Eine intuitive, praxisnahe und ganzheitliche Lösung aus einer Hand

In der heutigen Zeit kann es sich kaum noch ein Immobilienverwalter leisten ohne prozessübergreifende, technische Unterstützung, und stattdessen mit viel physischem Papier zu arbeiten. Effizienzen müssen geschaffen werden, um den Workload überhaupt noch annähernd abarbeiten zu können. Neue Liegenschaften müssen in der Realität oft abgelehnt und eigenes Wachstum zurückgestellt werden.

In der täglichen Arbeit einer Hausverwaltung fallen unterschiedliche, teils wiederkehrende, Aufgaben an, für die ein optimaler, strukturierter und automatisierter Prozessablauf geschaffen werden muss. Die größte Bedeutung liegt dabei auf der Vermeidung von Datensilos, die neue Ineffizienzen bergen. Gut gemeint möglichst viele neue Individuallösungen zusammenzubauen, bringt am Ende mehr Zeitverlust, statt -gewinn durch Digitalisierung.

Der Fokus sollte daher auf einer ganzheitlichen, vernetzten und einfach bedienbaren Software, maximal praxisnah, liegen. Wichtig dabei ist die Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu verbessern und alle Daten ohne Mehraufwand an der passenden Stelle bereitzustellen. Dafür braucht es nicht immer ein komplexes ERP-System, wie wir es aus vergangenen Tagen kennen. Stattdessen sollte die Cloud-Lösung den Nutzer an die Hand nehmen, seine Schwächen ausgleichen und ihm stattdessen Zeit geben sich um die „zwischenmenschlichen“ Themen zu kümmern, die durch Software schwer abbildbar sind.

Angetreten, um die digitale Transformation unserer Branche nachhaltig zu gestalten

Das easimo Gründerteam begann 2019 mit der Produktentwicklung als klar war, dass unsere Branche Hilfe benötigt. Die vielen kleinen, aber auch großen Immobilienverwaltungen waren damals wie heute vollkommen verunsichert, wie viel und was wirklich notwendig ist, um sich technologisch zu erneuern. 

Bei der Gründung schaut das komplementäre Gründerteam auf viel Expertise zurück. Zwei Berater, die sich viele Jahre mit Strategien, aber vor allem auch Umsetzungen komplexer (IT-)Projekte in großen und kleinen Unternehmen beschäftigt haben. Wichtigster Erfolgsfaktor dabei stets die Komponente Change Management, welche im „Projekt“ Digitalisierung der Immobilienverwaltung eine zentrale Rolle einnimmt. Daneben ein Vollblutentwickler, der zuvor Chefentwickler bei einem großen QR-Code Anbieter war sowie ein Finanzer, der Tech und Business in einer Person abbildet. Alle vereint, die Überzeugung für die Sache. Damit keine halbleere Hülle vertrieben wird, stellten sie die Produktentwicklung in den Vordergrund, testeten und feinjustierten die Prozesse mit Pilotkunden von Stunde eins, die easimo in der Realität einsetzten. So wurde nicht im stillen Kämmerlein, sondern mitten im Alltag mit all seinen kleinen Anforderungen entwickelt. Diese Philosophie der Produktentwicklung aus dem Markt heraus wird bis heute aktiv gelebt.

Neues Kernsystem ohne lästige Datenmigration

Die Einführung neuer Software wird oft von der Angst einer nicht schaffbaren Datenmigration zurückgehalten. Auf einen ohnehin bereits völlig überlasteten Alltag addieren sich Datenexport aus Altsystemen, Datenimport, Qualitätssicherung und das generelle „warm werden“ mit der neuen Umgebung.

Dies soll nicht länger so sein. easimo bietet daher ihren Kunden an die Migration vollständig zu übernehmen oder zumindest zu begleiten. So wie es die Bedürfnisse des einzelnen erfordern. Dazu gehören ebenfalls das Onboarding und Training. Der eine benötigt weniger, der andere mehr. Jeder soll sich aber am Ende in der neuen Umgebung wohl und sicher fühlen.

Alle Prozesse und Daten intelligent vernetzt an einem Ort.

Buchhaltung
easimo bucht die Belege für ihre Nutzer, basierend auf Buchungsvorschlägen durch Texterkennung. Die Belege werden über X-Rechnungen oder OCR ausgelesen und im System als Buchungsvorschlag angelegt. Rechnungen werden, dank integriertem Zahlungsverkehr, automatisiert bezahlt. Über EBICS und HBCI läuft der Zahlungsverkehr und muss nicht extra mit einer Zahlungsdatei in Programmen wie Sfirm eingelesen werden. Im besten Fall prüft der Buchhalter monatlich die Zahlungen auf Differenzen und bucht zum Schluss nur die Rücklagen der WEG ein. Mit easimo können alle Abrechnungen einfacher und schneller erstellt, verarbeitet und versendet werden. Von der Mietverwaltung bis zur WEG.

Eigentümerversammlung
Angefangen von der Planung der Tagesordnung bis zur Durchführung und Erstellung des Protokolls. Eigentümerversammlungen können online, vor Ort oder im Mix durchgeführt werden. Einladungen, Vollmachten, Tagesordnungen, Protokolle und Umlaufbeschlüsse können automatisiert per E-Mail, E-Post oder physischer Post versendet werden. easimo begleitet ihre Nutzer bei ihrer persönlichen digitalen Transformation – wo auch immer diese stehen.

Auftragsverwaltung
Alle Aufträge für Schadensfälle bleiben übersichtlich im Blick und binden transparent und effizient Dienstleister, Eigentümer, Mieter und Versicherer ein. Durch strukturierte Kommunikation wird nachhaltig das Anrufaufkommen und die Anzahl eingehender schriftlicher Anfragen reduziert. Gleiche Tickets werden intelligent zusammengefasst und der Status Quo ist jederzeit ersichtlich.

Kommunikationsportal
Bewohner erfassen für Anliegen Tickets im Kommunikationsportal, was die zeitliche Bearbeitung stark beschleunigt. Daten werden von Eigentümer oder Mieter selbst gepflegt, so dass regelmäßige Abfragen entfallen. Auf wichtige Dokumente kann jederzeit online in der digitalen Postbox zugegriffen werden, die per Texterkennung die richtigen Briefe den entsprechenden Eigentümern und Mietern zuordnet. Wartezeiten und Abhängigkeiten entfallen. Durch die angeschlossene Telefonanlage werden Informationen sowie die Kommunikation zentral erfasst und auswertbar gemacht.

Dokumentenverwaltung
Personal- und Portokosten werden nachweislich reduziert und die Umwelt geschützt. Durch die intelligente Dokumentenverwaltung werden Briefe und Dokumente den richtigen Adressaten digital, pünktlich und nachvollziehbar zugestellt.

Mietverwaltung
Dank des einfachen Übergabemanagers wird der Bearbeiter bei der Vor- und Nachbereitung seiner Wohnungsübergaben und Objektbegehungen Schritt für Schritt begleitet. Mit dem Tablet werden direkt vor Ort Protokolle erstellt und digital unterschrieben. Weiter können Mieterhöhungen für Vergleichsmieten oder Indexmieten über einen Prozess schnell und einfach gesteuert werden.

Analytics
Ein Unternehmen erfolgreich steuern kann nur wer die wichtigsten Kennzahlen kennt, täglich zur Steuerung nutzt und darauf basierend Entscheidungen trifft. Transparenz ist der Schlüssel zum Erfolg. Ob Rendite und Profitabilität je Liegenschaft oder für das gesamte Portfolio. Als Export können sämtliche Sichten und gängigen Berichte, wie offene Posten, heruntergeladen werden. Darüber hinaus wird vieles, auch nach individuellen Bedürfnissen, ermöglicht.

EINE Cloud-Lösung als Effizienzhebel statt Defokussierung durch viele Spezialanbieter

Der wirkliche Effizienzhebel kommt erst zum Tragen, wenn Prozesse übergreifend und durchgängig miteinander verzahnt und automatisiert durchlaufen werden. Der moderne Immobilienverwalter benötigt EINE Cloud-Lösung aus einer Hand ohne unnötige Schnittstellen und eine Vielzahl von Anbietern. Denn Letzteres führt zu unterschiedlichen Oberflächen, mehreren Support-Kontaktpunkten und Verträgen, die ebenfalls verwaltet werden müssen. Schlüssel zum Erfolg ist die eigenen Prozesse möglichst strukturiert und automatisiert ablaufen zu lassen, sich dabei aber nicht in organisatorischen Geflecht aus Migration, vielen Verträgen und Ansprechpartnern mit unterschiedlichen Sprechzeiten in ein Korsett zwingen zu lassen, das neue Ineffizienzen hervorbringt. Dann kann aus der Digitalisierung nur gestärkt hervorgegangen werden.