Über Jahrzehnte hinweg wurden wir in Science-Fiction-Thrillern sowohl auf der Kinoleinwand als auch im Bücherregal auf sie vorbereitet – die Rede ist von der künstlichen Intelligenz, kurz KI oder auch AI (vom englischen Artificial Intelligence).

Schon seit einiger Zeit ist die KI kein Zukunftsmärchen mehr, sondern längst Bestandteil unseres Alltags. Und das oft, ohne dass uns bewusst ist, dass wir sie bereits nutzen. Doch was steckt hinter der KI und warum sollten wir uns mit ihr befassen – und das lieber gestern als morgen?

,,KI wird die Art und Weise wie wir arbeiten maßgeblich beeinflussen. So sehr und in gar nicht allzu weiter Ferne, dass es heute nur schwer vorstellbar ist. Als Techniker beschäftige ich mich schon sehr lange mit den Möglichkeiten, von denen wir nun mehr und mehr Anwendungsbeispiele sehen.’’ Bernd Zelba, CTO & Co-Founder, easimo GmbH

Das ist auch schon der Knackpunkt: Die Arbeit wird anders werden. Die Entwicklung geht in riesigen Schritten voran. Es herrscht eine Aufbruchstimmung in der Softwareentwicklung, die Segel sind gesetzt und easimo ist ganz vorne mit dabei.

Dabei verstehen wir uns nicht nur als Umsetzer technischer Möglichkeiten. KI bloß zu integrieren und jegliches Wissen darüber vorauszusetzen würde unserer Überzeugung widersprechen. Es geht uns nicht darum, allein in das neue technische Zeitalter vorzupreschen, vielmehr möchten wir unsere Kunden mitnehmen und den Schritt gemeinsam gehen.

Was ist KI? Sind meine Bedenken gerechtfertigt? Ist KI in meiner Situation überhaupt notwendig?

Fragen, welche sich ganz selbstverständlich stellen, ohne bisherige Berührungspunkte zu dem Thema. Noch viel eher, weil sich durchaus auch skeptische Stimmen zu Wort gemeldet haben.

Doch auch dafür ist easimo da. Wir nehmen uns den Fragen und Bedenken unserer Kunden an. Wir finden Antworten und Lösungen, denn wir wissen, dass die Akzeptanz neuer Wege erst einmal voraussetzt, dass diese auch verstanden werden. Denn sicher ist: Die KI ist da und sie wird bleiben. Und ebenso sicher ist, dass dies eine so große Chance für uns alle bietet, wie wir nie zu träumen gewagt hätten.

Vor Robotern, die unsere Arbeit übernehmen, müssen wir uns jedenfalls nicht fürchten. Stattdessen heißen wir eine Vielzahl an Funktionen willkommen, die uns die Arbeit erleichtern, uns Zeit schenken und uns die Freiheit geben, uns auf das Wesentliche zu fokussieren.

Auch wir bei easimo freuen uns über jede Arbeitserleichterung durch KI in unserem eigenen Alltag. Durch eigene Erfahrungen sind wir bereits überzeugt. Klar, sonst würden wir keine Software entwickeln. Unser oberstes Ziel ist, dass auch unsere Kunden vom Fortschritt profitieren.

Bernd, was würdest du Leuten entgegnen, die der KI skeptisch gegenüberstehen?
,,KI wird allgegenwärtig, daher sollte man sich früh damit befassen, um Nutzen und Gefahren besser zu verstehen. Diejenigen, die dies tun werden einen Wettbewerbsvorteil haben.’’

Die Allgegenwertigkeit der KI lässt sich schon nicht mehr abstreiten. Personalisierte Werbung, wenn wir im Internet surfen. Vorschläge für einen Serienmarathon, basierend auf unseren Vorlieben. Chat-Bots, wenn wir nach einem Bestellstatus fragen. Oder gar das Smart Home, welches lernt, sich uns immer mehr anzupassen.
Das sind alles bereits Beispiele für KI. Prägnant ist dabei, dass die KI nicht einfach bloß für bestimmte Situationen programmiert wird und dann ein Protokoll ausführt, sondern dass sie auch lernfähig ist. Sie erkennt und löst Probleme, kann planen und sich selbst schulen und erweitern.

Aktuell steht eine bestimmte Form von KI oft im Fokus: Das Large Language Model, kurz LLM, zu Deutsch „großes Sprachmodell“. Hierbei steht das Generieren von Texten im Vordergrund. LLMs analysieren große Mengen an Sprachdatensätzen, wodurch sie Sprache sowohl verstehen als auch erzeugen können. Im Gegensatz zu simplen Suchmaschinen, welche nach Schlagworten filtern, antworten LLMs tatsächlich und können ganze Gespräche führen.

Übrigens: Allein die Tatsache, dass wir hier von simplen Suchmaschinen sprechen, spricht bereits Bände. Viele werden sich noch erinnern, dass die Idee der Suchmaschine vor gar nicht allzu langer Zeit noch unglaublich spannend anmutete. Wie gesagt: Wir machen große Schritte, die immer schneller werden.

Doch was bringt uns diese KI nun, in unserem ganz speziellen Kontext? Was hat die Immobilienverwaltung davon, dass Computer jetzt intelligent werden?

KI bedeutet nicht nur, dass wir mit Maschinen sprechen und dass die Maschinen uns auch antworten. Die Digitalisierung hat dafür gesorgt, dass unsere Rechnungen nun ordentlich auf dem PC gespeichert sind. Jeglicher Inhalt unseres Büros ist nur einige Klicks von uns entfernt. Es ist nicht mehr nötig, ganze Aktenschränke zu durchwälzen und Papierstapel zu durchsuchen. Doch wir gehen weiter. Besagte Rechnungen müssen nicht einmal mehr selbst organisiert und kategorisiert werden. Stellen wir uns vor, die Rechnung landet in unserem E-Mail-Postfach, wird dort automatisch erkannt, ausgelesen, zugeordnet und abgelegt.
KI steckt auch in diesen kleinen Dingen, die uns einen großen Aufwand ersparen.

Es sind vor allem Routinetätigkeiten, welche uns abgenommen werden können. Tätigkeiten, welche in erster Linie Zeit kosten, die uns aber nicht voranbringen.
Mit der KI im Rücken werden Ressourcen frei, um sich ausschließlich mit den Kernaufgaben zu befassen. Dabei kommt dieser Wandel genau zum richtigen Zeitpunkt.

Dass ein enormer Fachkräftemangel herrscht, müssen wir niemandem sagen. Diese freiwerdenden Ressourcen sind also wichtiger denn je. Jeder Mensch, der Teile seiner Aufgaben an die KI abgeben kann, konzentriert sich umso mehr und vollkommen auf die wertstiftenden Aufgaben. Und seien wir ehrlich – in der Regel sind dies auch die spannenderen Aufgaben, die uns Spaß machen und Menschen von ihrer Arbeit begeistern.

Wir halten fest: Die Rentabilität steigt. Es kann mehr Arbeit, bessere Ergebnisse in weniger Zeit erledigt werden. Die Fehleranfälligkeit sinkt. Die KI arbeitet unermüdlich, sie benötigt keine Pausen und betreut unser digitales Büro selbst dann, wenn niemand anderes vor Ort ist.
Doch die menschliche Komponente darf niemals fehlen. Ebenso wichtig wie eine noch nie da gewesene Effizienz ist die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Routinetätigkeiten werden minimiert oder fallen weg. Das Stresslevel sinkt, ebenso wie die Ausfälle durch Überarbeitung, durch den klassischen Burn-Out.

Und an welchen Punkten kann easimo bereits durch den Einsatz von KI glänzen?
,,easimo bedient sich der KI beim Erfassen von Dokumenten, dem Einlesen von Rechnungen und anderen Erkennungsprozessen wie z.B. der korrekten Zuordnung von E-Mails.“

Die KI ist bei easimo nicht der Mittelpunkt der Software, sondern viel mehr der alltägliche Begleiter, der sich uns nicht aufdrängt, auf den wir uns aber immer verlassen können. Sie fügt sich so ganz natürlich in den Arbeitsablauf ein, dass sie am Ende, trotz ihrer großen Leistung kaum explizit hervorgehoben wird. Denn wir nehmen sie als selbstverständlich wahr, ebenso wie das Internet zu einer Selbstverständlichkeit wurde und davor der Computer selbst. Erfindungen, welche zu ihrer Anfangszeit sowohl als Wunder, aber auch als Wagnis wahrgenommen wurden sind heutzutage aber ganz alltägliche und nicht wegzudenkende Werkzeuge.

Wir stecken tief in der Entwicklung. Laufend kommt es zu kleinen und großen Updates. Natürlich drehen sich nicht alle um die KI, denn auch in allen anderen Bereichen legen wir viel Wert darauf, das System für unsere Kunden topaktuell zu halten. Und doch stellt die KI ein Feld dar, welches sowohl für uns als auch unsere Kunden besonders spannend ist.

Wie bereits erwähnt, stellt es eine nicht zu unterschätzende Arbeitserleichterung da, wenn unser Programm für uns automatisch Schriftstücke erkennt und entsprechend damit umgeht. Doch obwohl wir dadurch schon jetzt entspannter arbeiten können, handelt es sich hierbei nur um eine erste Version von dem, was noch kommen wird!

Wie sieht dies in naher Zukunft aus? Wo wird die KI in easimo noch weiter ausgebaut werden?
,,easimo wird stark prozessoptimierte KI integrieren und damit einen smarten, digitalen Mitarbeiter stellen. Zudem dient es als Stütze für den Mieterhöhungsprozess, durch Erfassen des Mietspiegels, und vieles mehr.“

Wir freuen uns bereits auf Zeiten, in denen wir mit einem einfachen „Hey, easimo! Welche aufgewendeten Zeiten und Kosten sind im Jahr 2023 in der Neustädter Str. 29 entstanden?“ eine strukturierte und fundierte Antwort, einen dedizierten Bericht, von easimo selbst bekommen werden. Vor allem im Bereich Buchhaltung und Reporting sehen wir große Meilensteine vor uns. Die Mehrwerte und geballte Power einer All-in-One Lösung mit eingängiger Datenbasis, mit allen Kernfunktionen aus einer Hand, beziehen sich nicht nur auf die weitreichenden Ergebnisse und Möglichkeiten im Reporting, sondern lassen eben auch die KI viel effizienter sein. Denn diese kann am besten arbeiten, wenn Daten in einem Rumpf gesammelt liegen mit der sie arbeiten kann und nicht über unterschiedliche Orte, gar Silos verteilt sind.

Auch bei der Mietverwaltung wird es zukünftig spannend: Durch Analysen des Mietverhaltens werden Vorhersagen zur Wahrscheinlichkeit einer Vertragsverlängerung oder eines Zahlungsausfalls möglich. Auch automatisierte Vorschläge für Mieterhöhungen auf Basis des Mietspiegels ersparen die Analysearbeit, so dass stattdessen mehr Zeit für die unternehmerische Entscheidung selbst bleibt.

Und wenn wir zurückblicken auf unsere Überlegungen zum großen Sprachmodell, dann stellen wir fest, dass auch dieses sich perfekt einfügen lässt. So kann die Kommunikation nach außen hin deutlich verbessert werden, indem die KI für uns Anrufe annimmt, das Anliegen der Mieter und Eigentümer dokumentiert und dabei sogar schon aktiv wird. Zum Beispiel mit dem selbstständigen Erstellen von Tickets bei einer Schadensmeldung oder dem Vorschlagen möglicher TOPs für die nächste ETV. Die KI wird uns also sogar begleiten, wenn wir uns dem Herzstück der WEG-Verwaltung widmen und uns mit den Eigentümern zusammensetzen, ob vor Ort oder digital! Natürlich ist es sehr gut vorstellbar, dass easimo uns auch bei der Formulierung von jeglichem Schriftverkehr tatkräftig unter die Arme greift.

Die KI tut ihren Dienst nicht nur für uns und unsere Kunden, sondern auch für die Kunden unserer Kunden.

Immer wieder wird darüber gesprochen, dass vor allem kleinere WEGs unattraktiv sind, sofern sie nicht verhältnismäßig automatisiert verwaltet werden oder sich gar größtenteils selbst verwalten lassen. Wie wäre es, wenn kleine WEGs zukünftig einen nicht unwesentlichen Bestandteil des Portfolios abbilden, weil sie sich größtenteils selbst verwalten können und damit keine unverhältnismäßig großen Kapazitäten abrufen. Stattdessen aber zusätzliche Umsätze generieren. Voraussetzung hierfür ist eine anwenderfreundliche, automatisierte Lösung bei der auch KI der Game Changer wird.

Ein ebenso großes Schmerzthema ist wohl die Bestandserweiterung durch Zukauf oder Übernahme weiterer Objekte, deren Daten migriert werden müssen. Es gibt einfach keine Kapazitäten, diese unstrukturierten, teils sehr großen Datenmengen professionell zu integrieren. Auch hier ist die KI wieder einmal die Antwort: Wir werden KI auch in unser Migrationskonzept einarbeiten. Sie wird große, unstrukturierte Datenmengen für uns vereinheitlichen, so dass neue Objekte schnell, effizient und fehlerfrei in unser System eingegliedert werden können. Wo zuvor über Tage, Wochen oder gar Monate Daten händisch eingepflegt werden mussten, wird es in Zukunft möglich sein, eine Migration quasi über Nacht durchzuführen.

Einmal mehr sehen wir auch hier, was easimo ausmacht: Unserem ganzheitlichen Ansatz, den wir von Stunde 0 verfolgen, werden wir auch in Zukunft treu bleiben. Gerade weil dieser die KI deutlich effizienter arbeiten lässt. Funktionen, die sich von unterschiedlichen Anbietern miteinander kombinieren lassen und einzeln „ihre“ KI verbauen und anwenden, greifen schlichtweg nicht auf eine vergleichbar große und breitgefächerte Datenmenge zurück. Die Ergebnisse und das Lernen der KI sind also mit einer All-in-One Lösung, bei der die Daten aller Kernfunktionen in einem Rumpf liegen bieten schlichtweg mehr Möglichkeiten. Viele Köche verderben bekanntlich den Brei und viele Schnittstellen führen zu unnötigen Fehlerquellen und Verzögerungen. Und gerade das soll ja nicht mehr passieren. Wichtig zu erwähnen: hier geht es um die Kernprozesse. Das Ökosystem mit Versicherern, Messdienstleistern, Spezialanbietern usw. ist selbstverständlich über Schnittstellen angebunden. Die Kernprozesse aus ERP und CRM gibt’s aber aus einer Hand.

Der Verwalter soll sich auf sein Kerngeschäft fokussieren können und nicht mit der Technik „kämpfen“ müssen. Auch wenn es in der Natur der Sache liegt, dass Technik auch mal nicht funktioniert, muss der Zeitaufwand hier minimal gehalten werden.

Wir verstehen uns als Vorreiter. Wir werden, wie von uns gewohnt, die Lösungen selbst erarbeiten und nicht fehlenden Puzzleteilen hinterherjagen. Unsere Erwartung an uns selbst ist ein rundes System zur Verfügung zu stellen. Eines in der Buchhaltung einschließlich Zahlungsverkehr, Stammdatenverwaltung, Auftragsverwaltung, Eigentümerversammlung, Dokumentenverwaltung, Portal und Kommunikation, Berichtswesen und jeder andere Bereich fließend ineinander übergehen und miteinander vernetzt intelligent arbeiten.

Eine letzte Frage an dich, Bernd. Lassen wir der Fantasie einmal freien Lauf. Wenn du dir die Welt in zehn Jahren vorstellst, was glaubst du, was KI dann für uns leistet?
,,Hausverwaltungen werden völlig neue Geschäftsgebiete erschließen, die es so noch nicht gibt. KI wird stark integriert in unserem Alltag sein. Viele heute noch undenkbare menschliche Prozesse werden von einer KI übernommen. Es wird sehr spannend, dennoch werden wir nicht gleich alle arbeitslos. Der Hype ist groß aber wir stecken noch sehr tief in den Kinderschuhen.’’

Es gibt alte Zeichnungen davon, wie Menschen sich die Zukunft in 100 Jahren vorgestellt haben. Eines haben alle Kunstwerke gemeinsam: Die digitale Welt war nicht vorherzusehen. Auf diesen Bildern können Menschen fliegend die Post austeilen oder bekommen von mechanischen Händen Unterstützung bei der Hausarbeit. Doch unterstützt werden sie dabei stets von Kurbeln, Drähten und Schrauben. Nun befinden wir uns genau da. 100 Jahre in der Zukunft. Die fliegende Post ist da. Aber kein Mensch sitzt dafür auf einem fliegenden Fahrrad. Stattdessen können Drohnen eingesetzt werden. Die Menschen der Vergangenheit waren keineswegs fantasielos, ebenso wenig wie wir es heute sind. Dennoch ist es schwer das scheinbar Unmögliche vorherzusehen.

Die technischen Durchbrüche folgen immer schneller aufeinander. Wir werden in einigen Jahren vor Entwicklungen stehen, welche wir uns heute nicht einmal vorstellen können. Wir sprechen nicht mehr von 100 sondern von 10 Jahren. Wichtig dabei ist als Verwalter nicht jede Technologie im Detail verstehen zu wollen, sondern ein Verständnis aufzubauen, welche neuen Möglichkeiten und Chancen laufend neu zur Verfügung stehen und diese im Alltag laufend einzubauen. Wandel zuzulassen, die Organisation darauf vorzubereiten, keine Angst vor Veränderungen zu haben und vor allem zu verstehen, welchen Hebel der Einsatz neuer Technologien haben kann. Das sind die notwendigen Eigenschaften, die unsere Kunden erfolgreich machen lassen. Die Technologie bauen und zur Verfügung stellen, muss der Softwareanbieter. Nicht der Verwalter.

Wir haben hier aufgezeigt, was wir jetzt schon tun können. Wir haben darüber gesprochen, was wir in Zukunft leisten werden. Darüber hinaus stehen uns alle Wege offen, sofern wir uns auf das konzentrieren, was geht, was wir können, anstatt auf das, was nicht geht, was wir nicht können.

Wir sind gespannt, wo die gesamte Branche in drei, nicht in 10 Jahren stehen wird. Umso mehr, weil wir kein bloßer Zuschauer, sondern Mitgestalter sind. Gestalter einer Jahrhundertrevolution der Immobilienverwaltung – gemeinsam mit unseren Kunden. Wir freuen uns auf alles, was vor Ihnen und uns liegt.