbruchstimmung in der Softwareentwicklung, die Segel sind gesetzt und easimo ist ganz vorne mit dabei.

Dabei verstehen wir uns nicht nur als Umsetzer technischer Möglichkeiten. KI bloß zu integrieren und jegliches Wissen darüber vorauszusetzen würde unserer Überzeugung widersprechen. Es geht uns nicht darum, allein in das neue technische Zeitalter vorzupreschen, vielmehr möchten wir unsere Kunden mitnehmen und den Schritt gemeinsam gehen.

Was ist KI? Sind meine Bedenken gerechtfertigt? Ist KI in meiner Situation überhaupt notwendig?

Fragen, welche sich ganz selbstverständlich stellen, ohne bisherige Berührungspunkte zu dem Thema. Noch viel eher, weil sich durchaus auch skeptische Stimmen zu Wort gemeldet haben.

Doch auch dafür ist easimo da. Wir nehmen uns den Fragen und Bedenken unserer Kunden an. Wir finden Antworten und Lösungen, denn wir wissen, dass die Akzeptanz neuer Wege erst einmal voraussetzt, dass diese auch verstanden werden. Denn sicher ist: Die KI ist da und sie wird bleiben. Und ebenso sicher ist, dass dies eine so große Chance für uns alle bietet, wie wir nie zu träumen gewagt hätten.

Vor Robotern, die unsere Arbeit übernehmen, müssen wir uns jedenfalls nicht fürchten. Stattdessen heißen wir eine Vielzahl an Funktionen willkommen, die uns die Arbeit erleichtern, uns Zeit schenken und uns die Freiheit geben, uns auf das Wesentliche zu fokussieren.

Auch wir bei easimo freuen uns über jede Arbeitserleichterung durch KI in unserem eigenen Alltag. Durch eigene Erfahrungen sind wir bereits überzeugt. Klar, sonst würden wir keine Software entwickeln. Unser oberstes Ziel ist, dass auch unsere Kunden vom Fortschritt profitieren.

Bernd, was würdest du Leuten entgegnen, die der KI skeptisch gegenüberstehen?
,,KI wird allgegenwärtig, daher sollte man sich früh damit befassen, um Nutzen und Gefahren besser zu verstehen. Diejenigen, die dies tun werden einen Wettbewerbsvorteil haben.’’

Die Allgegenwertigkeit der KI lässt sich schon nicht mehr abstreiten. Personalisierte Werbung, wenn wir im Internet surfen. Vorschläge für einen Serienmarathon, basierend auf unseren Vorlieben. Chat-Bots, wenn wir nach einem Bestellstatus fragen. Oder gar das Smart Home, welches lernt, sich uns immer mehr anzupassen.
Das sind alles bereits Beispiele für KI. Prägnant ist dabei, dass die KI nicht einfach bloß für bestimmte Situationen programmiert wird und dann ein Protokoll ausführt, sondern dass sie auch lernfähig ist. Sie erkennt und löst Probleme, kann planen und sich selbst schulen und erweitern.

Aktuell steht eine bestimmte Form von KI oft im Fokus: Das Large Language Model, kurz LLM, zu Deutsch „großes Sprachmodell“. Hierbei steht das Generieren von Texten im Vordergrund. LLMs analysieren große Mengen an Sprachdatensätzen, wodurch sie Sprache sowohl verstehen als auch erzeugen können. Im Gegensatz zu simplen Suchmaschinen, welche nach Schlagworten filtern, antworten LLMs tatsächlich und können ganze Gespräche führen.

Übrigens: Allein die Tatsache, dass wir hier von simplen Suchmaschinen sprechen, spricht bereits Bände. Viele werden sich noch erinnern, dass die Idee der Suchmaschine vor gar nicht allzu langer Zeit noch unglaublich spannend anmutete. Wie gesagt: Wir machen große Schritte, die immer schneller werden.

Doch was bringt uns diese KI nun, in unserem ganz speziellen Kontext? Was hat die Immobilienverwaltung davon, dass Computer jetzt intelligent werden?

KI bedeutet nicht nur, dass wir mit Maschinen sprechen und dass die Maschinen uns auch antworten. Die Digitalisierung hat dafür gesorgt, dass unsere Rechnungen nun ordentlich auf dem PC gespeichert sind. Jeglicher Inhalt unseres Büros ist nur einige Klicks von uns entfernt. Es ist nicht mehr nötig, ganze Aktenschränke zu durchwälzen und Papierstapel zu durchsuchen. Doch wir gehen weiter. Besagte Rechnungen müssen nicht einmal mehr selbst organisiert und kategorisiert werden. Stellen wir uns vor, die Rechnung landet in unserem E-Mail-Postfach, wird dort automatisch erkannt, ausgelesen, zugeordnet und abgelegt.
KI steckt auch in diesen kleinen Dingen, die uns einen großen Aufwand ersparen.

Es sind vor allem Routinetätigkeiten, welche uns abgenommen werden können. Tätigkeiten, welche in erster Linie Zeit kosten, die uns aber nicht voranbringen.
Mit der KI im Rücken werden Ressourcen frei, um sich ausschließlich mit den Kernaufgaben zu befassen. Dabei kommt dieser Wandel genau zum richtigen Zeitpunkt.

Dass ein enormer Fachkräftemangel herrscht, müssen wir niemandem sagen. Diese freiwerdenden Ressourcen sind also wichtiger denn je. Jeder Mensch, der Teile seiner Aufgaben an die KI abgeben kann, konzentriert sich umso mehr und vollkommen auf die wertstiftenden Aufgaben. Und seien wir ehrlich – in der Regel sind dies auch die spannenderen Aufgaben, die uns Spaß machen und Menschen von ihrer Arbeit begeistern.

Wir halten fest: Die Rentabilität steigt. Es kann mehr Arbeit, bessere Ergebnisse in weniger Zeit erledigt werden. Die Fehleranfälligkeit sinkt. Die KI arbeitet unermüdlich, sie benötigt keine Pausen und betreut unser digitales Büro selbst dann, wenn niemand anderes vor Ort ist.
Doch die menschliche Komponente darf niemals fehlen. Ebenso wichtig wie eine noch nie da gewesene Effizienz ist die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Routinetätigkeiten werden minimiert oder fallen weg. Das Stresslevel sinkt, ebenso wie die Ausfälle durch Überarbeitung, durch den klassischen Burn-Out.

Und an welchen Punkten kann easimo bereits durch den Einsatz von KI glänzen?
,,easimo bedient sich der KI beim Erfassen von Dokumenten, dem Einlesen von Rechnungen und anderen Erkennungsprozessen wie z.B. der korrekten Zuordnung von E-Mails.“

Die KI ist bei easimo nicht der Mittelpunkt der Software, sondern viel mehr der alltägliche Begleiter, der sich uns nicht aufdrängt, auf den wir uns aber immer verlassen können. Sie fügt sich so ganz natürlich in den Arbeitsablauf ein, dass sie am Ende, trotz ihrer großen Leistung kaum explizit hervorgehoben wird. Denn wir nehmen sie als selbstverständlich wahr, ebenso wie das Internet zu einer Selbstverständlichkeit wurde und davor der Computer selbst. Erfindungen, welche zu ihrer Anfangszeit sowohl als Wunder, aber auch als Wagnis wahrgenommen wurden sind heutzutage aber ganz alltägliche und nicht wegzudenkende Werkzeuge.

Wir stecken tief in der Entwicklung. Laufend kommt es zu kleinen und großen Updates. Natürlich drehen sich nicht alle um die KI, denn auch in allen anderen Bereichen legen wir viel Wert darauf, das System für unsere Kunden topaktuell zu halten. Und doch stellt die KI ein Feld dar, welches sowohl für uns als auch unsere Kunden besonders spannend ist.

Wie bereits erwähnt, stellt es eine nicht zu unterschätzende Arbeitserleichterung da, wenn unser Programm für uns automatisch Schriftstücke erkennt und entsprechend damit umgeht. Doch obwohl wir dadurch schon jetzt entspannter arbeiten können, handelt es sich hierbei nur um eine erste Version von dem, was noch kommen wird!

Wie sieht dies in naher Zukunft aus? Wo wird die KI in easimo noch weiter ausgebaut werden?
,,easimo wird stark prozessoptimierte KI integrieren und damit einen smarten, digitalen Mitarbeiter stellen. Zudem dient es als Stütze für den Mieterhöhungsprozess, durch Erfassen des Mietspiegels, und vieles mehr.“

Wir freuen uns bereits auf Zeiten, in denen wir mit einem einfachen „Hey, easimo! Welche aufgewendeten Zeiten und Kosten sind im Jahr 2023 in der Neustädter Str. 29 entstanden?“ eine strukturierte und fundierte Antwort, einen dedizierten Bericht, von easimo selbst bekommen werden. Vor allem im Bereich Buchhaltung und Reporting sehen wir große Meilensteine vor uns. Die Mehrwerte und geballte Power einer All-in-One Lösung mit eingängiger Datenbasis, mit allen Kernfunktionen aus einer Hand, beziehen sich nicht nur auf die weitreichenden Ergebnisse und Möglichkeiten im Reporting, sondern lassen eben auch die KI viel effizienter sein. Denn diese kann am besten arbeiten, wenn Daten in einem Rumpf gesammelt liegen mit der sie arbeiten kann und nicht über unterschiedliche Orte, gar Silos verteilt sind.

Auch bei der Mietverwaltung wird es zukünftig spannend: Durch Analysen des Mietverhaltens werden Vorhersagen zur Wahrscheinlichkeit einer Vertragsverlängerung oder eines Zahlungsausfalls möglich. Auch automatisierte Vorschläge für Mieterhöhungen auf Basis des Mietspiegels ersparen die Analysearbeit, so dass stattdessen mehr Zeit für die unternehmerische Entscheidung selbst bleibt.

Und wenn wir zurückblicken auf unsere Überlegungen zum großen Sprachmodell, dann stellen wir fest, dass auch dieses sich perfekt einfügen lässt. So kann die Kommunikation nach außen hin deutlich verbessert werden, indem die KI für uns Anrufe annimmt, das Anliegen der Mieter und Eigentümer dokumentiert und dabei sogar schon aktiv wird. Zum Beispiel mit dem selbstständigen Erstellen von Tickets bei einer Schadensmeldung oder dem Vorschlagen möglicher TOPs für die nächste ETV. Die KI wird uns also sogar begleiten, wenn wir uns dem Herzstück der WEG-Verwaltung widmen und uns mit den Eigentümern zusammensetzen, ob vor Ort oder digital! Natürlich ist es sehr gut vorstellbar, dass easimo uns auch bei der Formulierung von jeglichem Schriftverkehr tatkräftig unter die Arme greift.

Die KI tut ihren Dienst nicht nur für uns und unsere Kunden, sondern auch für die Kunden unserer Kunden.

Immer wieder wird darüber gesprochen, dass vor allem kleinere WEGs unattraktiv sind, sofern sie nicht verhältnismäßig automatisiert verwaltet werden oder sich gar größtenteils selbst verwalten lassen. Wie wäre es, wenn kleine WEGs zukünftig einen nicht unwesentlichen Bestandteil des Portfolios abbilden, weil sie sich größtenteils selbst verwalten können und damit keine unverhältnismäßig großen Kapazitäten abrufen. Stattdessen aber zusätzliche Umsätze generieren. Voraussetzung hierfür ist eine anwenderfreundliche, automatisierte Lösung bei der auch KI der Game Changer wird.

Ein ebenso großes Schmerzthema ist wohl die Bestandserweiterung durch Zukauf oder Übernahme weiterer Objekte, deren Daten migriert werden müssen. Es gibt einfach keine Kapazitäten, diese unstrukturierten, teils sehr großen Datenmengen professionell zu integrieren. Auch hier ist die KI wieder einmal die Antwort: Wir werden KI auch in unser Migrationskonzept einarbeiten. Sie wird große, unstrukturierte Datenmengen für uns vereinheitlichen, so dass neue Objekte schnell, effizient und fehlerfrei in unser System eingegliedert werden können. Wo zuvor über Tage, Wochen oder gar Monate Daten händisch eingepflegt werden mussten, wird es in Zukunft möglich sein, eine Migration quasi über Nacht durchzuführen.

Einmal mehr sehen wir auch hier, was easimo ausmacht: Unserem ganzheitlichen Ansatz, den wir von Stunde 0 verfolgen, werden wir auch in Zukunft treu bleiben. Gerade weil dieser die KI deutlich effizienter arbeiten lässt. Funktionen, die sich von unterschiedlichen Anbietern miteinander kombinieren lassen und einzeln „ihre“ KI verbauen und anwenden, greifen schlichtweg nicht auf eine vergleichbar große und breitgefächerte Datenmenge zurück. Die Ergebnisse und das Lernen der KI sind also mit einer All-in-One Lösung, bei der die Daten aller Kernfunktionen in einem Rumpf liegen bieten schlichtweg mehr Möglichkeiten. Viele Köche verderben bekanntlich den Brei und viele Schnittstellen führen zu unnötigen Fehlerquellen und Verzögerungen. Und gerade das soll ja nicht mehr passieren. Wichtig zu erwähnen: hier geht es um die Kernprozesse. Das Ökosystem mit Versicherern, Messdienstleistern, Spezialanbietern usw. ist selbstverständlich über Schnittstellen angebunden. Die Kernprozesse aus ERP und CRM gibt’s aber aus einer Hand.

Der Verwalter soll sich auf sein Kerngeschäft fokussieren können und nicht mit der Technik „kämpfen“ müssen. Auch wenn es in der Natur der Sache liegt, dass Technik auch mal nicht funktioniert, muss der Zeitaufwand hier minimal gehalten werden.

Wir verstehen uns als Vorreiter. Wir werden, wie von uns gewohnt, die Lösungen selbst erarbeiten und nicht fehlenden Puzzleteilen hinterherjagen. Unsere Erwartung an uns selbst ist ein rundes System zur Verfügung zu stellen. Eines in der Buchhaltung einschließlich Zahlungsverkehr, Stammdatenverwaltung, Auftragsverwaltung, Eigentümerversammlung, Dokumentenverwaltung, Portal und Kommunikation, Berichtswesen und jeder andere Bereich fließend ineinander übergehen und miteinander vernetzt intelligent arbeiten.

Eine letzte Frage an dich, Bernd. Lassen wir der Fantasie einmal freien Lauf. Wenn du dir die Welt in zehn Jahren vorstellst, was glaubst du, was KI dann für uns leistet?
,,Hausverwaltungen werden völlig neue Geschäftsgebiete erschließen, die es so noch nicht gibt. KI wird stark integriert in unserem Alltag sein. Viele heute noch undenkbare menschliche Prozesse werden von einer KI übernommen. Es wird sehr spannend, dennoch werden wir nicht gleich alle arbeitslos. Der Hype ist groß aber wir stecken noch sehr tief in den Kinderschuhen.’’

Es gibt alte Zeichnungen davon, wie Menschen sich die Zukunft in 100 Jahren vorgestellt haben. Eines haben alle Kunstwerke gemeinsam: Die digitale Welt war nicht vorherzusehen. Auf diesen Bildern können Menschen fliegend die Post austeilen oder bekommen von mechanischen Händen Unterstützung bei der Hausarbeit. Doch unterstützt werden sie dabei stets von Kurbeln, Drähten und Schrauben. Nun befinden wir uns genau da. 100 Jahre in der Zukunft. Die fliegende Post ist da. Aber kein Mensch sitzt dafür auf einem fliegenden Fahrrad. Stattdessen können Drohnen eingesetzt werden. Die Menschen der Vergangenheit waren keineswegs fantasielos, ebenso wenig wie wir es heute sind. Dennoch ist es schwer das scheinbar Unmögliche vorherzusehen.

Die technischen Durchbrüche folgen immer schneller aufeinander. Wir werden in einigen Jahren vor Entwicklungen stehen, welche wir uns heute nicht einmal vorstellen können. Wir sprechen nicht mehr von 100 sondern von 10 Jahren. Wichtig dabei ist als Verwalter nicht jede Technologie im Detail verstehen zu wollen, sondern ein Verständnis aufzubauen, welche neuen Möglichkeiten und Chancen laufend neu zur Verfügung stehen und diese im Alltag laufend einzubauen. Wandel zuzulassen, die Organisation darauf vorzubereiten, keine Angst vor Veränderungen zu haben und vor allem zu verstehen, welchen Hebel der Einsatz neuer Technologien haben kann. Das sind die notwendigen Eigenschaften, die unsere Kunden erfolgreich machen lassen. Die Technologie bauen und zur Verfügung stellen, muss der Softwareanbieter. Nicht der Verwalter.

Wir haben hier aufgezeigt, was wir jetzt schon tun können. Wir haben darüber gesprochen, was wir in Zukunft leisten werden. Darüber hinaus stehen uns alle Wege offen, sofern wir uns auf das konzentrieren, was geht, was wir können, anstatt auf das, was nicht geht, was wir nicht können.

Wir sind gespannt, wo die gesamte Branche in drei, nicht in 10 Jahren stehen wird. Umso mehr, weil wir kein bloßer Zuschauer, sondern Mitgestalter sind. Gestalter einer Jahrhundertrevolution der Immobilienverwaltung – gemeinsam mit unseren Kunden. Wir freuen uns auf alles, was vor Ihnen und uns liegt.

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Allgemein

Gaspreise steigen im April

Gaspreise steigen im April

Veröffentlicht am 06.05.2024 von Nathalia Brüseke

Hintergründe

Infolge des Angriffs Russlands auf die Ukraine im Februar 2022 sind die Energiepreise in Europa gestiegen- auch Deutschland war stark davon betroffen, weil Russland bis zu diesem Zeitpunkt als der wichtigste Gaslieferant galt.

Bereits vor dem Überfall ist die Situation auf dem Energiemarkt angespannt gewesen, mitunter aufgrund hoher Rohstoffkosten und andauernder Spannungen in der Außenpolitik.

Diese Verkettung der Ereignisse führte letztlich dazu, dass sich die Gaspreise für Endverbraucher mitunter mehr als verdoppelten. In den letzten Jahren gab es einige Bemühungen durch die Regierung, die Entwicklung der Gaskosten für die Bürger zu senken.

So gab es im Jahr 2023 neben der Strompreisbremse auch die Gaspreisbremse und auch die Umsatzsteuer wich für einen bestimmten Zeitraum vom üblichen Standard ab.

Umsatzsteuer

Ab Oktober 2022 wurde die Umsatzsteuer auf Gas und Fernwärme von 19% auf 7% gesenkt. Der staatliche Anteil am Preis dieser Energiearten sank also deutlich; allerdings war dies von Anfang an eine befristete Änderung. Ab April 2024 wird die Umsatzsteuer wieder auf ihr übliches Niveau von 19% angehoben.

Allerdings hat sich der Energiemarkt insgesamt wieder erholt. Durch die milden Winter wurde weniger Gas verbraucht- aber auch durch die bewusste Entscheidung vieler Privatleute und Firmen, Energie zu sparen.

Auch hat Deutschland die letzten Jahre genutzt, um auf dem Energiemarkt neu zu verhandeln- vor allem da aus Russland nun gar kein Gas mehr direkt importiert wird. So wird nun zum Beispiel mehr Gas aus Norwegen und den Niederlanden bezogen und aus den USA wird vermehrt Flüssiggas geliefert. Dazu wurde im Januar 2023 das erste LNG-Terminal Deutschlands in den Regelbetrieb genommen, zwei weitere Terminals folgten bereits und drei weitere werden noch in diesem Jahr dazukommen. An diesen Terminals kann das gelieferte Flüssiggas regasifiziert werden, damit es anschließend wie gewohnt für unsere Heizungen und Gasherde zum Einsatz kommt.

Da durch diese Anpassungen die Gaskosten insgesamt wieder deutlich gesunken sind, gab es keinen Anlass, die niedrige Umsatzsteuer beizubehalten.

Was heißt das für Verbraucher?

Der Gaspreis erhöht sich im April 2024 schlagartig, und das um ganze 12%. Zuletzt ist der Gaspreis allerdings auch so stark gefallen, dass er sogar unter dem Niveau vom Herbst 2021 lag.

Der Energiemarkt bleibt also nach wie vor dynamisch und stark umkämpft. Die insgesamt fallenden Energiekosten wirken der steigenden Umsatzsteuer entgegen, werden diese aber sicherlich nicht abfangen. Es ist abzuwarten, wie der Markt sich langfristig entwickelt- kurzfristig aber müssen Endverbraucher sich auf deutlich höhere Gaspreise einstellen. Da dies sicherlich zu vielen Vertragskündigungen und Anbieterwechseln führen wird, können wir mit einiger Turbulenz auf dem Markt rechnen.

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Vermietung

Der Mietspiegel

Der Mietspiegel

Veröffentlicht am 13. Februar 2024 von Nathalia Brüseke

Der Mietspiegel bietet Auskunft darüber, welche ortsübliche Vergleichsmiete, bezogen auf die entsprechende Gemeinde oder eine vergleichbare Gemeinde, für einen bestimmten Wohnraum gilt. Hierbei werden Art, Größe, Ausstattung, Beschaffenheit und Lage des Wohnraums berücksichtigt. Dabei werden jeweils die letzten sechs Jahre berücksichtigt. 

Der Nutzen eines Mietspiegels 

Insbesondere spielt der Mietspiegel eine Rolle, wenn über die Miete des Wohnraums verhandelt wird oder wenn eine bereits bestehende Miete erhöht wird. 

Er schafft Markttransparenz sowohl für den Vermieter als auch den Mieter und bietet ihnen eine gemeinsame Basis. 

Sollte es dennoch zu Streitigkeiten kommen, so liefert der Mietspiegel auch für Gerichte wichtige Daten. 

 Die Erstellung des Mietspiegels 

Der Mietspiegel wird erstellt von 

  • Der Gemeinde oder 
  • Einem Interessenverband der Vermieter und einem Interessenverband der Mieter gemeinsam 
    • Wobei es ausreicht, wenn ein Verband den Mietspiegel erstellt und der andere Verband lediglich zustimmt
  • Einem Dritten- in welchem Fall entweder die Gemeinde oder die beiden Interessenverbände zustimmen müssen 

Obgleich die Gemeinde den Mietspiegel ohne die Einwirkung der Interessenverbände oder deren Zustimmung erstellen kann, werden diese in der Praxis zumeist einbezogen. Auch andere Parteien, wie etwa Mietrichter oder Maklerorganisationen, können in die Erstellung einbezogen werden.  

Mietspiegel, welche sich über mehrere Gemeinden erstrecken, bedürfen der Beteiligung oder Anerkennung aller entsprechenden Gemeinden bzw. deren Interessenverbänden. 

Zudem können Vermieter und Mieter im Sinne der Qualitätssteigerung der Mietspiegel dazu verpflichtet werden, Auskunft über ihr Mietverhältnis und die Merkmale ihres Wohnraums zu erteilen.  

Am 01.07.2022 trat das Mietspiegelreformgesetz in Kraft. 

Seitdem ist in Gemeinden mit mehr als 50.000 Einwohnern die Erstellung eines einfachen oder qualifizierten Mietspiegels verpflichtend.  

Es ist vorgesehen, dass künftig in Gemeinden mit mehr als 100.000 Einwohnern der qualifizierte Mietspiegel verpflichtend wird.  

Darüber hinaus werden Mietspiegel oft in Gemeinden veröffentlicht, in welchen es eine Mietpreisbremse gibt, weil diese sich primär am Mietspiegel orientiert.   

Einfache und qualifizierte Mietspiegel

Ein einfacher Mietspiegel liegt bereits vor, wenn eine Übersicht über die ortsübliche Vergleichsmiete entweder von der Gemeinde selbst oder von Interessenvertretern der Vermieter und Mieter gemeinsam erstellt oder anerkannt wird. 

Ein einfacher Mietspiegel soll alle zwei Jahre aktualisiert werden. Dies ist jedoch keine Pflicht.
Ein nicht aktuell gehaltener einfacher Mietspiegel kann in einem Mieterhöhungsverfahren zwar weiterhin als Begründungsmittel verwendet werden, verliert vor Gericht aber an Relevanz und kann gegebenenfalls seine Wirksamkeit in einem Verfahren vollständig verlieren. 

Ein qualifizierter Mietspiegel muss darüber hinaus gemäß § 558 d BGB nach anerkannten wissenschaftlichen Grundsätzen erstellt worden sein. 

Dies bedeutet im Besonderen: 

  • Der Mietspiegel muss auf repräsentativen Daten beruhen. 
  • Es muss eine wissenschaftlich anerkannte Auswertungsmethode nachvollziehbar eingesetzt worden sein. 
  • Die Anwendung anerkannter wissenschaftlicher Methoden muss dokumentiert und damit überprüfbar sein. Die Dokumentation muss öffentlich zugänglich sein. 

Durch diese besonderen Voraussetzungen leiten sich besondere Rechtsfolgen ab: 

  • Mitteilungsverpflichtung: Enthält ein qualifizierter Mietspiegel Angaben für eine bestimmte Wohnung, deren Miete der Vermieter im gesetzlichen Mieterhöhungsverfahren erhöhen will, so hat der Vermieter diese Angaben in seinem Mieterhöhungsverfahren auch dann mitzuteilen, wenn er die Mieterhöhung auf ein anderes Begründungsmittel stützt (§ 558 a Abs. 3 BGB).  
  • Vermutungswirkung: Im gerichtlichen Verfahren wird widerlegbar vermutet, dass die im qualifizierten Mietspiegel bezeichneten Entgelte die ortsübliche Vergleichsmiete wiedergeben (§ 558 d Abs. 3 BGB). 

Ein qualifizierter Mietspiegel muss alle zwei Jahre aktualisiert und alle vier Jahre komplett neu erstellt werden. 

 Erhöhte Rechtssicherheit 

Der Mietspiegel hat in erster Linie eine Begründungsfunktion, wenn es darum geht, dass ein Vermieter darlegt, weshalb eine Mieterhöhung angeordnet wird.
Sollte der Mieter nicht zustimmen und ein Prozess daraus entstehen, so hat der Mietspiegel vor allem eine Beweisfunktion vor Gericht. 

 Durch die Vermutungswirkung qualifizierter Mietspiegel können Gerichtsverfahren abgekürzt werden. In der Vergangenheit wurden vor Gericht vorgelegte Mietspiegel oft angezweifelt, was zu einem erhöhten Aufwand und einer verlängerten Bearbeitungsdauer der Verfahren führte. Während einfache Mietspiegel umso bessere Beweismittel abgeben, je detaillierter und ausführlicher sie recherchiert sind, so gelten qualifizierte Mietspiegel von Vornherein als Beweismittel, welche auf anerkannten wissenschaftlichen Grundsätzen beruhen.
Eine Anfechtung ist dadurch seltener, allerdings nicht unmöglich- auch ein qualifizierter Mietspegel kann im Einzelfall vor Gericht durch andere Beweise widerlegt werden. 

Zusammenfassung 

  • Der Mietspiegel wird von der jeweiligen Gemeinde und/oder den Interessenverbänden der Vermieter und Mieter erstellt. 
  • Enthalten sind primär die ortsüblichen Vergleichsmieten unter Berücksichtigung von Art, Größe, Ausstattung, Beschaffenheit und Lage des entsprechenden Wohnraums. 
  • Es gibt einfache und qualifizierte Mietspiegel, wobei letzterer gewissen wissenschaftlichen Standards genügen muss und somit aussagekräftiger ist. 
  • Der Mietspiegel hilft bei der Festsetzung der Miete sowie bei der Begründung für etwaige Mieterhöhungen. 
  • Er dient nicht nur als Begründungsmittel, sondern besonders vor Gericht auch als Beweismittel. 

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Buchhaltung

HBCI/FinTS & EBICS

HBCI/FinTS & EBICS

Veröffentlicht am 25. Januar 2024 von Nathalia Brüseke

Bei HBCI/FinTS und EBICS handelt es sich um zwei elektronische Verfahren im Bereich der Zahlungsabwicklung.

Im Unterschied zum Online-Banking, bei welchem man sich über den Browser in die Banking-Anwendung der jeweiligen Bank direkt einloggt, können diese Systeme bei diversen Softwares integriert werden, um eine effiziente Kommunikation mit der eigenen Bank zu erlauben.

Auf diese Art kann über Drittanbieter schnell und sicher auf das Konto zugegriffen werden, um z.B. Überweisungen zu tätigen oder eine Übersicht über Zahlungseingänge und die eigenen Finanzen zu erhalten.

Was ist HBCI/FinTS?

HBCI steht für Homebanking Computer Interface, einer Technologie, welche in den 90ern in Deutschland entwickelt wurde. Im Jahr 2002 wurde dieses Verfahren umbenannt in FinTS, welches für Financial Transaction Services steht. Diese Begriffe werden nun zumeist synonym verwendet.

Das System basiert primär auf einer Authentifizierung durch einen PIN bzw. einer TAN, welche mit Hilfe einer Chipkarte und eines Kartenlesers and die entsprechende Bank gesendet wird. Eine so getätigte Überweisung wird verschlüsselt übermittelt, wodurch ein hoher Sicherheitsstandard gewährleistet wird.

Es handelt sich um ein hochstandardisiertes Verfahren, welches von vielen Banken angeboten wird. In erster Linie richtet es sich an Privatkunden, aber auch an kleinere Unternehmen.

Was ist EBICS?

EBICS steht für Electronic Banking Internet Communication Standard.

Dieses Verfahren wird besonders im deutsch- und französischsprachigen Europa verwendet, soll aber den europaweiten Geldtransfer standardisieren. Auch in der Transfer mit Drittstaaten wird durch das System ermöglicht.

Auch bei diesem Verfahren können Überweisungen mittels einer PIN bzw. TAN und einer Chipkarte freigegeben werden. In erster Linie jedoch basiert EBICS auf der digitalen Unterschrift.

Der EBICS-Zugang wird zunächst bei der Bank beantragt. Die Bank sendet dann einen Brief zu, welcher die Zugangsdaten enthält. Mit diesen Daten führt man eine Initialisierung durch, wodurch ein INI-Brief (Initialisierungsbrief) generiert wird, welcher nun ausgedruckt, unterschrieben und an die Bank zurückgeschickt wird.

Die so hinterlegte digitale Unterschrift bezeichnet keine Unterschrift im klassischen Sinne, sondern einen Hashwert- also einen einzigartigen numerischen Wert, welcher nicht von anderen kopiert oder ermittelt werden kann. Dadurch gilt das EBICS-Verfahren als besonders sicher.

Welches Verfahren ist das Richtige für mich?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da beide Systeme ihre eigenen Vorteile haben.

Für HBCI/FinTS spricht vor allem, dass ein Zugang sich sehr schnell einrichten lässt.

Auch ist es in der Regel die kostengünstigere Alternative. Die Funktionen genügen den einfacheren Ansprüchen von Privatpersonen und Kleinunternehmen. Das Verfahren wird weiterhin sehr oft genutzt und garantiert ein hohes Maß an Sicherheit im Zahlungsverkehr.

Das Verfahren stößt jedoch an seine Grenzen, wenn etwa große Datenmengen übertragen werden sollen oder wenn individuelle Einstellungen vorgenommen werden sollen, welche auf die eigene Buchhaltung zugeschnitten sind.

EBICS ist das modernere Verfahren, auf welches immer mehr Unternehmen umstellen.

Ein Kartenleser wird nicht mehr benötigt und es ist möglich, das System deutlich stärker zu individualisieren. So lässt sich etwa hinterlegen, ob eine Zweitunterschrift für Überweisungen benötigt wird (Vier-Augen-Prinzip). Auch das Hinterlegen von strukturierten Nachrichten sowie die Bearbeitung von Massenüberweisungen und die Übermittlung großer Datenmengen sind bei diesem Verfahren möglich.

Durch die kleinschrittige Einrichtung und Authentifizierung ist der Sicherheitsstandard noch höher als bei HBCI/FinTS.

Dies führt im Umkehrschluss allerdings auch zu einer weitaus längeren Vorlaufzeit, bis ein beantragter Zugang tatsächlich eingerichtet ist.

Durch die erweiterten Funktionen ist auch mit höheren Kosten zu rechnen.

Fazit

Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass beide Systeme parallel laufen, EBICS allerdings immer relevanter wird. Abhängig von den eigenen Anforderungen und Erwartungen findet man in beiden Verfahren eine solide Unterstützung im Online-Zahlungsverkehr.

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