Vermietung 
Veröffentlicht am 12. September 2023
Die Wohnungsgeberbestätigung dient zur Vorlage bei der Meldebehörde und wird vom Vermieter ausgestellt, damit sich der Mieter an seinem neuen Wohnort anmelden kann.
Allgemein 
Veröffentlicht am 29. August 2023
In der heutigen Zeit kann es sich kaum noch ein Immobilienverwalter leisten ohne prozessübergreifende, technische Unterstützung, und stattdessen mit viel physischem Papier zu arbeiten. Effizienzen müssen geschaffen werden, um den Workload überhaupt noch annähernd abarbeiten zu können. Neue Liegenschaften müssen in der Realität oft abgelehnt und eigenes Wachstum zurückgestellt werden.
In der täglichen Arbeit einer Hausverwaltung fallen unterschiedliche, teils wiederkehrende, Aufgaben an, für die ein optimaler, strukturierter und automatisierter Prozessablauf geschaffen werden muss. Die größte Bedeutung liegt dabei auf der Vermeidung von Datensilos, die neue Ineffizienzen bergen. Gut gemeint möglichst viele neue Individuallösungen zusammenzubauen, bringt am Ende mehr Zeitverlust, statt -gewinn durch Digitalisierung.
Der Fokus sollte daher auf einer ganzheitlichen, vernetzten und einfach bedienbaren Software, maximal praxisnah, liegen. Wichtig dabei ist die Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu verbessern und alle Daten ohne Mehraufwand an der passenden Stelle bereitzustellen. Dafür braucht es nicht immer ein komplexes ERP-System, wie wir es aus vergangenen Tagen kennen. Stattdessen sollte die Cloud-Lösung den Nutzer an die Hand nehmen, seine Schwächen ausgleichen und ihm stattdessen Zeit geben sich um die „zwischenmenschlichen“ Themen zu kümmern, die durch Software schwer abbildbar sind.
Das easimo Gründerteam begann 2019 mit der Produktentwicklung als klar war, dass unsere Branche Hilfe benötigt. Die vielen kleinen, aber auch großen Immobilienverwaltungen waren damals wie heute vollkommen verunsichert, wie viel und was wirklich notwendig ist, um sich technologisch zu erneuern.
Bei der Gründung schaut das komplementäre Gründerteam auf viel Expertise zurück. Zwei Berater, die sich viele Jahre mit Strategien, aber vor allem auch Umsetzungen komplexer (IT-)Projekte in großen und kleinen Unternehmen beschäftigt haben. Wichtigster Erfolgsfaktor dabei stets die Komponente Change Management, welche im „Projekt“ Digitalisierung der Immobilienverwaltung eine zentrale Rolle einnimmt. Daneben ein Vollblutentwickler, der zuvor Chefentwickler bei einem großen QR-Code Anbieter war sowie ein Finanzer, der Tech und Business in einer Person abbildet. Alle vereint, die Überzeugung für die Sache. Damit keine halbleere Hülle vertrieben wird, stellten sie die Produktentwicklung in den Vordergrund, testeten und feinjustierten die Prozesse mit Pilotkunden von Stunde eins, die easimo in der Realität einsetzten. So wurde nicht im stillen Kämmerlein, sondern mitten im Alltag mit all seinen kleinen Anforderungen entwickelt. Diese Philosophie der Produktentwicklung aus dem Markt heraus wird bis heute aktiv gelebt.
Die Einführung neuer Software wird oft von der Angst einer nicht schaffbaren Datenmigration zurückgehalten. Auf einen ohnehin bereits völlig überlasteten Alltag addieren sich Datenexport aus Altsystemen, Datenimport, Qualitätssicherung und das generelle „warm werden“ mit der neuen Umgebung.
Dies soll nicht länger so sein. easimo bietet daher ihren Kunden an die Migration vollständig zu übernehmen oder zumindest zu begleiten. So wie es die Bedürfnisse des einzelnen erfordern. Dazu gehören ebenfalls das Onboarding und Training. Der eine benötigt weniger, der andere mehr. Jeder soll sich aber am Ende in der neuen Umgebung wohl und sicher fühlen.
Buchhaltung
easimo bucht die Belege für ihre Nutzer, basierend auf Buchungsvorschlägen durch Texterkennung. Die Belege werden über X-Rechnungen oder OCR ausgelesen und im System als Buchungsvorschlag angelegt. Rechnungen werden, dank integriertem Zahlungsverkehr, automatisiert bezahlt. Über EBICS und HBCI läuft der Zahlungsverkehr und muss nicht extra mit einer Zahlungsdatei in Programmen wie Sfirm eingelesen werden. Im besten Fall prüft der Buchhalter monatlich die Zahlungen auf Differenzen und bucht zum Schluss nur die Rücklagen der WEG ein. Mit easimo können alle Abrechnungen einfacher und schneller erstellt, verarbeitet und versendet werden. Von der Mietverwaltung bis zur WEG.
Eigentümerversammlung
Angefangen von der Planung der Tagesordnung bis zur Durchführung und Erstellung des Protokolls. Eigentümerversammlungen können online, vor Ort oder im Mix durchgeführt werden. Einladungen, Vollmachten, Tagesordnungen, Protokolle und Umlaufbeschlüsse können automatisiert per E-Mail, E-Post oder physischer Post versendet werden. easimo begleitet ihre Nutzer bei ihrer persönlichen digitalen Transformation – wo auch immer diese stehen.
Auftragsverwaltung
Alle Aufträge für Schadensfälle bleiben übersichtlich im Blick und binden transparent und effizient Dienstleister, Eigentümer, Mieter und Versicherer ein. Durch strukturierte Kommunikation wird nachhaltig das Anrufaufkommen und die Anzahl eingehender schriftlicher Anfragen reduziert. Gleiche Tickets werden intelligent zusammengefasst und der Status Quo ist jederzeit ersichtlich.
Kommunikationsportal
Bewohner erfassen für Anliegen Tickets im Kommunikationsportal, was die zeitliche Bearbeitung stark beschleunigt. Daten werden von Eigentümer oder Mieter selbst gepflegt, so dass regelmäßige Abfragen entfallen. Auf wichtige Dokumente kann jederzeit online in der digitalen Postbox zugegriffen werden, die per Texterkennung die richtigen Briefe den entsprechenden Eigentümern und Mietern zuordnet. Wartezeiten und Abhängigkeiten entfallen. Durch die angeschlossene Telefonanlage werden Informationen sowie die Kommunikation zentral erfasst und auswertbar gemacht.
Dokumentenverwaltung
Personal- und Portokosten werden nachweislich reduziert und die Umwelt geschützt. Durch die intelligente Dokumentenverwaltung werden Briefe und Dokumente den richtigen Adressaten digital, pünktlich und nachvollziehbar zugestellt.
Mietverwaltung
Dank des einfachen Übergabemanagers wird der Bearbeiter bei der Vor- und Nachbereitung seiner Wohnungsübergaben und Objektbegehungen Schritt für Schritt begleitet. Mit dem Tablet werden direkt vor Ort Protokolle erstellt und digital unterschrieben. Weiter können Mieterhöhungen für Vergleichsmieten oder Indexmieten über einen Prozess schnell und einfach gesteuert werden.
Analytics
Ein Unternehmen erfolgreich steuern kann nur wer die wichtigsten Kennzahlen kennt, täglich zur Steuerung nutzt und darauf basierend Entscheidungen trifft. Transparenz ist der Schlüssel zum Erfolg. Ob Rendite und Profitabilität je Liegenschaft oder für das gesamte Portfolio. Als Export können sämtliche Sichten und gängigen Berichte, wie offene Posten, heruntergeladen werden. Darüber hinaus wird vieles, auch nach individuellen Bedürfnissen, ermöglicht.
Der wirkliche Effizienzhebel kommt erst zum Tragen, wenn Prozesse übergreifend und durchgängig miteinander verzahnt und automatisiert durchlaufen werden. Der moderne Immobilienverwalter benötigt EINE Cloud-Lösung aus einer Hand ohne unnötige Schnittstellen und eine Vielzahl von Anbietern. Denn Letzteres führt zu unterschiedlichen Oberflächen, mehreren Support-Kontaktpunkten und Verträgen, die ebenfalls verwaltet werden müssen. Schlüssel zum Erfolg ist die eigenen Prozesse möglichst strukturiert und automatisiert ablaufen zu lassen, sich dabei aber nicht in organisatorischen Geflecht aus Migration, vielen Verträgen und Ansprechpartnern mit unterschiedlichen Sprechzeiten in ein Korsett zwingen zu lassen, das neue Ineffizienzen hervorbringt. Dann kann aus der Digitalisierung nur gestärkt hervorgegangen werden.
Allgemein 
Veröffentlicht am 29. August 2023
Wenn man sich in Immobilienverwaltungen umschaut, findet man noch viel Zettelwirtschaft und analoge Prozesse, die ganzheitliche Auswertungen extrem schwierig, wenn nicht sogar unmöglich, gestalten. Die Branche kommt in der Digitalisierung leider nur schleppend voran, was unterschiedliche Gründe haben kann.
Einerseits herrscht Unsicherheit bei den Verwaltern, ob die Veränderung ins digitale und automatisierte Zeitalter wirklich alles besser macht. Ängste, dass Eigentümer- und Bewohneranliegen nicht mehr individuell genug bearbeitet oder gar zufriedenstellend erledigt werden können, treten auf. Eben weil individuelles „Menscheln“ gegen vollautomatisierte Prozesse ausgetauscht werden. Dennoch ist klar, dass es ohne Software nicht geht. Es stellt sich daher, trotz aller Ablehnung, schnell die Frage auf welche Software in Zukunft gesetzt werden soll. Viele Verwalter wollen tunlichst vermeiden, auf das „falsche Pferd“ zu setzen und unter Umständen eine neue Software einzuführen, die nicht das bietet, was sie verspricht.
Dies würde im Ergebnis, neben der Unzufriedenheit, einen erneuten Softwarewechsel mit all dem Migrationsaufwand mit sich bringen. Diese Unsicherheiten und zu wenige „Vorbilder“ in der Branche sorgen für Planungsschwierigkeiten den richtigen Zeitpunkt zu finden, wann komplett auf eine neue Software gewechselt werden sollte. Im ohnehin schon sehr stressigen Tagesgeschäft passt es meist nie, so dass das Problem meist auf später verschoben wird.
Weiter wissen viele Hausverwalter nicht, wie viel Potenzial in der Automatisierung durch die richtige Software steckt. Es fällt ihnen schwer sich von alten Prozessen zu lösen, die seit Jahren vermeintlich „gut“ funktionieren, aber unter der wachsenden Herausforderung gestiegener Anforderungen durch die Eigentümer und Mieter sowie schlichtweg einer viel höheren Schlagzahl organisatorischer Aufgaben stehen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss eine Hausverwaltung früher oder später den Sprung ins digitale Zeitalter schaffen.
Die Mitarbeiter in der Immobilienverwaltung müssen sich durch die Automatisierung keine Sorgen um ihren Job machen, denn dieser fällt nicht weg, sondern die Tätigkeiten ändern sich stattdessen. Statt vieler wiederholender und analoger Tätigkeiten, bleibt mehr Zeit für einzelne, komplexe Objekte und Eigentümer bzw. kann eine höhere Anzahl pro Bearbeiter verwaltet werden und dem Fachkräftemangel damit aktiv entgegengewirkt werden. Im Ergebnis führt dies zu mehr Kundenzufriedenheit und erhöhter Profitabilität, sofern die richtigen Weichen gestellt wurden.
Eine moderne, intuitive All-in-One Software, wie easimo, hilft dabei die Daten zentral an einer Stelle zu sammeln, da alle Prozesse abgebildet werden. Von der Verwaltung von Tickets und Aufträgen über die Planung von Eigentümerversammlungen bis hin zur automatischen Buchung der Bankumsätze inklusive Erstellung der Abrechnungen. Eine intuitivere Oberfläche macht die Nutzung deutlich einfacher und senkt in bestimmten Prozessen das benötigte Fachwissen der Mitarbeiter. Durch entsprechende Vorgaben und einer Hilfe können neue Mitarbeiter mit wenig Fachwissen durch den Prozess geführt werden. Dies hilft Immobilienverwaltungen besonders neue, junge Mitarbeiter zu finden und für sich zu gewinnen, denn auch die Immobilienbranche ist von einem starken Personalmangel betroffen und muss in neue Mitarbeiter investieren, um langfristig wachsen zu können.
Die digitale Transformation aller Prozesse fördert die Nachhaltigkeit, indem Ressourcen wie Papier, Energie als auch Zeit gespart werden. Ein Versandprozess, bei dem vorher viele Seiten Papier gedruckt, sortiert und kuvertiert werden mussten, fällt durch den Klick auf einen Button weg. Stattdessen werden die Inhalte per E-Mail oder ein Kommunikationsportal bereitgestellt. Eigentümerversammlungen können online oder zumindest hybrid veranstaltet werden, um so die Reisezeit inklusive Kosten und ökologischem Fußabdruck für alle Beteiligten zu verbessern.
Das ortsunabhängige Arbeiten ermöglicht es von überall auf die Daten zuzugreifen und die Prozesse digital durchzuführen. Dadurch müssen Mitarbeiter zum Beispiel nach einer Wohnungsübergabe oder Objektbegehung nicht extra ins Büro, um das Protokoll zu erstellen, sondern können dies vor Ort erstellen und versenden. Dies führt nicht nur zu mehr Effizienz, sondern ermöglicht auch Mitarbeiter an Bord zu holen, die aus unterschiedlichen Gründen stärker aus dem Home- Office arbeiten müssen. Auch Büroräume können damit effizienter als in der Vergangenheit (aus-)genutzt und Kosten gespart werden.
Die Gründe gegen die Digitalisierung des eigenen Unternehmens können vielfältig sein. Häufig fehlt den Entscheidern als letzten Stoß nur die Dringlichkeit zur Handlung, um die Digitalisierung voranzubringen. Die Vorteile können ein Unternehmen enorm voranbringen und durch die erhöhte Transparenz, Effizienzsteigerungen sowie Optimierungen wachsen lassen. Wer für die Zukunft gut aufgestellt, wettbewerbsfähig bleiben und den Erfolg seines Unternehmens voranbringen möchte, sollte nicht mehr warten, sondern seinen eigenen Wandel und den der Branche aktiv mitgestalten. Andere tun es sicherlich. Und mit zunehmendem Vorsprung wird es irgendwann schwer aufzuschließen, gar Vorreiter zu werden.
Vermietung 
Veröffentlicht am 17. Juli 2023
Das Umlageausfallwagnis ist ein Zuschlag auf die Nebenkostenabrechnung, den Vermieter erheben können, um sich für künftigen Ausfällen abzusichern. Dies gilt nur für steuerbegünstigte und preisgebundene Wohnungen.
Das Umlageausfallwagnis betrifft nur vermietete Sozialwohnungen. Das heißt im Detail, dass es sich um öffentlich geförderten Wohnraum handelt, der preisgebunden und steuerbegünstigt ist.
Bei so einer Sozialwohnung darf die Hausverwaltung oder der Vermieter das Wagnis zusätzlich einfordern.
Handelt es sich nicht um eine Sozialwohnung, darf der Zuschlag nicht erhoben werden. Eine Ausnahme bildet hierbei, wenn es im Mietvertrag individuell vereinbart wurde.
Die maximale Höhe des Zuschlages beträgt nach § 25a der Neubaumietenverordnung 2 % der gesamten Nebenkosten. Das heißt, bei der Verteilung der Nebenkosten werden auf diese Wohnung 2 % mehr verteilt.
Wurde eine individuelle Vereinbarung im Mietvertrag vorgenommen und handelt es sich nicht um eine Sozialwohnung, muss ein Festbetrag für das Wagnis vereinbart werden. Ein variabler Betrag wäre unwirksam, weil das Risiko für den Mieter nicht kalkulierbar ist.
Bei Sozialwohnungen trägt der Vermieter ein höheres Risiko auf den Nebenkosten (zum Beispiel durch Leerstand) sitzen zu bleiben. Die Wohnung wird für Bezugsberechtigte freigehalten und nicht jedem Interessenten zur Verfügung gestellt.
Weiter sind die Wohnungen preisgebunden, wodurch die Miete nicht frei erhöht werden kann. Durch diese Einschränkungen ist das Umlageausfallwagnis ein berechtigter Zuschlag in den Nebenkostenabrechnungen.
Vermietung 
Veröffentlicht am 2. Juni 2023
Mieterhöhungen sind oft ein Streitthema und sowohl Vermieter als auch Mieter sind sich unsicher, was genau gilt.
Abrechnung 
Veröffentlicht am 5. Mai 2023
Wenn ein Mieter unterjährig auszieht, müssen die warmen Nebenkosten wie Heizung und Warmwasser gerecht aufgeteilt werden. Dafür gibt es die Gradtagszahlen.
Vermietung 
Veröffentlicht am 11. April 2023
Viele Vermieter müssen darauf achten, ihre Mieteinnahmen aus vermieteten Immobilien korrekt zu versteuern. Was es dabei zu beachten gibt, können Sie hier nachlesen.
Vermietung 
Veröffentlicht am 5. März 2023
Nach § 543 Abs. 1 BGB kann ein Mietverhältnis aus wichtigem Grund außerordentlich gekündigt werden. Liegt ein solcher Grund vor, kann vor Ablauf der Kündigungsfrist das Mietverhältnis beendet werden. Was genau ein wichtiger Grund ist, wird im Gesetz nicht festgelegt, weswegen Sie nachfolgend einige Beispiele finden, die als solcher anerkannt werden.